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5 Tipps, mit denen Sie gute Protokolle schreiben

Früher waren sie eine klassische Sekretariatsaufgabe, heute müssen auch ganz normale Büroarbeiter und sogar Führungskräfte Protokolle schreiben. Dabei geht es meist um Ergebnisprotokolle, in denen kurz und knapp festgehalten wird, was besprochen wurde, welche Beschlüsse gefasst und welche Aufgaben an wen verteilt wurden.

Besonders anspruchsvoll ist das, wenn ein Simultanprotokoll erstellt wird: Die protokollierende Person schreibt am Laptop mit, das Geschriebene wird per Beamer an die Wand geworfen, wo alle anderen Besprechungsteilnehmer es sehen und billigen oder auch verwerfen können. Aber auch sonst ist das Protokollieren eine komplexe Aufgabe. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, sie zu meistern:

Protokolle schreiben – 5 praxiserprobte Tipps

Eine solide Vorbereitung, Aufmerksamkeit und Konzentration sind die wichtigsten Voraussetzungen für ein gutes Protokoll.

Tipp 1: Bereiten Sie sich inhaltlich vor.

Klären Sie vorab folgende Fragen: Worum geht es in dieser Besprechung? Wer sind die Teilnehmer, wer bekommt das Protokoll hinterher zu lesen? Ein Meeting unter Experten, das auch nur Experten lesen, kann im Fachjargon protokolliert werden. Sind im Empfängerkreis auch Nicht-Experten vertreten, müssen Sie eine gewisse „Übersetzungsleistung“ erbringen und auch etwas ausführlicher mitschreiben.

Tipp 2: Bereiten Sie Ihre Unterlagen vor.

Wenn Sie direkt am Laptop mitprotokollieren, sollten Sie das in einem vorher angelegten Formular tun, in dem die Agenda bereits eingetragen ist. Dann brauchen Sie nur noch den Protokollkopf auszufüllen und die Beschlüsse, To-dos und Termine einzutragen.

Falls Sie auf Papier mitschreiben: Bereiten Sie auch hier ein Blatt für den Kopf vor, auf dem Sie die Teilnehmer abhaken und den Rest schnell eintragen können. Für die weitere Mitschrift nutzen Sie am besten kariertes Papier mit einem breiten Rand für Anmerkungen und Ergänzungen und einen weichen Bleistift oder einen Rollerball zum Schreiben.

Tipp 3: Bleiben Sie neutral und sachbezogen.

Beim Protokollieren schreiben Sie genau das mit, was besprochen und beschlossen wurde, nicht mehr und nicht weniger. Kommentare und private Einschätzungen gehören nicht in ein Protokoll.

Tipp 4: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Hören Sie dem jeweiligen Sprecher aufmerksam zu und versuchen Sie, seiner Argumentation zu folgen. Überlegen Sie bei jedem Redeabschnitt, was genau gesagt wurde und was davon so wichtig ist, dass es festgehalten werden muss. Mündet der Redebeitrag in einen Beschluss, ein To-do oder einen Termin, notieren Sie das im Laptop-Formular in der jeweiligen Spalte. In Ihren Mitschriften auf Papier markieren Sie den Abschnitt farbig (z. B. Beschlüsse rot, To-dos gelb). Das hilft Ihnen bei der Nachbereitung.

Tipp 5: Erledigen Sie die Nachbearbeitung bzw. Reinschrift möglichst bald.

Solange Sie die Besprechung samt Themen noch frisch im Kopf haben, ist es viel einfacher, das Protokoll fertigzustellen als nach einem Abstand von mehreren Tagen. Je komplexer das Thema und je länger die Sitzung, desto schneller sollten Sie sich an die Ausarbeitung machen.

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