Dankschreiben: Tipps für Ihre Geschäftskorrespondenz

„Danke“ kann man im zwischenmenschlichen Umgang gar nicht oft genug sagen bzw. in einem Dankschreiben formulieren – das gerät im stressigen Büroalltag allerdings manchmal in Vergessenheit. Dabei gibt es so viele Anlässe, um Kunden, Kollegen und anderen Geschäftspartnern zu danken: etwa für Informationen, Tipps, Hilfestellungen, Einladungen, Gefälligkeiten und andere nicht selbstverständliche Dinge.

Natürlich können Sie das oft im Rahmen eines Telefonats oder persönlichen Gesprächs tun, wenn es sich gerade ergibt. Andernfalls schreiben Sie eben eine eigene E-Mail. Oder Sie verfassen sogar ein paar handschriftliche Zeilen, je nach der Bedeutung des Gefallens, den Ihnen die jeweilige Person erwiesen hat.

Das gehört in ein Dankschreiben an einen Kunden

• Nennung des konkreten Grundes für das Schreiben
• möglichst persönlich formulierter Dank
• gegebenenfalls ein Hinweis auf ein kleines Dankesgeschenk (bei Firmenkunden sollten Sie von großen Geschenken absehen – sie könnten als Bestechungsversuch ausgelegt werden)
• gegebenenfalls die Ankündigung von Konsequenzen aus dem Anlass, für den gedankt wird

Tipp: Verzichten Sie bei Dankschreiben auf den Betreff und die „freundlichen Grüße“. Das würde zu geschäftsmäßig und unpersönlich wirken.

Musterformulierung für ein Dankschreiben an eine Kundin

Anlass: Die Kundin hat eine Empfehlung ausgesprochen. Damit hat sie sich auf jeden Fall einen herzlichen Dank verdient!

Liebe Frau …,

heute hat uns Frau … den Auftrag für … erteilt. Sie hat sich dabei ausdrücklich auf Sie berufen und betont, dass Ihre Referenz ausschlaggebend dafür war, sich an uns zu wenden.

Vielen Dank für diese liebenswürdige Empfehlung! Ich freue mich sehr darüber, dass Sie als Kundin mit unseren Leistungen so zufrieden sind, dass Sie uns an befreundete Unternehmen/Personen weiterempfehlen. Wir arbeiten sehr gerne für Sie und werden auch zukünftig unser Bestes geben, um Sie zufriedenzustellen.

Mit herzlichen Grüßen

Weitere Muster für Dankschreiben zu verschiedenen Anlässen finden Sie in meinem Ratgeber Kundenorientierte Korrespondenz.