26. August 2016
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Sind Verbotsschilder typisch deutsch?

Ich war doch etwas erschrocken, als ich diese vielen Verbotsschilder gesehen habe:

Verbotsschilder-klein

Verboten! Polizeilich verboten! Achtung! Vorsicht! Puh, das ist aber alles sehr restriktiv und ängstlich hier!

Gut, es handelt sich hier um ein Schaufenster mit Werbung bzw. Beispielen für Schilder, die man in diesem Geschäft erwerben kann. Aber ist das nicht vielleicht doch ein Spiegel für unsere Gesellschaft? Wie schön wäre es, ab und zu auch mal ein Schild „Spielen erlaubt!“ oder „Hier dürfen Sie parken/baden/durchgehen!“ zu sehen …

Closeup of Address Bar of Web Browser

16. August 2016
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Unsere Linktipps für alle, die Geschäftsbriefe schreiben

Man muss nicht immer alles wissen, wenn man weiß, wo man es nachschlagen kann. Hier habe ich Ihnen Linktipps für Geschäftsbriefe zusammengestellt, die Ihnen das Leben leichter machen, wenn Sie beruflich korrespondieren und die auch wir Briefprofis gerne nutzen:

Briefbogen nach DIN 5008:2011

Wer einen Briefbogen selbst einrichten möchte, tut gut daran, sich an die offiziellen „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ zu halten, die als DIN 5008 in der Fassung von 2011 gelten. Einen Muster-Briefbogen, der als Vorlage für einen Normbrief heruntergeladen werden kann, stellt die Deutsche Post hier zur Verfügung.

Portokalkulator

Das der Standardbrief jetzt 70 Cent Porto kostet, hat sich inzwischen herumgesprochen. Aber da gibt es ja noch all diese anderen Portostufen, je nach Umschlaggröße und Gewicht der Sendung. Hilfreich ist hier der Portokalkulator der Deutschen Post, in dem Sie Maße und Gewicht der Sendung eingeben und dann das dafür benötigte Porto berechnen lassen:

Eine gute Übersicht über die derzeit gültigen Gebühren für Postkarten, Briefe und Einschreiben finden Sie unter www.arbeiten-im-sekretariat.de.

Rechtschreibregeln

Diese Seiten nutze ich in Zweifelsfällen immer wieder gern: Die Rechtschreibregeln auf der Duden-Website im schnellen Überblick, nach Suchbegriffen geordnet – von A wie Abkürzungen bis Z wie Zusammentreffen von drei gleichen Buchstaben – und mit Beispielen erklärt.

Synonyme

Nicht schon wieder denselben Begriff verwenden – aber welchen denn sonst? Hier hilft ein Blick ins Online-Synonymwörterbuch. Mir persönlich gefällt besonders gut das Woxikon.

Email icon (flat design)

10. August 2016
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Lügen wir in E-Mails mehr als am Telefon?

Wenn wir ehrlich sind, müssen wir zugeben, dass wir gar nicht so selten lügen. Nicht richtig schlimm, aber doch ein bisschen: „Oh, ich würde ja gerne kommen, aber ich habe leider schon einen anderen Termin.“ Es ist netter als: „Nö, dazu habe ich wirklich überhaupt keine Lust.“ Aber es ist gelogen. Genauso wie viele andere Ausreden, Komplimente, Entschuldigungen, die wir privat oder beruflich äußern. Etwa zur scheußlichen neuen Frisur der Kollegin: „Steht dir wirklich gut!“ Oder zum wieder einmal total abwegigen Vorschlag des Kollegen: „Super Idee!“

E-Mails, persönliches Gespräch oder Telefonat: Welche Medium verführt eher zum Lügen?

Dazu habe ich ein sehr interessantes Interview in der aktuellen Ausgabe der Zeitschrift Psychologie heute gelesen, und zwar mit dem kanadischen Psychologen Jeff Hancock.

Ich dachte, dass man im persönlichen Gespräch am ehrlichsten ist und dass man in E-Mails eher die Wahrheit verbiegt als im Telefonat. Falsch gedacht! Hancock hat das wissenschaftlich untersucht und sagt ganz klar: Im persönlichen Gespräch flunkern wir kaum. Aber am Telefon wird zweieinhalbmal so viel gelogen wie per E-Mail.

Die „Super Idee!-Lügen“ nennt Hancock übrigens „Butler-Lügen“, weil man sie äußert, wenn man nett sein und die Form wahren will.

Das bringt uns zu einer weiteren interessanten Frage:

Welche Faktoren beeinflussen die Ehrlichkeit in der Kommunikation?

Laut Hancock sind es drei Faktoren:

1. Gleichzeitigkeit: Findet die Kommunikation gleichzeitig oder zeitlich versetzt statt?
2. Flüchtigkeit: Sind die Worte flüchtig wie beim persönlichen Gespräch, oder können sie gespeichert, kopiert und weitergeleitet werden?
3. Distanz: Ist der Kommunikationspartner vor Ort oder weit entfernt?

Treffen Gleichzeitigkeit, Flüchtigkeit und große Distanz zusammen, wird am meisten gelogen, weil man zum einen spontan reagieren muss und zum anderen der Gesprächspartner unsere möglicherweise verräterische Mimik nicht sehen kann. Genau das ist am Telefon der Fall. Übrigens auch bei WhatsApp- und anderen Messenger-Nachrichten.

Das sagt der Psychologe dazu:

„In E-Mails flunkern wir viel weniger. Man hat ja Zeit, sich eine elegante Antwort zu überlegen, die einerseits wahr ist und trotzdem niemanden beleidigt.“

Mein Fazit: Wenn Sie erfahren wollen, was Menschen wirklich denken, sollten Sie um schriftliche Stellungnahmen bitten. Oder um ein persönliches Gespräch, von Angesicht zu Angesicht.

3. August 2016
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Kreative Friseurnamen: Haarkünstler verkünsteln sich sprachlich gern

Ich bin ja immer wieder erstaunt, wie kreativ Friseure bei der Namensfindung für ihre Salons sind. Ich kenne keine andere Branche, die sich dabei sprachlich so verausgabt. Manche Namen sind pfiffig, viele lustig, manche aber eher unfreiwillig komisch oder gar haarsträubend (ja, ein Wortspiel musste einfach sein) – hier ist eine Auswahl, die mir in den letzten Monaten vor die Kamera gekommen ist.

Friseurnamen mit Pfiff

Friseurnamen-Haareszeit

Friseurnamen-Schnitt und Farbenrausch

Komische Friseurnamen

Friseurnamen-Hairstyling by Uschi

Friseurnamen-Kat Haa Rina

Friseurnamen-Alpenkamm

Bei diesem Namen habe ich erst gar nicht begriffen, worum es geht:

Friseurnamen-Schnittpunkt

Und das ist ein für mich haarsträubender Name:

Friseurnamen-Kaiserschnitt

Also bei „Kaiserschnitt“ habe ich als Mutter einfach keine positiven Assoziationen …

Briefprofi Judith hat sich ja auch schon einmal über einen etwas eigenartig betitelten Salon amüsiert. Nämlich hier.

Möchten Sie mit uns ein wenig Haare spalten? An welchen Friseurnamen sind Sie schon einmal hängengeblieben? Ich freue mich auf Ihre Antworten!

Plasticine cartoon pink fun elephant on a white background

27. Juli 2016
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Die unwirksame Verneinung oder warum Sie nicht „nicht“ schreiben sollten

Neulich habe ich eine sehenswerte Burgruine besichtigt. Eine große, gut erhaltene Anlage in traumhafter Lage auf einem Berggipfel. Kaum war ich durch das Burgtor geschritten, sah ich aber etwas, das ich nicht erwartet hätte und das auch definitiv nicht dorthin gehört:

Keine Müllablagerung

Was ist hier passiert? Warum schleppen Wanderer ihre vollen, schweren Flaschen und Dosen bis zur Burg hinauf, um dann die leeren, leichten Gefäße an diesem Sehnsuchtsort abzulagern?

Ich denke, dass hier zwei Mechanismen am Werk sind:

1. Menschen reagieren stark auf Bilder – stärker als auf Worte

Zum einen sehen die Fässer wie Mülltonnen aus. Der körperlich wie geistig ermattete Wanderer sieht eine „Mülltonne“ und wirft etwas hinein, ohne groß nachzudenken. Wenn es daneben fällt, denkt er sich höchstens: „Es liegt ja ohnehin schon einiges daneben, da kommt es auf meine Dose auch nicht mehr an …“

2. Das Schild ist als Verneinung und damit unglücklich formuliert.

Keine Verneinung

Sie kennen sicher das Rosa-Elefanten-Phänomen: Sie lesen oder hören die Aufforderung: „Denken Sie jetzt nicht an einen rosa Elefanten!“ Schon sehen Sie vor Ihrem inneren Auge – genau: jedenfalls nicht keinen rosa Elefanten.

Es ist ja nicht so, dass das Gehirn keine Verneinungen verarbeiten könnte. Es braucht nur etwas länger dazu. Wenn aber auf diesem Schild „Keine Mullablagerung“ zu lesen ist (man kann Ü-Pünktchen übrigens notfalls auch von Hand über ein u malen, so wird aus dem Mull schnell (k)ein Müll) und darunter diese Tonnen mit Abfällen stehen, dann bleibt offensichtlich bei vielen Leuten nur „Müllablagerung!“ hängen. Die machen sie prompt auch brav.

Mein Rat an die Burgenverwaltung wäre daher: Verzichten Sie auf die unwirksame Verneinung

Räumen Sie die Tonnen weg und hängen Sie das Schild ab. Dann kommen sowieso viel weniger Leute auf die Idee, ihren Müll abzuladen. Falls das doch jemand tut, formulieren Sie eine klare Aufforderung ohne Negation:

„Dies ist ein historischer Ort, den viele Menschen sehen möchten. Bitte nehmen Sie leere Flaschen und andere Abfälle wieder mit, wenn Sie ihn verlassen. Sie können sie in den Mülltonnen am Parkplatz entsorgen.“

Burgruine-Ehrenberg

Was können Sie daraus für Ihre Geschäftskorrespondenz lernen?

Sie machen es dem Leser leichter und erzielen eher die von Ihnen gewünschte Wirkung, wenn Sie statt einer Verneinung eine konkrete Aufforderung formulieren.

Beispiel: Statt …

Bitte parken Sie wegen der Gefahr der Verkehrsbehinderung nicht direkt vor dem Firmengebäude, sondern nutzen Sie das Parkhaus gegenüber.

oder

Bitte versäumen Sie es nicht, sich bis zum … zur Weihnachtsfeier verbindlich anzumelden.

schreiben Sie:

Bitte parken Sie im Parkhaus gegenüber. Auf der Straße abgestellte Fahrzeuge behindern den Verkehr.

bzw.

Bitte melden Sie sich bis zum … verbindlich zur Weihnachtsfeier an. Wir freuen uns auf Sie!

20. Juli 2016
nach Judith
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Ein Schelm, der Böses dabei denkt …

Kirchenopfer-IMG_0732-verkleinert

Nanu? Führt die katholische Kirche jetzt systematisch Buch über sämtliche Opfer der jüngsten Missbrauchsskandale? Die Aufschrift dieses Formularbuches aus unserer Sakristei ließe dies fast vermuten. Aber zum Glück sind die hier eingetragenen „Opfer“ lediglich Münzen und Scheine, die im Klingelbeutel gelandet sind. Mit „Kirchenopfer“ ist nämlich die sonntägliche Kollekte gemeint …

Schild 69 - Gut 2

14. Juli 2016
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Füllwörter – streichen oder nutzen?

„Darf man eigentlich in der Geschäftskorrespondenz Füllwörter verwenden?“ Diese Frage wurde mir kürzlich bei einem Schreibseminar von einer Teilnehmerin gestellt.

Darf man?

Natürlich dürfen Sie das, denn wer könnte es Ihnen verbieten bzw. ein Verbot durchsetzen? Eine andere Frage ist, ob und welche Wirkung Füllwörter auf den Text haben und ob Sie diese erzielen möchten oder lieber nicht.

Was ist überhaupt ein Füllwort?

Füllwörter sind Wörter, die eigentlich unnötig sind – man könnte den gewünschten Inhalt auch problemlos ohne sie transportieren. Deswegen blähen sie einen Text unnötig auf. Und das ist eben der Grund, warum Korrespondenzpuristen sie als überflüssig ablehnen, gnadenlos aus Texten streichen und in Seminaren oder Ratgebern sogar „verbieten“.

Haben Sie es bemerkt?

„Eigentlich“ ist ein typisches Füllwort, das wir auch beim Sprechen gerne benutzen. Es bedeutet, dass wir ursprünglich etwas im Sinn hatten, das wir dann aber verworfen haben. Ich habe geschrieben, dass diese Wörter „eigentlich unnötig“ sind. Daraus können Sie schon erahnen, dass ich sie doch nicht ganz unnötig finde und nicht zur Füllwort-Polizei gehöre. Füllwörter haben nämlich (schon wieder eines!) eine Funktion, die ich beim Schreiben oft als nützlich erachte:

Füllwörter bringen Emotionalität

Füllwörter helfen dabei, einen Text emotionaler zu gestalten und damit die Leser wirkungsvoller anzusprechen. Sie machen Texte angenehmer zu lesen.

Vergleichen Sie selbst: Hier ist der Absatz von oben ganz ohne unnötige Wörter:

Füllwörter sind Wörter, die unnötig sind – man könnte den gewünschten Inhalt ohne sie transportieren. Deswegen blähen sie einen Text unnötig auf. Das ist der Grund, warum Korrespondenzpuristen sie als überflüssig ablehnen, aus  Texten streichen und in Seminaren oder Ratgebern „verbieten“.

Das liest sich nun doch wie von der Sprachpolizei verfasst, oder?

Nicht übertreiben!

Das soll nun nicht heißen, dass Sie zukünftig praktisch alle Sätze sozusagen mit Füllwörtern vollstopfen und gewissermaßen irgendwie aufgeblähte Texte verfassen sollten. Mein Rat lautet: Setzen Sie sie gezielt da ein, wo es zum Thema und zum Empfänger Ihres Schreibens passt und streichen Sie sie dort, wo sie tatsächlich überflüssig sind.

7. Juli 2016
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Kundenbindung: Ein paar Zeilen genügen …

Was tun Unternehmen nicht alles, um Kundenbindung zu erreichen bzw. zu vertiefen: Newsletter, Briefe, Einladungen, Bonusprogramme … Das hat auch alles seine Berechtigung. Aber letztes Wochenende habe ich mal wieder erlebt, wie klein die Dinge sein können, die den berühmten Unterschied machen. Als ich, wie seit einigen Jahren jeden Juli, zu meinem Kolleginnentreffen nach Lindau ins Hotel Helvetia gereist bin, fand ich in meinem Zimmer folgenden Gruß vor:

Kundenbindung-Hotel Helvetia

Das fand ich eine sehr nette Geste und ich habe mich gefreut, dass ich hier offenbar den „Stammkundinnenstatus“ erreicht habe, ganz ohne an irgendwelchen Programmen teilnehmen zu müssen. Das fehlende Komma stört mich dabei gar nicht. Hier hat doch tatsächlich jemand einen kleinen Gruß für mich VON HAND geschrieben – das ist in diesen digitalen Zeiten ein Zeichen wahrer Wertschätzung!

Ich habe meinen Aufenthalt im Hotel Helvetia wieder sehr genossen und empfehle das Haus gerne weiter (dafür bekomme ich übrigens auch keine Prämie oder Sonstiges). In meinem Allgäu-Blog habe ich es bereits vorgestellt, zum entsprechenden Beitrag geht es hier.

spattered heart

29. Juni 2016
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Geschäftskorrespondenz: Bitten Sie nicht zu freundlich

Bitten zu freundlich formulieren – geht das überhaupt? Schließlich ist es uns doch ein Anliegen, unseren Korrespondenzpartnern Wertschätzung und Respekt zu zeigen.

Aber: Ja, man kann tatsächlich auch zu freundliche Worte wählen und damit unfreiwillig selbst verhindern, dass man den Zweck seines Schreibens erreicht.

Das ist mir kürzlich wieder einmal im Rahmen eines Workshops aufgefallen, den ich gehalten habe. Es waren lauter sehr nette Teilnehmer da. Und manche von ihnen wählten sehr, sehr freundliche Formulierungen, wenn sie ihre Korrespondenzpartner um etwas bitten wollten.

Zum Beispiel so:

Wenn Sie die ausgefüllten Bögen bitte zu Beginn eines jeden Monats unaufgefordert bei mir abgeben würden, wäre ich Ihnen sehr dankbar.

Dürften wir Sie bitten, uns Ihr Gutachten in den nächsten Tagen zukommen zu lassen? Die Frist für die Einreichung war bereits der …

Zu Beginn des neuen Quartals möchte ich Sie alle herzlich darum bitten, sich an meine Büro-Öffnungszeiten zu halten.

Alle drei berichteten übrigens, dass der Erfolg ihrer Schreiben bzw. E-Mails nicht wirklich durchschlagend war: Immer wieder mussten sie ihre Kollegen bzw. Geschäftspartner um dasselbe bitten, denn die schienen sie nie richtig ernst zu nehmen …

Wo lag das Problem bei diesen Bitten?

Sie waren so zaghaft formuliert, dass den Empfängern vermutlich gar nicht bewusst geworden ist, dass es sich in Wirklichkeit um konkrete Aufforderungen handelt. Noch dazu um welche, die sich auf Selbstverständliches beziehen:

Wenn im Rahmen einer Tätigkeit irgendwelche Bögen oder Gutachten zu bestimmten Terminen abzugeben sind, gehört das eben dazu. Dann gibt man sie selbstverständlich fristgerecht ab und nicht erst nach (mehrmaliger) Aufforderung. Für die Büro-Öffnungszeiten gilt dasselbe: Wenn es welche gibt, hält man sich daran. Oder man vereinbart in Ausnahmefällen einen Extra-Termin. Ist doch klar.

Die Absender dieser Schreiben haben vor allem deshalb so über-freundlich formuliert, weil sie das Gefühl hatten, sie dürften ihren Korrespondenzpartnern keine Anweisungen geben und sie nicht bevormunden. Genau so kam es bei den Empfängern dann auch an: Sie nahmen die Anliegen vielleicht zur Kenntnis, aber sicher nicht ernst.

Und so sieht die Lösung aus:

Wenn Sie ein beruflich bedingtes Anliegen an Kollegen oder Geschäftspartner haben, formulieren Sie eindeutig, was zu tun ist. Sie bitten sie schließlich nicht um einen persönlichen Gefallen, sondern fordern sie zu etwas auf, das getan werden muss, damit Sie Ihre Aufgabe vernünftig erfüllen können. Falls es nicht getan wird, hat das Konsequenzen. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Bitte geben Sie die ausgefüllten Bögen bis spätestens zum dritten Tag eines jeden Monats bei mir ab. Verspätet abgegebene Bögen führen zu Verzögerungen bei der Abrechnung.

Ihr Gutachten – Abgabetermin war der … – ist noch nicht bei mir eingegangen. Bitte reichen Sie es bis zum … nach, damit wir den Vorgang termingerecht abschließen können.

Ich bin gerne während meiner Büro-Öffnungszeiten für Sie da. Außerhalb dieser Zeiten können Sie mich ab sofort weder telefonisch noch persönlich erreichen, da ich dann im Auftrag von Herrn … andere Aufgaben übernehme.

Sie sehen: Klare Ansage – klare Wirkung. Und unfreundlich sind diese Formulierungen noch lange nicht!

Zum Bitten gehört natürlich auch das Danken. Ein Muster-Dankschreiben finden Sie hier.

22. Juni 2016
nach Judith
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Alsbald versus alsbaldig

Eigentümlich altmodisch klingt das Wort „alsbald“. Und doch sind Wendungen wie „und er entschwand alsbald“ irgendwie nett. In manchen feststehenden Floskeln kommt auch das zugehörige Adjektiv „alsbaldig“ noch vor.

Beispiel: „Die Ware ist zum alsbaldigen Verzehr bestimmt“.

Auch das erscheint nicht weiter ungewöhnlich. Stutzen lässt mich allerdings dieser Aufdruck auf einem Glas mit Schattenmorellen:
Schattenmorellen-alsbaldig-P1140854-verkleinert

Nanu – „alsbaldig“ als Adverb statt als Adjektiv?

Doch siehe da, diesmal handelt es sich nicht um einen Grammatikfehler. Vielmehr – so lese ich im Duden – liegt hier eine Schweizerische Eigenheit vor. Das Wort „alsbaldig“ wird als landsmannschaftlich gekennzeichnet. Und da ich selbst leidenschaftliche Dialektsprecherin bin und mein Schwäbisches Idiom ebenfalls gespickt ist mit alemannischen Ausdrücken, bin ich gerne bereit, diese für meine Ohren ungewöhnliche Formulierung zu akzeptieren.

So viel für heute – auf dass Sie alsbaldig wieder auf unserem Briefprofi-Blog vorbeischauen …