Handschlag

7. Januar 2019
von Judith
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Sprachkonflikt um den Konfliktor

Ein Diktator diktiert, ein Reformator reformiert, ein Transformator transformiert – aber was macht bitte ein Konfliktor?

Auf diesen Begriff bin ich kürzlich in Tübingen im Ladenfenster einer schmalen Gasse gestoßen. Eine Rechtsanwaltskanzlei, die sich auf außergerichtliche Streitschlichtung spezialisiert hat, hat sich diese Bezeichnung offenbar als Marke schützen lassen.

Sie steht zwar in keinem Wörterbuch, ist aber sprachlich durchaus kreativ.

Bloß dumm, dass sich bei der Wortbildung ein Denkfehler eingeschlichen hat: Entsprechend der oben gezeigten Logik ist ein Konfliktor jemand, der für Konflikte sorgt. Das aber zählt wohl kaum zu den typischen Aufgaben eines Rechtsanwaltes. Ihn schaltet man schließlich ein, um Konflikte zu bewältigen.

Alternativen zum Konfliktor

Wer es brachial mag, könnte hier für den Terminator stimmen. Lieber wäre uns aber ein Anwalt, der sich als Friedensstifter betätigt – also ein „Pacificator“. Falls Ihnen das zu kreativ ist, können Sie auf einen bewährten Streitschlichter zurückgreifen, nämlich auf den Mediator. Der ist auch eine sprachlich konfliktfreie Lösung.

Falls Sie wie wir eine Schwäche für haarsträubende Namensgebungen haben, interessiert Sie vielleicht auch unser Post zu mehr oder weniger kreativen Friseurnamen.

Feuerwerk

22. Dezember 2018
von Barbara
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Neujahrswünsche und mehr: Korrespondenz-Tipps zum Jahreswechsel

Ob nun die Zeit für Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner gereicht hat oder nicht, schon gilt es, sich Gedanken über Neujahrswünsche zu machen. Schließlich ist bald der erste Brief oder die erste E-Mail des neuen Jahres zu schreiben. Da darf eine passende Grußformel nicht fehlen. Oder soll es gleich ein eigener Neujahrsbrief sein?

Falls Sie vor einer dieser Korrespondenz-Herausforderungen stehen, werden Ihnen unsere Tipps und Musterbriefe sicher nützlich sein.

Briefprofi-Tipps für Ihre Neujahrswünsche an Kunden und Geschäftspartner

Unsere Tipps für Ihre Neujahrswünsche

Weihnachten kam so überraschend? Dann schreiben Sie doch einen Neujahrsbrief!

Neujahrsbrief 2016: Musterbrief an einen guten Kunden

Muster für einen Neujahrsbrief 2017

Mustertext für einen Neujahrsbrief 2018

Heißt es eigentlich Silvester oder Sylvester? Und schickt man gute Wünsche für das neue Jahr oder für das Neue Jahr? Die Antworten auf diese und andere Fragen finden Sie hier:

So vermeiden Sie typische Schreib- und Stilfehler in Ihrer Weihnachts- und Neujahrspost

Oder haben Sie zu Jahresbeginn neue Kataloge oder Preislisten zu versenden? Dann sollten Sie sich diese Beiträge ansehen:

Weitere Korrespondenz-Tipps zum Jahreswechsel

Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden

Ankündigung neuer Angebote: Tipps und ein Mustertext

Preiserhöhung ankündigen – so formulieren Sie glaubhaft und sympathisch

Zum Schluss habe ich noch etwas zum Schmunzeln für Sie, nämlich einen echten Silvesterknaller:

Mein persönlicher Silvesterknaller: ein WORT-FEUERWERK

Falls Sie trotz dieser Anregungen nicht die Zeit oder den Nerv finden, selbst passende Formulierungen zu erarbeiten, können Sie sich gerne bei uns melden und ein entsprechendes Schreiben in Auftrag geben. Schließlich sind wir die Briefprofis und als solche ab dem 2. Januar gerne wieder für Sie da 🙂

Neujahrswünsche und mehr: Korrespondenz-Tipps von den Briefprofis zum Jahreswechsel

10. Dezember 2018
von Barbara
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Preiserhöhung ankündigen – so formulieren Sie glaubhaft und sympathisch

Zum Jahreswechsel werden in vielen Unternehmen die Preise neu kalkuliert, mitunter mit dem Ergebnis, dass man eine Preiserhöhung ankündigen muss. Das ist ein schwieriger Schreibanlass, denn Kunden sind von höheren Preisen verständlicherweise wenig begeistert. An dieser Tatsache können Sie nichts ändern, wohl aber an der Art, wie Sie die Botschaft formulieren. Negatives sollten Sie in Schreiben an Kunden grundsätzlich nicht beschönigen, aber auch nicht dramatisieren.

Preiserhöhung ankündigen: So lieber nicht!

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie Sie es lieber nicht machen sollten:

Negativbeispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,

aus gegebenem Anlass senden wir Ihnen heute den Link zu unserer neuen Preisliste, die am 01.02.19 in Kraft treten wird: (Link). Bei einigen Artikeln wird es leider Preiserhöhungen geben müssen, da sich die Vormaterialpreise und die Energiepreise in den letzten Jahren für uns erheblich erhöht haben. Zusätzlich sind unsere Lohnkosten durch die Einführung und die weiteren Anpassungen des Mindestlohnes stark gestiegen.

Wir haben alle Artikel genauestens kalkuliert und können Ihnen daher für einige Artikel auch Preissenkungen bekanntgeben.

Weiterhin war es notwendig, die Mindermengenregelung neu zu gestalten. Auf Grund des hohen Aufwandes bei der Produktion kleinerer Mengen haben wir die Zuschläge ausweiten müssen, bieten Ihnen aber gleichzeitig bei der Abnahme größerer Mengen auch Rabatte an. Alle anderen Konditionen bleiben unverändert.

Wir bitten um Verständnis und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

Was ist hier schiefgegangen?

Das Unternehmen präsentiert sich in diesem Schreiben als Opfer der Umstände: „Leider“ sind bestimmte Kosten gestiegen, deswegen „musste“ man die Preise erhöhen. Kleinmengen verursachen Mehraufwand, daher „mussten“ die Zuschläge erhöht werden.

Dass einige Preise sinken und es für größere Abnahmemengen Rabatte gibt, geht vor lauter Negativem fast unter. Dass die Mitarbeiter zuvor offenbar deutlich unter dem Mindestlohn bezahlt wurden, macht auf Kunden womöglich ohnehim keinen besonders guten Eindruck. Insgesamt könnte man den Schluss ziehen, dass das Unternehmen nicht besonders gut dasteht und kein vertrauenswürdiger Lieferant ist.

Das ist gewiss nicht die Wirkung, die der Absender mit dieser E-Mail erzielen wollte.

Und wie machen Sie es besser, wenn Sie eine Preiserhöhung ankündigen müssen?

Sie brauchen nichts zu verschleiern und sollten auch nicht von „Preisanpassungen“ schreiben, wenn Sie „Preiserhöhungen“ meinen. Aber Sie sollten das Positive stärker betonen und die Gründe für die neuen Preise sachlicher darstellen. Verzichten Sie auf Passivkonstruktionen und das Verb „müssen“, damit Sie als aktiv Handelnde wahrgenommen werden. Dann müssen Sie auch nicht um Verständnis bitten und auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit hoffen, sondern können beides vernünftigerweise erwarten.

So könnte dies in unserem Praxisbeispiel aussehen:

Musterformulierung

Sehr geehrte Damen und Herren,

heute senden wir Ihnen den Link zu unserer neuen Preisliste, die am 01.02.19 in Kraft treten wird: (Link).

Wir haben alle Artikel neu kalkuliert. Manche Preise sind unverändert geblieben, manche konnten wir senken, einige haben wir erhöht. Letzteres liegt vor allem an gestiegenen Material-, Lohn- und Energiekosten.

Wir konnten einen Teil der Kostensteigerungen durch Prozessoptimierungen ausgleichen. Aus diesem Grund haben wir auch unsere Konditionen geändert: Zukünftig gewähren wir zusätzliche Rabatte bei Abnahmen größerer Mengen, Kleinbestellungen verteuern sich dagegen. Die entsprechenden Regelungen finden Sie ebenfalls auf der Preisliste; die übrigen Konditionen gelten unverändert weiter.

Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

Sie sehen: Am Inhalt habe ich bei der Überarbeitung kaum etwas geändert, sondern nur die Mindestlohngeschichte gestrichen. Dafür habe ich dem Unternehmen verbal die Gestaltungsmacht über Preise und Konditionen zurückgegeben. Die Formulierung macht den Unterschied!

Diese Posts könnten Sie auch interessieren:

Falls Sie die neue Preisliste nicht per Link, sondern als E-Mail-Anhang oder auf Papier versenden:

Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden

Falls Sie Ihr Angebot erweitern oder verändern:

Ankündigung neuer Angebote: Tipps und ein Mustertext

Preiserhöhung ankündigen - Tipps und ein Mustertext

Das ist neu

27. November 2018
von Barbara
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Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden

Im Dezember werden nicht nur Weihnachtsbriefe geschrieben, sondern häufig muss auch ein Begleitbrief zum Katalogversand und/oder zum Versand von Preislisten verfasst werden. Ähnlich wie bei den Weihnachtsbriefen stellt sich hier oft die Frage, wie man die im Prinzip immer gleichen Inhalte neu formulieren kann. Oder zumindest so, dass sie nicht langweilig sind, sondern auch gelesen werden.

Was gehört in einen Begleitbrief zum Katalogversand?

Die Inhalte sind tatsächlich immer gleich:

  • Ankündigung des neuen Katalogs, neuer Preise und ggf. Konditionen
  • Ein Hinweis darauf, ob und inwieweit sich die Preise geändert haben
  • Falls die Preise gestiegen sind: eine plausible Begründung
  • Ggf. ein Hinweis darauf, wie sich das Angebot im Katalog entwickelt hat
  • Möglichst ein Anreiz, sich die Neuerungen anzusehen
  • Eine Versicherung der eigenen Servicebereitschaft

Wie kann das konkret aussehen? Dazu habe ich hier ein Textbeispiel für Sie, das Sie gerne als Musterbrief verwenden und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Mustertext: Begleitbrief zum Katalogversand

Sehr geehrter Herr …,

der Jahreswechsel steht bevor und zuvor noch eine erfahrungsgemäß hektische Zeit. Damit es nach den Feiertagen entspannter weitergeht, senden wir Ihnen heute schon unseren neuen Katalog und die Preislisten 2019 zu. Die Konditionen gelten wie vereinbart weiter, wir haben das Datenblatt nochmals beigelegt. Sie haben zum Beginn des neuen Jahres also alle Informationen auf dem neuesten Stand.

Erfreulicherweise konnten wir die Preise für unser Sofortlieferprogramm auch diesmal konstant halten – und das zum dritten Mal in Folge! Darauf sind wir schon ein bisschen stolz.

Den Katalog 2019 haben wir der veränderten Nachfrage angepasst. Einige wenig nachgefragte Artikel wurden ersatzlos gestrichen, dafür haben wir den Bereich XY ausgebaut. Sie finden unsere Neuheiten auf den Seiten 23 bis 34. Blättern Sie doch gleich mal hinein!

Falls Sie noch Fragen oder Wünsche zu unserem Katalog 2019 haben, rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie eine E-Mail an katalog@fa-xy.de. Wir beraten Sie gern.

Mit freundlichen Grüßen

Begleitbrief Katalogversand - ein Mustertext

Falls Sie auch für übrige Korrespondenz zum Jahreswechsel noch Inspiration suchen, sollten Sie sich folgende Posts ansehen:

Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner – Muster-Weihnachtsbrief 2018

Weihnachtsgrüße an Kunden – so formulieren Sie zeitgemäß

Mustertext für einen Neujahrsbrief 2018

englische Nationalfahne

12. November 2018
von Judith
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Englischer Satzbau – bitte beim Übersetzen nicht übernehmen!

Am Redigieren übersetzter Bücher habe ich durchaus meine Freude. Denn sprachlich gibt es hierbei immer wieder neue Herausforderungen. Die größte: nicht zu nah am englischen Originaltext zu bleiben, gerade wenn es um Schachtelsätze geht.

Englischer Satzbau lässt sich oft nicht eins zu eins übertragen

Verschachtelte Sätze mögen in der Originalsprache durchaus elegant klingen. Wenn der Übersetzer aber zu sehr an der englischen Grammatik kleben bleibt, dann klingt das im Deutschen eher umständlich bis plump. Dazu ein Beispiel:

That’s exactly the reason why I think this shouldn’t be a problem.

In der (zu) englischnahen Übersetzung wird daraus im mir vorliegenden Manuskript folgender Satz:

Das ist genau der Grund, warum ich denke, dass das kein Problem sein sollte.

Das ist nun wahrlich kein Satz, von dem ich finde, dass er in einer guten Übersetzung etwas zu suchen hat 🙂

Mein Appell an alle Übersetzer: Waschen Sie den Leim ab, der Sie an die englische Satzstellung kittet. Gönnen Sie sich etwas mehr Freiheit bei der Übertragung ins Deutsche. Wie viel besser klingt im Deutschen ein Satz, der nicht so verschachtelt daherkommt:

Aus eben diesem Grund sollte das meiner Ansicht nach kein Problem sein.

Oder:

Gerade deshalb dürfte das meiner Meinung nach kein Problem sein.

Sie sehen: Am Inhalt hat sich dadurch nichts verändert. Nur die Lesbarkeit ist besser geworden, weil englischer Satzbau durch deutschen ersetzt würde.

Falls Sie sich auch für Fallstricke beim Übertragen deutscher Texte ins Englische interessieren, emfehle ich ich Ihnen folgende Beiträge:

Wenn englisch, dann richtig – bitte ohne Pseudoanglizismus!

Falscher Anglizismus per Direktübersetzung

Satzzeichen

31. Oktober 2018
von Barbara
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Wie ist das mit dem Komma bei sowohl als auch und weder noch?

Setzt man nun ein Komma bei sowohl als auch und weder noch oder setzt man keines? Wie so oft im Deutschen lautet die Antwort: Es kommt darauf an. Sowohl … als auch und weder … noch sind sogenannte mehrgliedrige Konjunktionen. Wie andere Bindewörter auch ersetzen sie ein Komma.

Normalerweise steht also kein Komma bei sowohl als auch und weder noch

Ich habe Hunger und Durst.
Ich habe sowohl Hunger als auch Durst.

Ich möchte keinen Kaffee und auch keinen Tee.
Ich möchte weder Kaffee noch Tee.

Das gilt auch, wenn eine dieser mehrgliedrigen Konjunktionen vor oder nach einem Hauptsatz im Satzgefüge erscheint:

Mir geht es bei der Betreuung unserer Kunden darum, dass wir sowohl fachliche Kompetenz als auch persönliche Wertschätzung zeigen.

Wir dürfen weder die Qualität noch die Preisgestaltung unserer Leistungen vernachlässigen, wenn wir dauerhaft Erfolg haben wollen.

Weder dass wir gute Qualität bieten noch dass unsere Preise konkurrenzfähig sind, darf uns dazu verleiten, uns auf unseren Lorbeeren auszuruhen.

Manchmal brauchen wir das Komma bei mehrgliedrigen Konunktionen aber doch

Anders sieht es nämlich aus, wenn diese mehrgliedrigen Konjunktionen Nebensätze bzw. Infinitivgruppen einleiten, die in den Hauptsatz „hineingeschachtelt“ werden. Dann müssen Kommas gesetzt werden:

Ich möchte an dieser Stelle betonen, dass es sowohl unsere Aufgabe ist, unsere Kunden fachlich zu beraten, als auch, sie wertschätzend zu betreuen. Wir können uns weder darauf ausruhen, dass unsere Leistungsqualität stimmt, noch darauf, dass unsere Preise derzeit konkurrenzfähig sind.

Einfach ist die Sache übrigens bei nicht nur, sondern auch: Hier steht nämlich immer ein Komma:

Um richtig zu schreiben, müssen wir nicht nur die Orthografie, sondern auch die Zeichensetzung beherrschen.

Gar nicht so schwierig, oder?

Weitere Tipps zur Zeichensetzung finden Sie auf unserer Übersichtsseite Best of Satzzeichen.

Komma bei sowohl als auch und weder noch

Schlitten und Kerze im Schnee

17. Oktober 2018
von Judith
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Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner – Muster-Weihnachtsbrief 2018

Erfahrungsgemäß trudeln bei mir im Redaktionsbüro schon Mitte Oktober die ersten Anfragen für Weihnachtsbriefe ein – auch den ersten Weihnachtsbrief 2018 habe ich schon geschrieben. „Alle Jahre wieder“ einen solchen Brief für die eigenen Kunden und Geschäftspartner zu verfassen, das bereitet vielen Menschen Kopfzerbrechen. Gerade im geschäftlichen Umfeld ist das auch keine leichte Aufgabe. Da ist zum einen das Bedürfnis, dem Empfänger für die gute Zusammenarbeit im zurückliegenden Jahr zu danken. Aber da ist zum anderen auch der Jahresend-Stress, der es irgendwie schwierig macht, all das in wohlklingende Worte zu fassen. Zudem sollte der Text des Weihnachtsbriefs ja auch zu ganz verschiedenen Empfängern passen – und nicht bloß zu einem.

Für alle, die sich angesichts dieser Pflicht gerade recht phantasie- und ideenlos fühlen, sei hier ein Muster-Weihnachtsbrief angeführt, den Sie gerne für Ihre Korrespondenz verwenden dürfen. Vielleicht hilft er Ihnen ja auch bei Ihren Überlegungen zu einem eigenen, persönlicheren Grußtext.

Mein Vorschlag für einen Muster-Weihnachtsbrief 2018

Liebe/r ….

hätten Sie’s gedacht? Vor 70 Jahren, im Jahr 1948, kam die erste Fernbedienung für TV-Geräte auf den Markt. Sie trug den Namen Garod 10TZ20. Allerdings beruhte dieses Hilfsmittel damals noch nicht auf der Funktechnik, sondern hing an einem sechs Meter langen Kabel.

An die Mentalität, dass alles auf Knopfdruck funktionieren muss, haben wir uns inzwischen längst gewöhnt, erst recht im Zeitalter von Internet und Industrie 4.0. Gleichwohl ist „schnell“ heute oft nicht schnell genug. Alles muss sofort und in Echtzeit passieren. Nicht zuletzt deshalb stöhnen viele Menschen über andauernde Hektik, über Termindruck und Zeitnot.

Zum Jahresende können Sie hoffentlich einen großen Teil dieser Hektik ablegen. So groß der Verdruss über unsere schnelllebige Zeit mitunter sein mag: Die neuen Technologien haben auch Komfort und Bequemlichkeit in unser Leben gebracht. Grund genug, das alles während der Feiertage von Herzen zu genießen und es sich bei Plätzchen, Glühwein und Kerzenlicht so richtig gutgehen zu lassen.

Wir danken Ihnen für die konstruktive und gute Zusammenarbeit in den zurückliegenden zwölf Monaten, und wir freuen uns jetzt schon auf eine Fortsetzung im neuen Jahr!

Eine frohe und gesegnete Weihnachtszeit und einen guten Rutsch wünschen Ihnen

Übrigens: Falls Sie die Vorlage nicht verwenden wollen, aber auch selbst noch keine zündende Idee haben: Barbara Kettl-Römer und ich schreiben gerne auch einen individuellen Weihnachtsgruß nach Ihren Vorgaben, wenn Sie uns damit beauftragen. Schicken Sie uns dazu einfach eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten. Wir melden uns dann zeitnah bei Ihnen!

Mustertext für einen Weihnachtsbrief 2018 an Geschäftspartner

2. Oktober 2018
von Barbara
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Kleiner E-Mail-Knigge für Ihre professionelle Kommunikation

Manche Zeitgenossen finden einen E-Mail-Knigge überflüssig, weil E-Mails ohnehin eine aussterbende Kommunikationsform seien. E-Mails sind bald tot? Ha, von wegen! Zumindest im beruflichen Bereich läuft nach wie vor ein Großteil der externen und internen Kommunikation über E-Mails, und das wird auch noch lange so bleiben.

Gegenüber dem guten alten Brief haben sie neben der Schnelligkeit der Übermittlung und den geringeren Kosten den Vorteil, näher am gesprochenen Wort zu sein. Im Vergleich zu diversen Messengerdiensten sind sie wesentlich besser geeignet, komplexere Inhalte (und Anhänge) zu transportieren. Zwar sind E-Mails weniger formell als Briefe, erfordern aber auf jeden Fall mehr Sorgfalt, als sie bei Messengerdiensten üblich ist. Dabei sind die Regeln eigentlich recht einfach:

Unser E-Mail-Knigge umfasst nur 7 Regeln

Ganz im Sinne des Freiherrn von Knigge geht es dabei nicht um stures Befolgen irgendwelcher Konventionen, sondern vor allem um Rücksichtnahme auf die Korrespondenzpartner.

Regel Nr. 1: Versenden Sie keine unnötigen E-Mails

Wir haben alle viel zu tun, unsere Arbeitszeit ist kostbar. Deswegen ist es ein Gebot der Höflichkeit, anderer Leute Zeit nicht zu verschwenden. Jede E-Mail, die den Empfänger im Grunde nichts angeht oder ihn nicht interessiert, verstößt gegen dieses Gebot.

Ebenso E-Mails, die jemand nur schreibt, weil es für ihn bequemer ist, den Kollegen nach etwas zu fragen, als selbst nachzuforschen. Oder fünf Einzel-E-Mails zu einem Thema, weil der Absender keine Lust hatte, die Informationen erst zu bündeln und dann zu versenden.

Regel Nr. 2: Schreiben Sie keine E-Mail, wenn ein Gespräch nötig ist

Ein Phänomen, das mich immer wieder erstaunt, ist das E-Mail-Ping-Pong, bei dem es zu ein und demselben Sachverhalt x-mal hin- und hergeht. Am Ende ist vielleicht etwas geklärt. Oft herrscht aber nur Verwirrung oder Gereiztheit, und die Beteiligten müssen die Informationen aus der AW:AW:AW-Endlosschlange mühsam herausfiltern.

Dabei könnte man die meisten Sachverhalte in einem Telefonat binnen fünf oder zehn Minuten klären und am Ende bei Bedarf eine Zusammenfassung des Besprochenen per E-Mail versenden. Das spart Zeit und Nerven und stärkt zudem die persönliche Beziehung der Beteiligten.

Regel Nr. 3: Datenschutz gilt auch für E-Mail-Adressen

Wenn Sie an mehrere Empfänger innerhalb Ihres Unternehmens schreiben, können Sie natürlich alle E-Mail-Adressen einzeln in der Adresszeile aufführen. Oft sind aber selbst bei Rundmails an alle möglichen Empfänger alle Adressen offen zu sehen.

Ich finde es durchaus interessant, wenn ich sehe, welche Fachautoren für ein Projekt noch angefragt wurden oder welche sonstigen Dienstleister irgendwie involviert sind. Aber ob die alle wollen, dass ihre E-Mail-Adressen auf diese Art beliebig weiterverbreitet werden? Professionell und datenschutzrechtlich geboten ist es, in solchen Fällen eine Empfängergruppe anzulegen. Dann sehen die Empfänger in der Adresszeile nur den Gruppennamen.

Regel Nr. 4: Formulieren Sie immer einen aussagekräftigen Betreff

Der Betreff erlaubt dem Empfänger die schnelle Zuordnung einer Botschaft und die Einschätzung ihrer Bedeutung. Auch für die Ablage und das Wiederauffinden ist ein guter Betreff hilfreich. Daher tun Sie sich und Ihren Korrespondenzpartnern einen Gefallen, wenn Sie sich die Mühe machen, einen präzisen Betreff zur formulieren. Wie das konkret aussehen kann, lesen Sie in meinem Beitrag zum Betreff in E-Mails.

Gerade im Hinblick auf die Wiederauffindbarkeit ist es sinnvoll, wenn Sie bei AW:AW:AW-Ketten die Betreffzeile vor der nächsten Antwort ändern. Sie sollten es auch vermeiden, nach einer E-Mail-Konversation zu einem Thema mit einem weiteren „AW“ zu einem anderen Thema überzugehen. Schreiben Sie dann lieber eine neue E-Mail mit einem neuen, passenden Betreff. Wie Sie Betreffzeilen von empfangenen E-Mails für Ihre eigene Ablage nachträglich ändern können, lesen Sie hier.

Regel Nr. 5: Anrede und Gruß sind unverzichtbar

Auch das gehört natürlich in einen E-Mail-Knigge: Elektronische Nachrichten sind nah am gesprochenen Wort. Die meisten Menschen würden es zumindest merkwürdig, wahrscheinlich aber sehr unhöflich finden, wenn es bei einem Gespräch keine Begrüßung und Verabschiedung gäbe. Genauso ist es bei einer E-Mail: Sie benötigt eine Anrede zu Beginn und eine Grußformel am Ende.

Das gilt nicht, wenn Sie mit Ihrem Lieblingskollegen im intensiven Austausch stehen. Ich habe auch Kolleginnen, mit denen ich Unterhaltungen per Einzeiler oder Betreffzeile führe. Wo es eine enge, vertraute Beziehung gibt, dürfen Formvorschriften fallen. Das ist aber die Ausnahme, nicht die Regel. Gerade bei neuen Kollegen oder wenig vertrauten Projektpartnern wirkt Formlosigkeit plump bis unhöflich. Lesen Sie dazu auch mein Plädoyer für Stil und Form in E-Mails.

Ohnehin haben Sie bei der Formulierung von Anrede und Gruß in E-Mails viel Spielraum, den Sie ruhig nutzen können. Tipps und Beispiele dazu lesen Sie hier. Auch für die Anrede mehrerer Empfänger habe ich schon Vorschläge gemacht.

Regel Nr. 6: Schreiben Sie kurz, knackig und strukturiert

Eben weil E-Mails ein schnelles Medium sind, das bei den meisten Empfängern unter Zeitdruck gelesen wird, gehört es zum E-Mail-Knigge, sich kurz zu fassen. Damit meine ich keine Anweisungen im Stakkato-Stil, sondern Botschaften, die sich auf das Wesentliche konzentrieren. Falls ausführliche Hintergrundinformationen erforderlich sind, gehören sie in ein Extra-Dokument im Anhang. Wobei auch bei Anhängen eine gewisse Sparsamkeit walten sollte: 25 Anhänge tragen nicht zur Information bei, sondern höchstens zur Überforderung.

„Strukturiert“ bedeutet, dass Sie Ihre Nachricht so gliedern, dass sie für den Leser leicht zu erfassen ist: Das Wichtige nach oben, Zusatzinformationen darunter. Das Ganze bitte in sinnvolle Absätze aufgeteilt.

Sicher kennen auch Sie Bandwurm-E-Mails, bei denen der Absender einfach seinen kompletten Gedankengang aufgeschrieben hat. Damit hat er sich die Mühe des Strukturierens gespart. Dafür hat der Empfänger die mühevolle Aufgabe, das Ganze zu entwirren und die relevanten Informationen herauszufiltern. Als professioneller Korrespondenzpartner machen Sie es natürlich besser.

Regel Nr. 7: Nicht antworten ist auch keine Lösung

Gefühlt bekommen wir alle viel zu viele E-Mails. Insofern muss man manchmal abwägen, ob und wann eine Antwort erforderlich ist. Bei reinen Infomails ist das meist nicht der Fall. Ansonsten ist es aber irritierend, wenn bei einem elektronischen Gespräch die Antwort ausbleibt.

Wenn ich z. B. einem Kunden einen Text schicke, erwarte ich zumindest ein kurzes Feedback: „Ist angekommen, passt so!“ Das muss nicht am selben Tag erfolgen, aber doch binnen ein oder zwei Werktagen.

E-Mails gar nicht oder erst nach zwei oder mehr Wochen zu beantworten, ist unhöflich. Zudem provoziert es Nachfrage-Mails oder -Anrufe, macht also letztlich allen Beteiligten mehr Arbeit. Wenn Sie wirklich keine Zeit haben, schreiben Sie halt: „Ich komme derzeit nicht dazu, mir das anzusehen, melde mich aber, sobald es geht.“

Eine ähnliche Funktion haben Abwesenheitsnotizen, die über Ihr E-Mail-Postfach automatisch versendet werden. Sie sind ein Gebot der Höflichkeit gegenüber Ihren Korrespondenzpartnern, weswegen Sie sie bei jeder Abwesenheit von mehr als einem Werktag aktivieren sollten. Sie finden bei uns auch Beiträge dazu, wie Sie Abwesenheitsnotizen kundenfreundlich formulieren und wie Sie eine Out-of-office-Reply auf Englisch formulieren.

E-Mail Knigge - 7 Regeln für professionelle E-Mails

Fazit:

Sie sehen, zum E-Mail-Knigge gehören keine verstaubten Vorschriften, sondern nur Dinge, die Sie sich von Ihren E-Mail-Korrespondenzpartnern auch wünschen würden. Fehlt Ihnen noch eine Regel? Oder haben Sie ein Beispiel, das dazu passt? Dann schreiben Sie einfach einen Kommentar zu diesem Beitrag.

17. September 2018
von Judith
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Weitere haarsträubende Friseurnamen

Sie reißt nicht ab, die Serie grauenvoller Namensgebungen für Friseurgeschäfte. In der UNESCO-Weltkulturerbe-Stadt Quedlinburg habe ich diese hier entdeckt, bei der mir prompt die Haare zu Berge standen:

haarsträubender Friseurname

Briefprofi Barbara hat im Urlaub in Bournemouth ein weiteres Beispiel für haarsträubende Friseurnamen gefunden. Es wirkt noch dazu recht martialisch:

martialisches Beispiel für haarsträubende Friseurnamen

Ob Mann da nicht eher Angst bekommt, wenn seinen Haaren gewaltsam zu Leibe gerückt wird?

Weitere merk-würdige Namensgebungen für Friseursalons finden Sie auch in diesem Post zu kreativen Friseurnamen.

Konzeptentwicklung

7. September 2018
von Barbara
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Konzeptentwicklung: die Konzeptstruktur nach den W-Fragen

Sehr oft steht bei der Konzeptentwicklung eine Problemlösung im Vordergrund. Dann empfiehlt es sich, das Konzept nach der sachlogischen Reihenfolge zu strukturieren. Die Sachlogik wiederum ermitteln Sie am besten, wenn Sie sich so genannte W-Fragen stellen.

Typische W-Fragen bei der Konzeptentwicklung

  • Warum ist eine Änderung/Neuerung notwendig (unbefriedigender Ist-Zustand)?
  • Was soll erreicht werden (Soll-Zustand)?
  • An wen wendet sich das Konzept (Zielgruppe)?
  • Wie soll das Ziel erreicht werden?
  • Welchen Nutzen bietet der gewählte Weg zur Zielerreichung im Vergleich zu anderen Wegen?
  • Welche Rahmenbedingungen gelten?

Welche W-Fragen Sie in welcher Detailfreudigkeit verwenden, hängt wiederum von der konkreten Aufgabe und ihrer Zielsetzung ab.

Simpel, aber wirkungsvoll: die Warum-was-wie-Struktur

Für kleinere Aufgabenstellungen genügt oft die Gliederung nach drei Fragen:

  1. Warum soll etwas gemacht werden?
  2. Was genau soll gemacht werden?
  3. Wie soll es gemacht werden?

Dazu ein Beispiel aus meiner Textertätigkeit:

Ich habe einmal einen Flyer getextet, in dem ein Solo-Selbstständiger für seine Dienste als externer Datenschutzbeauftragter werben wollte. Das Konzept für den Flyer folgte der 3W-Struktur und sah entsprechend jeweils ein Drittel des Platzes für folgende Inhalte vor:

1. Warum?

Zuerst wurde kurz erläutert, warum Datenschutz ein Thema für jedes Unternehmen ist und warum besagter Solo-Selbstständige genau der richtige Mann als externer Datenschutzbeauftragter ist

2. Was?

Im Mittelteil stand, welche Aufgaben der Experte im Einzelnen für seine Kunden übernehmen kann.

3. Wie?

Es folgte die Beschreibung, wie die Zusammenarbeit mit dem Experten konkret abläuft und welche Schritte zum eigenen Datenschutzkonzept führen.

Diese Struktur ist viel wirksamer als der traditionelle Aufbau eines Flyer-Konzepts nach dem Schema: Wer (bietet) – was – für wen? Dieser Aufbau geht nämlich vom Anbieter aus (seht, was ich kann!). Wenn Sie dagegen mit dem „Warum?“ beginnen, zeigen Sie sofort die Relevanz des Themas für den Leser bzw. potenziellen Kunden, für den das „Wer?“ zunächst zweitrangig ist.

Mehr Tipps zur erfolgreichen Konzeptentwicklung

Diese finden Sie in folgenden Beiträgen:

Konzeptentwicklung: die Konzeptstruktur nach den W-Fragen