Blogbeiträge haben für Schreibende und Leser den Vorteil, dass sie meistens nur einen Gedanken behandeln, und den in knackiger Kürze. Mitunter werden Sie in Ihrem Berufsleben aber auch mehrseitige Texte zu komplexeren Themen verfassen müssen, etwa Berichte, Stellungnahmen oder Dokumentationen. Dann können Sie nicht „kurz mal“ einen interessanten Gedanken in die passenden Worte fassen. Sondern sie müssen vorab jeweils genau überlegen, wie Sie diese längeren Texte gliedern wollen.
Bereits wenn Sie drei oder fünf Seiten schreiben, sollten Sie zumindest für sich selbst vorab klären, welche Inhalte Sie in welcher Reihenfolge bringen und wie Sie Ihre Argumentation aufbauen wollen. Sie brauchen also eine Grobgliederung, die Ihnen als gedankliches Gerüst dient. Diese Grobgliederung sollte in Form von Zwischenüberschriften im Text sichtbar werden. Dann wissen Sie beim Schreiben immer, wo Sie gerade sind und der Leser kann Ihren Gedanken leichter folgen.
Texten mit einem Umfang von mehr als zehn Seiten sollten Sie ein Inhaltsverzeichnis voranstellen. Das ist für den Leser nützlich, weil er sich dann im Text leichter orientieren und bestimmte Passagen schneller (wieder-)finden kann.
Und wie können Sie nun längere Texte gliedern?
Die Struktur ergibt sich aus den Fragen, die sich derjenige stellt, für den Sie den Text schreiben. Ihre Aufgabe ist es dann nur noch, die Antworten in der für den Leser logischen Reihenfolge zu beantworten.
Dazu ein Praxis-Beispiel
In einem meiner Seminare saß einmal ein Teilnehmer, der in einem größeren Unternehmen ein Projekt von seinem Vorgänger „geerbt“ hatte, das alles andere als rund gelaufen war. Er hatte einige Monate damit verbracht, sich einen Überblick über den Projektstand zu verschaffen und sollte nun darüber einen höchstens 30-seitigen Bericht für die Top-Führungsebene schreiben.
Der Bericht war in zweifacher Hinsicht bedeutsam: Zum einen würde die Unternehmensführung danach entscheiden, ob und ggf. wie das Projekt zu Ende gebracht werden sollte. Zum anderen ging es um die Karriere des Mannes: Wenn er einen überzeugenden Weg aufzeigen könnte, aus dem Problemprojekt doch noch ein erfolgreiches zu machen und das Ganze auch noch erfolgreich managen würde, wäre das seine Empfehlung für höhere Aufgaben im Unternehmen.
Leider war das Projekt – es ging um die Etablierung bzw. Optimierung eines abteilungsübergreifenden Workforce-Management-Systems – tatsächlich technisch wie organisatorisch sehr komplex, zudem wurde es von etlichen der betroffenen Mitarbeiter vehement abgelehnt. 30 Seiten sind da nicht viel, und eine gute Gliederung ist gar nicht so einfach herzubekommen. Der Mann hatte schon mit seinem Bericht angefangen. Er hatte mehr oder weniger chronologisch aufgeschrieben, was an dem Projekt gemacht worden war und was jeweils nicht geklappt hatte. Dadurch hatte der Leser keinen Überblick darüber, wie der aktuelle Stand eigentlich war und erst recht wurde nicht klar, wie man das Ganze noch retten könnte.
Wir haben Folgendes überlegt: Zuerst sollte in diesem Bericht stehen, warum man das Projekt eigentlich gestartet hatte und welche Ziele sich damit erreichen ließen. Dann musste ein Überblick darüber folgen, was schon gemacht worden war, was davon funktionierte und wo es aus welchen Gründen noch Schwierigkeiten gab. Nach der Analyse sollte ein konkreter Vorschlag folgen, was nun zu tun und wie das Projekt noch zu einem guten Abschluss zu bringen sei.
Die Gliederung sah am Ende etwa so aus
Projektbericht: Optimierung des Workforce-Management-Systems der ABC AG
1. Das Workforce-Management-System der ABC AG und seine Bausteine
1.1 Das Workforce-Management-System im Überblick
1.2 Die Bausteine des Workforce-Management-Systems
2. Der bisherige Projektverlauf
2.1 Projektziele und Kick-off
2.2 Projekthistorie
3. Der aktuelle Stand
3.1 Projekterfolge: Das wurde erreicht
3.2 Projektdefizite: Wo es Schwierigkeiten gab
4. Die weitere Projektplanung
4.1 Maßnahmenplan
4.2 Ressourcenbedarf
4.3 Projektzeitplan
5. Anhang
Mein Rat lautet also: Erst die Gliederung erstellen, dann schreiben!
Wenn Sie längere Texte gliedern wollen, stellen Sie sich erst die Fragen, die darin beantwortet werden wollen und bauen danach Ihre Gliederung. Die ist das Gerüst, an dem Sie sich beim Schreiben entlanghangeln, sie muss also schon stehen, wenn Sie den ersten Satz schreiben. Das heißt allerdings nicht, dass die Gliederung immer eins zu eins übernommen werden muss. Beim Schreiben werden Sie vermutlich an der ein oder anderen Stelle bemerken, dass bestimmte Punkte doch mehr Platz brauchen und andere zusammengefasst werden können. Das macht nichts – die Gliederung wird Ihnen trotzdem nützlich sein.
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