Geschäftskorrespondenz: Bitten Sie nicht zu freundlich

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Bitten zu freundlich formulieren – geht das überhaupt? Schließlich ist es uns doch ein Anliegen, unseren Korrespondenzpartnern Wertschätzung und Respekt zu zeigen.

Aber: Ja, man kann tatsächlich auch zu freundliche Worte wählen und damit unfreiwillig selbst verhindern, dass man den Zweck seines Schreibens erreicht.

Das ist mir kürzlich wieder einmal im Rahmen eines Workshops aufgefallen, den ich gehalten habe. Es waren lauter sehr nette Teilnehmer da. Und manche von ihnen wählten sehr, sehr freundliche Formulierungen, wenn sie ihre Korrespondenzpartner um etwas bitten wollten.

Zum Beispiel so:

Wenn Sie die ausgefüllten Bögen bitte zu Beginn eines jeden Monats unaufgefordert bei mir abgeben würden, wäre ich Ihnen sehr dankbar.

Dürften wir Sie bitten, uns Ihr Gutachten in den nächsten Tagen zukommen zu lassen? Die Frist für die Einreichung war bereits der …

Zu Beginn des neuen Quartals möchte ich Sie alle herzlich darum bitten, sich an meine Büro-Öffnungszeiten zu halten.

Alle drei berichteten übrigens, dass der Erfolg ihrer Schreiben bzw. E-Mails nicht wirklich durchschlagend war: Immer wieder mussten sie ihre Kollegen bzw. Geschäftspartner um dasselbe bitten, denn die schienen sie nie richtig ernst zu nehmen …

Wo lag das Problem bei diesen Bitten?

Sie waren so zaghaft formuliert, dass den Empfängern vermutlich gar nicht bewusst geworden ist, dass es sich in Wirklichkeit um konkrete Aufforderungen handelt. Noch dazu um welche, die sich auf Selbstverständliches beziehen:

Wenn im Rahmen einer Tätigkeit irgendwelche Bögen oder Gutachten zu bestimmten Terminen abzugeben sind, gehört das eben dazu. Dann gibt man sie selbstverständlich fristgerecht ab und nicht erst nach (mehrmaliger) Aufforderung. Für die Büro-Öffnungszeiten gilt dasselbe: Wenn es welche gibt, hält man sich daran. Oder man vereinbart in Ausnahmefällen einen Extra-Termin. Ist doch klar.

Die Absender dieser Schreiben haben vor allem deshalb so über-freundlich formuliert, weil sie das Gefühl hatten, sie dürften ihren Korrespondenzpartnern keine Anweisungen geben und sie nicht bevormunden. Genau so kam es bei den Empfängern dann auch an: Sie nahmen die Anliegen vielleicht zur Kenntnis, aber sicher nicht ernst.

Und so sieht die Lösung aus:

Wenn Sie ein beruflich bedingtes Anliegen an Kollegen oder Geschäftspartner haben, formulieren Sie eindeutig, was zu tun ist. Sie bitten sie schließlich nicht um einen persönlichen Gefallen, sondern fordern sie zu etwas auf, das getan werden muss, damit Sie Ihre Aufgabe vernünftig erfüllen können. Falls es nicht getan wird, hat das Konsequenzen. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Bitte geben Sie die ausgefüllten Bögen bis spätestens zum dritten Tag eines jeden Monats bei mir ab. Verspätet abgegebene Bögen führen zu Verzögerungen bei der Abrechnung.

Ihr Gutachten – Abgabetermin war der … – ist noch nicht bei mir eingegangen. Bitte reichen Sie es bis zum … nach, damit wir den Vorgang termingerecht abschließen können.

Ich bin gerne während meiner Büro-Öffnungszeiten für Sie da. Außerhalb dieser Zeiten können Sie mich ab sofort weder telefonisch noch persönlich erreichen, da ich dann im Auftrag von Herrn … andere Aufgaben übernehme.

Sie sehen: Klare Ansage – klare Wirkung. Und unfreundlich sind diese Formulierungen noch lange nicht!

Zum Bitten gehört natürlich auch das Danken. Ein Muster-Dankschreiben finden Sie hier.

Ein Kommentar

  1. Hallo,

    vielen Dank für den super Beitrag. Das hat mir wirklich sehr weitergeholfen .

    MfG René

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