So formulieren Sie eine Empfangsbestätigung oder eine Bitte darum – mit Mustertext

Eine Empfangsbestätigung braucht man immer wieder einmal. Beispielsweise wenn die Zusendung eines wichtigen Schreibens, etwa einer Kündigung, oder eine Schlüsselübergabe bestätigt werden soll. Aber was schreibt man dann? Und wenn man selbst eine Empfangsbestätigung von jemandem erhalten möchte, wie formuliert man die Bitte darum?

Eine Empfangsbestätigung darf kurz und knapp sein

Sie brauchen sich keine blumigen oder gewundenen Formulierungen einfallen zu lassen, wenn es um die simple Bestätigung eines Sachverhalts geht. Es genügt ein einziger Satz:

Hiermit bestätige ich, dass mir am 26.10.2022 zwei Schlüssel zur Wohnung Nr. 4a in (Adresse) ausgehändigt wurden.

Es geht auch noch knapper:

Bestätigung: Ihr Kündigungsschreiben vom (…) habe ich heute erhalten.

Darunter setzen Sie Ihre Unterschrift und wiederholen eventuell (wenn Ihre Unterschrift nicht leserlich ist) Ihren Namen maschinenschriftlich. Das genügt.

So formulieren Sie die Bitte um eine Empfangsbestätigung

Wenn Sie selbst von jemandem eine Empfangsbestätigung haben möchten, formulieren Sie am besten auch knapp und klar. Dieses Beispiel aus meiner Korrespondenzsammlung zeigt, wie Sie es NICHT machen sollten:

Ich bitte höflich um kurze Bestätigung des Erhalts dieses Schreibens durch Unterzeichnung und Rücksendung innerhalb einer Woche, gerne auch per Telefax.

Zur Stilkritik: Eine Bitte ist immer höflich, deswegen kann das Adjektiv entfallen. Ein doppelter Genitiv ist hässlich und die Häufung der Substantivierungen zum typischen Behördendeutsch-Nominalstil auch. Und wer hat heute noch ein Telefax? Es geht so viel einfacher und lesefreundlicher, wenn Sie den Verbalstil verwenden:

Bitte unterzeichnen Sie dieses Schreiben und senden Sie es binnen einer Woche als Empfangsbestätigung an mich zurück. Falls vorhanden, gerne auch per Fax.

Sie können die Sache mit der Empfangsbestätigung vereinfachen, indem Sie in Ihrem Schreiben gleich eine Antwortmöglichkeit und Felder für Datum und Unterschrift vorsehen. Zum Beispiel so:

Ich habe dieses Schreiben erhalten, gelesen und verstanden.

Ort/Datum … Unterschrift …

Je einfacher Sie es dem Empfänger machen, desto schneller und sicherer wird seine Antwort bei Ihnen eintreffen.

Auch Begleitschreiben sorgen immer wieder für Formulierungsfragen. Falls Sie dafür nach Tipps und Mustertexten suchen, empfehle ich Ihnen folgende Posts:

Begleitschreiben zur Praktikumsbescheinigung – mit Mustertext

Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden