Formal korrekt schreiben nach der DIN 5008:2020

Seit dem Frühjahr 2020 gilt die DIN 5008-2020, in der die aktuellen Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung festgelegt sind. Das Deutsche Institut für Normung e. V. hatte sich neun Jahre Zeit gelassen, um die Vorgängerfassung aus dem Jahr 2011 zu überarbeiten.

Das ist neu in der DIN 5008:2020

Die auffälligste Neuerung sind die zusätzlichen Abschnitte, in denen Regelungen zur Gestaltung von Präsentationen, Protokollen und der Dateiablage enthalten sind. Ob diese tatsächlich so regelungsbedürftig sind, dass sie gleich in die Norm aufgenommen werden müssen, lasse ich mal dahingestellt. Jedenfalls sind die „Vorschriften“ in diesen Abschnitten recht vage formuliert. So heißt es beispielsweise zu Überschriften in Präsentationen, sie sollten „prägnant formuliert und in einem einheitlichen Stil und Layout“ gestaltet sein. Das war es dann auch schon.

Für die Geschäftskorrespondenz relevant sind im Wesentlichen die Neuerungen, die den Briefbogen, Schreiben zu besonderen Anlässen und die E-Mail betreffen.

So wird der Briefbogen korrekt nach DIN 5008:2020 gestaltet

• Es ist nur noch ein hoch- oder tiefgestelltes Anschriftfeld erlaubt, in das die Zusatz- und Vermerkzone integriert ist. Insgesamt stehen dafür elf Zeilen zur Verfügung.
• Alle Kommunikationsangaben dürfen nur noch in einen Informationsblock gepackt werden, der sich rechts neben dem Anschriftfeld befindet. Eine Bezugszeichen- und Kommunikationszeile unter dem Anschriftfeld ist damit nicht mehr DIN-gerecht.
• Der Betreff wird zwei Leerzeilen nach dem Informationsblock geschrieben; er darf mehrere Zeilen umfassen. Falls im Betreff bereits sensible Angaben enthalten sind, darf es ein bis zwei Leerzeilen tiefer beginnen. Das soll verhindern, dass die kritischen Inhalte im Sichtfenster gelesen werden können, wenn das Schreiben beim Versand im Umschlag verrutscht.
• Zertifizierungen des Unternehmens dürfen in den Briefkopf oder in die Fußzeile zu den Geschäftsangaben aufgenommen werden.

Für Schreiben zu besonderen Anlässen gelten spezielle Empfehlungen

Was schon bisher üblich war, fordert die DIN 5008:2020 nun auch: Für Arbeitszeugnisse, Gratulationen, Gratifikations- und Kondolenzschreiben soll kein normales Briefpapier mit Anschriftfeld, Informationsblock und den Geschäftsangaben in der Fußzeile verwendet werden. Stattdessen sollen „besondere Briefblätter der Geschäfts- oder Personalleitung“ verwendet werden, gerne auf edlerem Papier.

Diese Schreiben sollen nicht mehr als eine Seite umfassen und nicht in einem Briefumschlag mit Sichtfenster versendet werden. Um ein optisch ansprechendes Gesamtbild zu erzeugen, darf man bei Bedarf die Seitenränder und den Zeilenabstand (auf 1,5 oder 2) vergrößern.

Das Datum sollte in diesen besonderen Schreiben alphanumerisch geschrieben werden, überhaupt sind Zahlen möglichst auszuschreiben.

Das sagt die DIN 5008:2020 zu E-Mails und andere elektronischen Kommunikationsformen

Auch für diesen Bereich wurden zusätzliche, teilweise recht detaillierte Regelungen und Empfehlungen aufgenommen, von denen einige ohnehin bereits etabliert sind. So heißt es zum Beispiel, man solle bei der Beantwortung oder Weiterleitung einer E-Mail prüfen, ob der Betreff angepasst werden muss, zumindest ergänzt um eine Abkürzung wie AW: oder FW:. Außerdem soll man Schriftart, -größe und -farbe durch Voreinstellungen dem Coporate Design anpassen und den Text einzeilig als Fließtext und ohne Worttrennungen schreiben.

Für derartige Banalitäten bräuchte man nicht unbedingt eine eigene Norm!

Tatsächlich neu und interessant sind die Regelungen zu Emoticons bzw. Emojis und Schreiben an mehrere bekannte Empfänger:

Emoticons und Emojis im Geschäftsbrief

Die DIN 5008:2020 empfiehlt, sie bei geschäftlichen Erstkontakten gar nicht und danach nur sparsam einzusetzen (so weit, so banal). Was nicht jedem klar sein dürfte, ist aber folgende Feststellung:

„Emojis ersetzen keine Satzzeichen.“

Das Emoticon/Emoji sollte deswegen hinter den Punkt bzw. das Ausrufe- oder Fragezeichen gesetzt werden, wenn es sich auf den ganzen Satz bezieht.

Ich hoffe, das war für Sie verständlich. 🙂

Ich hoffe sehr ;-), dass ich Sie damit nicht verwirrt habe.

Ansprache einzelner Personen bei Schreiben an mehrere Empfänger

Es hatte sich bisher bereits etabliert, hat nun aber auch die ausdrückliche Zustimmung der DIN 5008:2020: Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger, etwa an Frau Maier, Herrn Müller und Frau Schmidt schreiben, können Sie die Personen im Text einzeln mit dem @-Zeichen davor ansprechen.

Liebes Team,

ich freue mich, Sie morgen zu sehen …

@ Frau Maier: Könnten Sie mir die Präsentation heute noch schicken?

@ Herr Müller: Bitte denken Sie daran, den Raum zu reservieren.

Vielen Dank!

Falls Sie sich noch mehr Gedanken darüber machen, wie Sie formal korrekt schreiben, interessiert Sie sicher unser Beitrag zur korrekten Schreibweise des Datums und der Blogpost zum richtigen Einsatz von Leerzeichen in Verbindung mit Satzzeichen.