Zum Jahreswechsel werden in vielen Unternehmen die Preise neu kalkuliert, mitunter mit dem Ergebnis, dass man eine Preiserhöhung ankündigen muss. Das ist ein schwieriger Schreibanlass, denn Kunden sind von höheren Preisen verständlicherweise wenig begeistert. An dieser Tatsache können Sie nichts ändern, wohl aber an der Art, wie Sie die Botschaft formulieren. Negatives sollten Sie in Schreiben an Kunden grundsätzlich nicht beschönigen, aber auch nicht dramatisieren.
Preiserhöhung ankündigen: So lieber nicht!
Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie Sie es lieber nicht machen sollten:
Negativbeispiel
Sehr geehrte Damen und Herren,
aus gegebenem Anlass senden wir Ihnen heute den Link zu unserer neuen Preisliste, die am 01.02.19 in Kraft treten wird: (Link). Bei einigen Artikeln wird es leider Preiserhöhungen geben müssen, da sich die Vormaterialpreise und die Energiepreise in den letzten Jahren für uns erheblich erhöht haben. Zusätzlich sind unsere Lohnkosten durch die Einführung und die weiteren Anpassungen des Mindestlohnes stark gestiegen.
Wir haben alle Artikel genauestens kalkuliert und können Ihnen daher für einige Artikel auch Preissenkungen bekanntgeben.
Weiterhin war es notwendig, die Mindermengenregelung neu zu gestalten. Auf Grund des hohen Aufwandes bei der Produktion kleinerer Mengen haben wir die Zuschläge ausweiten müssen, bieten Ihnen aber gleichzeitig bei der Abnahme größerer Mengen auch Rabatte an. Alle anderen Konditionen bleiben unverändert.
Wir bitten um Verständnis und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
Was ist hier schiefgegangen?
Das Unternehmen präsentiert sich in diesem Schreiben als Opfer der Umstände: „Leider“ sind bestimmte Kosten gestiegen, deswegen „musste“ man die Preise erhöhen. Kleinmengen verursachen Mehraufwand, daher „mussten“ die Zuschläge erhöht werden.
Dass einige Preise sinken und es für größere Abnahmemengen Rabatte gibt, geht vor lauter Negativem fast unter. Dass die Mitarbeiter zuvor offenbar deutlich unter dem Mindestlohn bezahlt wurden, macht auf Kunden womöglich ohnehin keinen besonders guten Eindruck. Insgesamt könnte man den Schluss ziehen, dass das Unternehmen nicht besonders gut dasteht und kein vertrauenswürdiger Lieferant ist.
Das ist gewiss nicht die Wirkung, die der Absender mit dieser E-Mail erzielen wollte.
Und wie machen Sie es besser, wenn Sie eine Preiserhöhung ankündigen müssen?
Sie brauchen nichts zu verschleiern und sollten auch nicht von „Preisanpassungen“ schreiben, wenn Sie „Preiserhöhungen“ meinen. Aber Sie sollten das Positive stärker betonen und die Gründe für die neuen Preise sachlicher darstellen. Verzichten Sie auf Passivkonstruktionen und das Verb „müssen“, damit Sie als aktiv Handelnde wahrgenommen werden. Dann müssen Sie auch nicht um Verständnis bitten und auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit hoffen, sondern können beides vernünftigerweise erwarten.
So könnte dies in unserem Praxisbeispiel aussehen:
Musterformulierung
Sehr geehrte Damen und Herren,
heute senden wir Ihnen den Link zu unserer neuen Preisliste, die am 01.02.19 in Kraft treten wird: (Link).
Wir haben alle Artikel neu kalkuliert. Manche Preise sind unverändert geblieben, manche konnten wir senken, einige haben wir erhöht. Letzteres liegt vor allem an gestiegenen Material-, Lohn- und Energiekosten.
Wir konnten einen Teil der Kostensteigerungen durch Prozessoptimierungen ausgleichen. Aus diesem Grund haben wir auch unsere Konditionen geändert: Zukünftig gewähren wir zusätzliche Rabatte bei Abnahmen größerer Mengen, Kleinbestellungen verteuern sich dagegen. Die entsprechenden Regelungen finden Sie ebenfalls auf der Preisliste; die übrigen Konditionen gelten unverändert weiter.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Sie sehen: Am Inhalt habe ich bei der Überarbeitung kaum etwas geändert, sondern nur die Mindestlohngeschichte gestrichen. Dafür habe ich dem Unternehmen verbal die Gestaltungsmacht über Preise und Konditionen zurückgegeben. Die Formulierung macht den Unterschied!
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