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23. Januar 2017
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Der Betreff in E-Mails: Punkten Sie mit präzisen Formulierungen

Die meisten von uns haben mitunter das Gefühl, in der Nachrichtenflut geradezu unterzugehen – wie hilfreich ist da ein präziser Betreff in E-Mails. Aus ihm können wir erkennen,

  • worum es in der E-Mail geht,
  • ob und wie wichtig sie ist,
  • ob sie sofort oder später bearbeitet werden sollte.

Umso ärgerlicher ist es, dass so viele E-Mails eintreffen, deren Betreff nicht einmal annähernd erahnen lässt, worum es geht. Diesen Ärger können Sie immerhin den Empfängern Ihrer E-Mails ersparen, wenn Sie selbst Ihre Betreffzeilen eindeutig formulieren.

Im Idealfall sind im Betreff in E-Mails bereits alle relevanten Informationen enthalten

Wenn Sie gemeinsam mit dem Empfänger an einem (einzigen) Projekt arbeiten, müssen Sie nicht jedes Mal dazu schreiben, um welches es geht. Dann genügt es, anzugeben, was Sie diesmal möchten bzw. schicken: etwa eine Terminverschiebung oder einen Zwischenbericht. Wenn Sie mit einer völlig neuen Frage an einen wenig oder gar nicht bekannten Empfänger herantreten, sollten Sie im Betreff dagegen mehr Informationen liefern. Das kann zum Beispiel so aussehen:

Betreff in E-Mails - Beispielformulierungen

Zu lang sollte der Betreff allerdings nicht ausfallen, da je nach Programm und Fenstergröße sonst Teile davon für Ihre Empfänger nicht lesbar sind. Wenn Sie ins Ausland (z. B. auch in die Schweiz) schreiben, sollten Sie außerdem die Umlaute auflösen und „ß“ durch „ss“ ersetzen. Sonst kommt beim Empfänger nur ein merkwürdiger Zeichensalat an.

Vorsicht vor Spam-verdächtigen Formulierungen

E-Mail-Profis achten beim Betreff zusätzlich darauf, dass er keine Begriffe enthält, die von Anti-Spam-Programmen als verdächtig eingestuft werden. In diese Falle bin ich kürzlich selbst wieder einmal getappt, als wir auf diesem Blog eine Verlosungsaktion durchgeführt haben und ich die Gewinner benachrichtigt habe. Betreff:

Sie haben ein Super-Buch gewonnen!

Natürlich hat kein Gewinner auf diese Nachricht geantwortet, weil sie bei jedem im Spam-Filter gelandet ist. Es war aber gar nicht so einfach, auf die Begriffe „Gewinn“, „gewonnen“ und „Verlosung“ zu verzichten. Ich habe mich dann für eine neutrale Formulierung entschieden:

Ihr Kommentar bei den Briefprofis

Immerhin habe ich drei der vier Super-Bücher an die ursprünglichen Gewinner versenden können …

Wenn Sie sich für weitere Briefprofi-Tipps zum Thema E-Mails interessieren, könnten auch folgende Beiträge für Sie hilfreich sein:

Anrede und Grußformeln in E-Mails: Nutzen Sie Ihren Spielraum!

Anrede mehrerer Empfänger – wie formulieren Sie die?

Lügen wir in E-Mails mehr als am Telefon?

16. Januar 2017
nach Judith
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Unchristlicher Rausschmiss

Wer in alemannischen Gefilden wohnt, ist in Sachen Winteraustreiben ja einiges gewöhnt. Vor allem die Fastnacht wird (auch) auf den einstigen Glauben der Menschen zurückgeführt, man könne mit fratzenhaften Holzmasken und wildem Gebahren Schnee, Kälte und Eis den Garaus machen. In diese heidnische Tradition stellt sich offenbar ein örtlicher Baumarkt. Nur betrifft sein Rausschmiss nicht den ungeliebten Winter, sondern das Weihnachtsfest.

Mir scheint, zur Fastnachts-Hochburg Rottweil, wo ich das Schild fotografiert habe, passt das ganz gut.

Noch eine kleine Meckerei am Schluss: Gemäß den Regeln der deutschen Rechtschreibung „muß“ Weihnachten nicht raus, sondern es „muss“. Auch wenn es uns hart vorkommt …

9. Januar 2017
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Muster für einen Neujahrsbrief 2017

Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner und Kunden sind eine nette Geste, aber mehr Aufmerksamkeit erzielen Sie sicher mit einem Neujahrsbrief. Und das, was Sie mit einem Weihnachtsbrief ausdrücken möchten – Dank für die bisherige Zusammenarbeit, die Hoffnung darauf, dass sie sich fortsetzen möge und gute Wünsche für die Zukunft – passt zum Jahresanfang genauso gut.

Hier ist mein Vorschlag für einen Neujahrsbrief 2017

„Der Optimist hat nicht weniger oft unrecht als der Pessimist, aber er lebt froher.“ Charlie Rivel (1896-1983), spanischer Clown

Sehr geehrte Frau …,

2016 wird wohl als schwieriges Jahr in die Geschichtsbücher eingehen, zu viele negative Ereignisse (Brexit, Syrien-Krieg, Terror, …) haben es zumindest medial geprägt. Andererseits gab es auch viel Gutes, auf das wir dankbar blicken können: Die Arbeitslosigkeit in Deutschland ist auf einen historischen Tiefstand gefallen, die Inflation niedrig, die Wirtschaft und die Einkommen sind moderat gewachsen, die Lebenserwartung gestiegen, die Geburtenrate auch.

Auch für unser Unternehmen war 2016 ein erfolgreiches Jahr, eines, dessen Herausforderungen wir gut gemeistert haben. Nicht zuletzt dank zuverlässiger und leistungsfähiger Geschäftspartner wie Ihnen.* Danke dafür!

Auch auf 2017 blicken wir guten Mutes. Das neue Jahr wird sicher manche Schwierigkeit und manches tragische Ereignis bringen. Aber wir wollen es realistisch anpacken und uns optimistisch auf das Positive konzentrieren. Und natürlich möchten wir gerne die gute Zusammenarbeit mit Ihnen fortsetzen.

Ein gutes, frohes und erfolgreiches Jahr 2017 wünscht Ihnen

(Unterschrift)

* Alternativ: dank guter Kunden wie Ihnen.

Falls Sie noch mehr Inspiration für Ihren Neujahrsbrief 2017 an Geschäftspartner und Kunden suchen: Hier geht es zu unseren Mustern für einen Neujahrsbrief 2016 (an einen guten Kunden) und für einen Neujahrsbrief 2015.

Engel auf dem Weihnachtsmarkt Memmingen

23. Dezember 2016
nach Judith+Barbara
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Die Briefprofis wünschen frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr!

Kann man in der derzeitigen weltpolitischen Lage und angesichts des schrecklichen Anschlags in Berlin überhaupt frohe Weihnachten wünschen? Und auf ein glückliches neues Jahr hoffen? Oder ist das naiv oder gar ignorant?

Bild mit Neujahrswunsch von Josef Madlener aus Memmingen

Wir denken: Gerade jetzt ist die richtige Zeit für ein Fest, das froh macht.

Das allererste Weihnachten vor über 2000 Jahren fand schließlich auch nicht in einer heilen Welt statt. Das Evangelium berichtet nicht nur von Hirtenidyll und Engelsglanz, sondern auch von Armut, Ablehnung, Gewalt und Vertreibung in einem von fremden Soldaten besetzten Land. Das Leben war zu keiner Zeit nur gut und friedlich.

Christen dürfen glauben, dass Gott selbst in dieser Welt angekommen ist und sie deswegen nie nur schlecht und dunkel sein wird. Wer das nicht glauben kann oder mag, kann trotzdem auf das Gute hoffen. Wir alle können dazu beitragen, dass Mitmenschlichkeit und Liebe in unserem Leben und in unserer Gesellschaft stärker sind als Angst, Hass und Gewalt.

Wenn wir das tun, haben wir allen Grund, ein frohes Fest zu feiern und darauf zu vertrauen, dass das neue Jahr – auch – gut werden wird.

In diesem Sinne also: Frohe Weihnachten und ein glückliches neues Jahr!

20. Dezember 2016
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Die Gewinner unserer Verlosungsaktion stehen fest!

Heute haben wir die angekündigte Verlosung der 4 Super-Bücher durchgeführt. Mit Losen, Lostrommel (na gut, es war eine Losvase) und einer Losfee, nämlich meinem Sohn.

Wir haben also vier Gewinner, die ich auch bereits per E-Mail bzw. über eine PN bei Facebook benachrichtigt habe.

Wir freuen uns darüber, dass wir so viele Teilnehmer hatten, die teilweise sehr schöne Kommentare zum Thema Notizbücher hinterlassen haben. Danke an alle fürs Mitmachen!

19. Dezember 2016
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Perspektivwechsel: Wie eine Versicherung die Welt sieht

Kleine Scherzfrage: Was ist das?

Sie werden jetzt vielleicht sagen: ein Hund.

Das mag aus Ihrer Sicht korrekt sein, aber es gibt auch noch andere Sichtweisen. So zum Beispiel die eines Versicherungskonzerns. Der Versicherer, bei dem wir unsere Tierhalter-Haftpflicht abgeschlossen haben, betrachtet unseren Vierbeiner aus einer ganz anderen Warte:

Übrigens: Unser „versichertes Wagnis“ heißt Kasperle, spielt für sein Leben gern mit Stöckchen und frisst am liebsten Leberwurstbrot.

8. Dezember 2016
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Verlosungsaktion bis 19.12.: Gewinnen Sie ein Super-Buch!

Manche Leute haben ja für alles digitale Helfer, aber ich persönlich schreibe mir gerne Dinge von Hand auf: Themenideen, To-dos, Zitate, Buchtipps, Mitschriften von Vorträgen und Elternabenden und was immer ich mir notieren möchte. Alles schreibe ich in ein kleines Notizbüchlein, das immer in meiner Handtasche ist. Es ist quasi mein ausgelagertes Gedächtnis und als solches unentbehrlich für mich. Deswegen habe ich gleich zugestimmt, als der Marketingleiter von Business Village mir vorgeschlagen hat, eine Verlosungsaktion für das „Super-Buch“ durchzuführen.

Das Super-Buch ist ein ansprechend gestaltetes und robust eingebundenes Notizbuch im Format DIN A5

Innen hat es eine Adress-Seite, ein Kürzel- und ein Inhaltsverzeichnis, die Sie nach und nach füllen können, …

… danach kommen viele freie Seiten für Ihre Notizen. Die Randspalte finde ich ganz praktisch, um die eigenen Notizen über Farben oder Kürzel zu kennzeichnen und damit leichter wiederzufinden.

Ich habe vier Exemplare zum Verlosen bekommen, und zwar in den Farben Grün, Orange, Blau und Schwarz.

So einfach können Sie an der Verlosung teilnehmen:

Schreiben Sie einfach bis zum 19.12.2016 einen Kommentar zu diesem Post. Sie können zum Beispiel schreiben, wozu Sie Ihr Notizbuch nutzen oder welche Farbe Ihnen am besten gefällt. Sie dürfen aber auch schreiben, was Ihnen an unserem Blog gefällt oder zu welchem Thema Sie einmal einen Beitrag lesen möchten. Oder Sie liken bzw. kommentieren den Facebook-Post zu diesem Beitrag. Am 20.12. führe ich die Verlosung unter allen Teilnehmern durch und benachrichtige die Gewinner per E-Mail. Ich schicke Ihr Super-Buch dann auch gleich los, damit Sie es noch pünktlich zum Weihnachtsfest erhalten.

Übrigens: Business Village hatte die Idee für diese Verlosungsaktion und hat mir die 4 Bücher kostenlos zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus fließt kein Geld für diese Aktion.

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6. Dezember 2016
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Anrede und Grußformeln in E-Mails: Nutzen Sie Ihren Spielraum!

Zu Beginn eine Anrede, dann ein gut gegliederter und in korrekter Rechtschreibung verfasster Text, am Schluss ein Gruß – so viel Form sollte auch in E-Mails gewahrt bleiben. Gerade bei der Anrede und Grußformeln in E-Mails haben Sie mehr Möglichkeiten als in Briefen. Schade, dass die so selten ausgeschöpft werden.

Die Anrede können Sie zum Beispiel an der Tageszeit ausrichten

„Guten Morgen, Frau …“

„Guten Abend, Herr …“

Ersteres können Sie in E-Mails verwenden, die Sie vor 10 Uhr versenden, Letzteres etwa ab 17 Uhr.

Am besten passt das, wenn Sie einigermaßen sicher davon ausgehen können, dass die Empfänger Ihre E-Mails auch zu dieser Tageszeit lesen. Also zum Beispiel bei Geschäftspartnern, deren Bürozeiten Sie kennen und von denen Sie wissen, dass sie nicht gerade auf Reisen sind.

Vorsichtig sollten Sie mit Guten-Abend-E-Mails an Mitarbeiter und Kollegen sein, bei denen Sie nicht davon ausgehen können, dass sie um diese Zeit ohnehin noch am Schreibtisch sind. Sie könnten sonst als Aufforderung verstanden werden, Ihr Anliegen noch abends zu bearbeiten bzw. zu beantworten. Das wird nicht immer gut ankommen.

Grußformeln: Bitte ausschreiben!

Wir haben es oft eilig, schreiben auf dem Smartphone oder Tablet von unterwegs – da kommen schon mal E-Mails heraus, die mit MfG, VG oder LG enden. Oder in denen nach dem Text nur die Signatur kommt, ganz ohne Grüße. Manche Leute finden das auch völlig okay. Begründung: E-Mails seien ein schnelles Medium und Formalitäten bedeuteten unnötige Verzögerungen.

Das ist in Ordnung, solange Sie mit vertrauten Freunden und Kollegen Kurzbotschaften austauschen. Hin und her geschickte Einzeiler ähneln dann einer gesprochenen Unterhaltung und benötigen tatsächlich keine weiteren Formalitäten.

Bei weniger vertrauten Kollegen, bei Geschäftspartnern oder gar Kunden sollten Sie aber die Form wahren. Sonst kommt in diesen grußlosen oder mit Zwei-Buchstaben-Grüßen versehenen Nachrichten folgende Botschaft an:

„Sie sind mir nicht die Mühe wert, eigens einen Gruß zu schreiben“

Daher mein Rat: Nehmen Sie sich in der Geschäftskorrespondenz die Zeit, eine Grußformel zu schreiben (oder in Ihre Signatur einzubauen), und zwar vollständig ausgeschrieben. Das zeigt Respekt gegenüber dem Empfänger.

So formulieren Sie individuelle Grußformeln in E-Mails

Ich bedaure es, dass nur wenige Menschen die Freiräume nutzen, die sie in der E-Mail-Korrespondenz haben. Schließlich kommunizieren Sie hier in Echtzeit und wissen in der Regel, wann und wo Ihre Nachricht im Posteingang landet. Das ermöglicht eine große Bandbreite individueller Grußformeln, mit denen Sie sich aus der E-Mail-Flut abheben und zeigen können, dass Ihnen der Empfänger die Mühe einer persönlichen Formulierung wert ist.

Zum Beispiel können Sie die Orte einbauen, von denen aus bzw. in die Sie Ihre E-Mails senden:

Freundliche Grüße aus München

Herzliche Grüße nach Stuttgart

Mit freundlichen Grüßen ins schöne Leipzig

Auch Tageszeiten und Wochentage können Sie einfließen lassen:

Einen schönen Feierabend wünscht Ihnen (ab 17 Uhr)

Einen guten Start in eine erfolgreiche Woche wünscht Ihnen (Montag)

Ein erholsames Wochenende wünscht Ihnen (Freitagnachmittag)

Oder Sie nehmen Bezug auf das aktuelle Wetter oder die Jahreszeiten – das ist schließlich immer ein Thema:

Sonnige Grüße aus dem Breisgau

Viele Grüße aus dem regnerischen Dresden

Vorweihnachtliche Grüße

Sie sehen: Sie haben bei Anrede und Grußformeln in E-Mails viel mehr Möglichkeiten, als die Regeln der klassischen (Brief-) Korrespondenz erlauben. Ich finde es schön, wenn Sie diese nutzen und Ihre Empfänger mit persönlicheren Formulierungen erfreuen.

28. November 2016
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Unwirksames Verbotsschild

Kürzlich habe ich beim Spazierengehen wieder einmal einen Beleg dafür gefunden, dass sich manche Leute von Hinweis- und Verbotsschildern einfach nichts sagen lassen. Vielleicht haben sie auch Sinn für Ironie. Oder sogar eine rebellische Ader. Oder wie würden Sie folgende Situation beurteilen?

 

unwirksames verbotsschild

Vielleicht liegt es auch daran, dass das Verbotsschild so wenig autoritär wirkt?

Schief, zugewachsen und mit Grammatikfehler erscheint es eher als freundlicher Hinweis, den man getrost auch ignorieren kann. Als Briefprofi muss ich an dieser Stelle jedenfalls darauf hinweisen, dass der Strauch- und Astschnitt in diesem Fall im Akkusativ steht. Es müsste also korrekt „keinen Strauch- und keinen Astschnitt“ heißen. Wobei der „Astschnitt“ im Grunde ein Baumschnitt ist … aber halt, das führt jetzt wirklich zu weit!

21. November 2016
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Weihnachtsbriefe: nützliche Tipps und Links für Ihre Korrespondenz

Nur noch fünf Wochen bis Weihnachten, damit ist es jetzt höchste Zeit, Ihre Weihnachtsbriefe zu schreiben. Mit unseren Tipps und diesen Musterbriefen geht Ihnen das auch schnell von der Hand.

Tipps für die Formulierung Ihrer geschäftlichen Weihnachtsbriefe

Wie fangen Sie’s nur an?

Wir Briefprofis steigen gerne mit einem Zitat in ein solches Schreiben ein. 2017 wird unter anderem im Zeichen der Reformation stehen, die vor 500 Jahren begonnen hat. Da bietet sich ein Zitat von Martin Luther an. Wie wäre es zum Beispiel mit:

Wortgeklingel verdrießt mehr, als daß es erbaut. Mit wenigem viel sagen, das ist die Kunst; die größte Torheit aber ist’s viel zu reden und doch nichts zu sagen.

Das bietet Ihnen einen wunderbaren Anknüpfungspunkt:

an diesen Rat des Reformators Martin Luther halten wir uns gerne und fassen uns kurz: Wir danken Ihnen herzlich für die wunderbare Zusammenarbeit 2016 und hoffen, dass sie sich 2017 fortsetzen wird.

Dann fehlen nur noch die Grüße bzw. Wünsche für den Empfänger.

Aber wie formulieren Sie die? Und was wünschen Sie den Empfängern, wenn Sie auf religiöse Bezüge verzichten möchten? Dazu haben wir uns auch Gedanken gemacht und einige Musterformulierungen für Weihnachtsgrüße vorgeschlagen.

Hier finden Sie Mustertexte für Ihre Weihnachtsbriefe:

Wir haben unsere Tipps in den letzten Jahren in Musterbriefe umgesetzt. Sehen Sie sich zum Beispiel unseren Vorschlag für einen Weihnachtsbrief 2014 und unseren Muster-Weihnachtsbrief 2015 an.

Weihnachtsgeschenke an Kunden waren früher üblich, sind heute aber seltener geworden. Statt Geschenke zu kaufen und zu versenden, spenden viele Unternehmer lieber Geld für einen guten Zweck. Nach dem Motto „tue Gutes und sprich darüber“ lassen sie dies ihre Kunden auch wissen. Einen Muster-Weihnachtsbrief mit Spendenankündigung an Kunden hat unsere Kollegin Cordula Natusch auf ihrem Blog arbeiten-im-sekretariat.de veröffentlicht.

Dort finden Sie übrigens auch einen Mustertext für die Einladung von Kollegen zur Weihnachtsfeier. Die haben Sie für dieses Jahr ja hoffentlich schon erledigt … was, noch nicht? Dann ist es jetzt aber wirklich höchste Zeit!

Unternehmen, die für Privatkunden arbeiten, wie etwa Einzelhändler, Handwerker und viele Dienstleister, schalten kurz vor Weihnachten gerne Anzeigen mit Weihnachtswünschen und Grüßen. Diese werden von den Kunden auch durchaus wahrgenommen. Ein Beispiel für eine leider etwas misslungene Weihnachtsanzeige – sie zeigt immerhin, wie man es nicht machen sollte – finden Sie hier.