Die meisten von uns haben mitunter das Gefühl, in der Nachrichtenflut geradezu unterzugehen – wie hilfreich ist da ein präziser Betreff in E-Mails. Aus ihm können wir erkennen,
- worum es in der E-Mail geht,
- ob und wie wichtig sie ist,
- ob sie sofort oder später bearbeitet werden sollte.
Umso ärgerlicher ist es, dass so viele E-Mails eintreffen, deren Betreff nicht einmal annähernd erahnen lässt, worum es geht. Diesen Ärger können Sie immerhin den Empfängern Ihrer E-Mails ersparen, wenn Sie selbst Ihre Betreffzeilen eindeutig formulieren.
Im Idealfall sind im Betreff in E-Mails bereits alle relevanten Informationen enthalten
Wenn Sie gemeinsam mit dem Empfänger an einem (einzigen) Projekt arbeiten, müssen Sie nicht jedes Mal dazu schreiben, um welches es geht. Dann genügt es, anzugeben, was Sie diesmal möchten bzw. schicken: etwa eine Terminverschiebung oder einen Zwischenbericht. Wenn Sie mit einer völlig neuen Frage an einen wenig oder gar nicht bekannten Empfänger herantreten, sollten Sie im Betreff dagegen mehr Informationen liefern. Das kann zum Beispiel so aussehen:
Zu lang sollte der Betreff allerdings nicht ausfallen, da je nach Programm und Fenstergröße sonst Teile davon für Ihre Empfänger nicht lesbar sind. Wenn Sie ins Ausland (z. B. auch in die Schweiz) schreiben, sollten Sie außerdem die Umlaute auflösen und „ß“ durch „ss“ ersetzen. Sonst kommt beim Empfänger nur ein merkwürdiger Zeichensalat an.
Vorsicht bei Spam-verdächtigen Formulierungen
E-Mail-Profis achten beim Betreff zusätzlich darauf, dass er keine Begriffe enthält, die von Anti-Spam-Programmen als verdächtig eingestuft werden. In diese Falle bin ich kürzlich selbst wieder einmal getappt, als wir auf diesem Blog eine Verlosungsaktion durchgeführt haben und ich die Gewinner benachrichtigt habe. Betreff:
Sie haben ein Super-Buch gewonnen!
Natürlich hat kein Gewinner auf diese Nachricht geantwortet, weil sie bei jedem im Spam-Filter gelandet ist. Es war aber gar nicht so einfach, auf die Begriffe „Gewinn“, „gewonnen“ und „Verlosung“ zu verzichten. Ich habe mich dann für eine neutrale Formulierung entschieden:
Ihr Kommentar bei den Briefprofis
Immerhin habe ich drei der vier Super-Bücher an die ursprünglichen Gewinner versenden können …
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