Trotz Fachkräftemangels werden viele Unternehmen nach einer Stellenausschreibung nach wie vor von einer Flutwelle an Bewerbungsunterlagen überspült. All diese Unterlagen wollen gesichtet und nach Relevanz sortiert werden, bevor die ersten Absagen und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen versendet werden. Oft dauert es mehrere Wochen, bis das erledigt ist. Da ist es nur höflich, die Bewerber darüber zu informieren, dass und wie lange sie auf eine Antwort warten müssen. Zu diesem Zweck erhalten sie einen Zwischenbescheid.
Wie formuliere ich einen Zwischenbescheid? Praxisbeispiele:
Im Rahmen meiner Korrespondenzworkshops bin ich zum Beispiel auf diese Formulierungen gestoßen:
Sehr geehrter Herr Bewerber,
wir danken Ihnen herzlich für Ihre Bewerbung als …
Bitte haben Sie Verständnis, dass die Prüfung aller eingehenden Bewerbungen einige Zeit beansprucht. Zu gegebener Zeit werden wir Sie wieder informieren.
Der Dank ist immerhin freundlich. Aber der zweite Absatz wirkt schon ziemlich kühl. Und was bedeutet „zu gegebener Zeit“? Es klingt nach „irgendwann“. Und wahrscheinlich wird der Bewerber nach zwei oder drei Wochen dann doch anrufen und sich nach dem Stand erkundigen.
Genau diesen Anruf wollte der Absender dieses Schreibens verhindern:
Wir danken Ihnen für die Zusendung Ihrer Bewerbung und das unserem Haus damit entgegengebrachte Vertrauen.
Die Bearbeitung der eingegangenen Bewerbungen wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir bitten Sie um ein wenig Geduld.
Nach eingehender Prüfung der Unterlagen werden wir uns unaufgefordert wieder mit Ihnen in Verbindung setzen.
Vermutlich werden die meisten Empfänger durchaus verstehen, dass das bedeutet, sie mögen den Verantwortlichen bitte nicht mit telefonischen Nachfragen nerven. Aber wie lange sollen sie warten? „Ein wenig Geduld“ klingt nach einem kurzen Zeitraum. „nach eingehender Prüfung der Unterlagen“ eher nach einem langen. Hm, das spricht auch für eine telefonische Nachfrage nach zwei bis drei Wochen …
Das Problem ist der Interessengegensatz
Wer eine Bewerbung versendet, möchte verständlicherweise möglichst schnell eine Reaktion bekommen. Er möchte wissen, ob er in die engere Wahl kommt und auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch hoffen darf. Falls nicht, möchte er wenigstens seine Unterlagen so schnell wie möglich zurückbekommen, damit er sie für eine andere Bewerbung verwenden kann.
Auf der Unternehmensseite möchte man dagegen erst einmal Zeit gewinnen, um in aller Ruhe die interessantesten Bewerber herauszufiltern und sich ein genaueres Bild von ihnen zu machen. Je nach Unternehmen müssen dabei unterschiedliche Ressorts und Hierarchiestufen koordiniert werden. Das kann schon eine Weile dauern. Wenn Sie an diesem Prozess beteiligt sind, möchten Sie in dieser Zeit sicher auch nicht täglich Anrufe bekommen, in denen sich jemand erkundigt, wie weit Sie denn sind.
Die Lösung: Machen Sie genauere Zeitangaben
„Das geht doch nicht“, werden Sie jetzt vermutlich denken. So ganz genau können Sie ja gar nicht wissen, wie lange der Chef oder die Fachabteilungen brauchen, um sich zu entscheiden. Es wird aber vermutlich länger als zwei Wochen und kürzer als zwölf (hoffentlich!) dauern. Also nennen Sie in Ihrem Zwischenbescheid eine Zeitspanne dazwischen, die Sie für realistisch halten. Wenn es dann doch deutlich länger dauert, rufen die Leute eben an. Aber wenigstens nicht vorher.
Mustertext für einen bewerber- und bearbeiterfreundlichen Zwischenbescheid
Sehr geehrte Frau Bewerberin,
herzlichen Dank für Ihre Bewerbung als …, die am … bei uns eingegangen ist. Wir freuen uns über Ihr Interesse an dieser Stelle und an unserem Unternehmen und werden Ihre Unterlagen sorgfältig prüfen.
Da wir erfreulicherweise viele Bewerbungen bekommen und mehrere Personen an der Personalauswahl beteiligt sind, werden wir etwa vier ((alternativ: sechs)) Wochen für die Bearbeitung benötigen. Sobald feststeht, welche Bewerber in die engere Wahl kommen, melden wir uns bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
