Selbst Websites, die auf den ersten Blick mehr versprechen – nämlich ansprechende Mustertexte – bieten nur die üblichen Standardformulierungen.

Für die gute Zusammenarbeit im vergangenen Jahr möchten wir uns sehr herzlich bedanken.

Wir wünschen Ihnen besinnliche Weihnachtsfeiertage und einen erfolgreichen Start ins neue Jahr!

Wir bedanken uns für das Vertrauen, das Sie uns im Jahr 2019 entgegengebracht haben.

Ja, klar, diese Aussagen haben ihre Berechtigung. Aber sie sind eben nicht sonderlich originell und wiederholen sich nahezu wortgleich Jahr für Jahr.

Idee 1: Suchen Sie nach einem aktuellen Aufhänger

Der erste und wichtigste Tipp für neue Ideen lautet: Suchen Sie nach einem aktuellen Aufhänger. Was hat das Jahr, das gerade zuende geht, so besonders gemacht? Welche Ereignisse haben die Menschen begeistert und mitgerissen? Welche Jubiläen oder Gedenktage wurden begangen? Hilfreich sind hierbei die Sucheingaben „Ereignisse (Jahreszahl)“ oder „Kalender (Jahreszahl)“. Sie können auch einfach die aktuelle Jahreszahl in das Online-Lexikon Wikipedia eingeben und nachlesen, was wichtig war. Wenn Sie dadurch noch nicht die zündende Idee finden, wiederholen Sie Ihre Suche und geben statt 2019 beispielsweise 1919 und 1819 ein.

Stoßen Sie auf den Geburtstag einer berühmten Persönlichkeit, dann tippen sie deren Namen zusammen mit dem Begriff „Zitate“ ins Google-Suchfeld. Mit etwas Glück finden Sie einen Ausspruch, der gut zu Ihrem geplanten Weihnachtgruß passt.

In meinen beiden Musterbriefen für dieses Jahr finden Sie ein Zitat von Clara Schumann, deren Geburtstag sich 2019 zum 200. Mal jährt, und die Einführung der Versandart „Päckchen“ durch die Deutsche Reichspost, die 100 Jahre zurückliegt. Lesen Sie hier, was ich daraus gemacht habe – selbstverständlich dürfen Sie die Mustertexte für sich nutzen.

Idee 2: Suchen Sie ein Zitat mit Schlüsselbegriff

Geben Sie in Google einen Schlüsselbegriff ein und setzen Sie das Wort „Zitate“ hinzu. Dabei können Sie als Schlüsselbegriff ruhig die üblichen Verdächtigen nehmen, die praktisch in jedem geschäftlichen Weihnachtsbrief auftauchen wie etwa „Zusammenarbeit“ oder „Vertrauen“.

Beispiel: „Zusammenarbeit Zitate“. Nach Eingabe der Suchbegriffs finde ich gleich unter den ersten Treffern ein Zitat von Henry Ford:

Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg.

Wunderbar, das ist doch der ideale Aufhänger, um sich für eine langjährige, erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu bedanken. Und schon hebt sich mein neuer Weihnachtsgruß wohltuend ab von der Masse der ideenlosen Einheitsformulierungen.

Idee 3: Greifen Sie saisonale Bräuche oder Redewendungen auf

Saisonale Bräuche oder Rendewendungen aufzugreifen, das mag etwas unkonventionell klingen, liefert aber häufig ebenfalls einen sehr hübschen Einstieg, wenn Sie geschäftliche Weihnachtsbriefe formulieren.

Wer zum Beispiel einen guten Rutsch ins neue Jahr wünscht, der will den Empfänger seines Briefes nicht aufs Glatteis führen. Vielmehr stammt der Ausdruck aus dem Hebräischen. Das jüdische Neujahrsfest heißt Rosch Haschana, wörtlich übersetzt: der Kopf des neuen Jahres. Aus Rosch wurde hierzulande „Rutsch“ – das ist doch als Aufhänger wirklich nett, oder nicht?

Noch ein Beispiel: Ich komme aus Schwaben, und mein Lieblingsgebäck zu Weihnachten heißt „Spitzbuben“. Es handelt sich dabei um zwei aufeinandergesetzte „Ausstecherle“, die mit Marmelade zusammengeklebt werden. In einem sehr persönlichen Weihnachtsbrief könnte ich beispielsweise schreiben:

Spitzbuben – so heißt mein Lieblingsgebäck, auf das ich mich jedes Jahr in der Weihnachtszeit besonders freue und von denen ich Ihnen eine kleine Kostprobe sende. Ich finde, nach so vielen Monaten harter Arbeit und anstrengender Projekte dürfen wir jetzt eine vergnügte, schelmische Auszeit genießen. Lassen Sie es sich schmecken! Frohe Weihnachten …

Oder Sie lassen uns Ihre geschäftlichen Weihnachtsgrüße formulieren

Sie haben nicht genug Zeit und Muße, sich für Ihre Weihnachtsbriefe 2019 etwas Originelles einfallen zu lassen? Dann können Sie es sich auch leicht machen und bei uns einen passenden Text bestellen. Sie sagen uns, was Sie sich in etwa vorstellen, wir schreiben einen Entwurf, den Sie genehmigen oder (einmal) von uns ändern lassen können. Das Ganze kostet Sie nur 90 Euro plus MwSt. und Sie können die Weihnachtszeit entspannter genießen.

Der Beitrag Geschäftliche Weihnachtsbriefe formulieren – Tipps zur Ideenfindung erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Um Abhilfe zu schaffen, stelle ich Ihnen zwei Muster-Weihnachtsbriefe in unseren Blog, die Sie gerne verwenden dürfen – wenn Sie mögen auch in abgewandelter Form. Einer richtet sich an Geschäftspartner, der andere an langjährige Kunden im B2B-Bereich. Ich hoffe, Sie können sie gebrauchen. Falls nicht: Melden Sie sich bei uns, denn wir schreiben Ihnen gerne einen Weihnachtsbrief 2019 – ganz individuell nach Ihren persönlichen Vorgaben.

Mustertext für einen Weihnachtsbrief 2019 an Geschäftspartner

„Meine Kunst lasse ich nicht liegen, ich müsste mir ewig Vorwürfe machen! “

Liebe Frau … /Lieber Herr …,

vor 200 Jahren wurde Clara Schumann geboren, von der dieser Ausspruch stammt. Sie machte ihre Kunst zum Beruf, wurde Pianistin – und brachte es zu großem Ruhm in diesem Beruf , der ja für eine Frau in der damaligen Zeit höchst ausgefallen war .

Auch Sie haben Ihre Kunst während des gesamten Jahres 2019 nicht liegen lassen, auch wenn es hier natürlich nicht um eine musische Kunst geht. Sie waren uns eine kompetente und zuverlässige Geschäftspartnerin/ein kompetenter und zuverlässiger Geschäftspartner, auf die/den wir uns stets verlassen konnten. Dafür danken wir Ihnen sehr herzlich.

Der Jahreswechsel naht, und so hoffen wir, dass Sie Zeit finden werden, sich auch auf die Künste zu besinnen, die vielleicht in den vergangenen Monaten zu kurz gekommen sind: auf Musik oder kreatives Schaffen, auf die Modelleisenbahn oder aufs Rätsellösen.

Wir wünschen Ihnen ein frohes Weihnachtsfest und ein glückliches neues Jahr 2020!

(Unterschrift)

Musterformulierung für einen Weihnachtsgruß 2019 an Kunden

Liebe Frau … /Lieber Herr …,

wussten Sie, dass die Versandform „Päckchen“ genau 100 Jahre alt ist? Die Deutsche Reichspost führte das kleine Paket im Dezember 1919 ein. So hatten Privatpersonen erstmals die Möglichkeit, Geschenke oder Verpflegung zu versenden. Vorher war es nur Unternehmen vergönnt gewesen, Pakete auf den Versandweg zu bringen.

Was wir Ihnen heute schicken, ist gewissermaßen ein virtuelles Päckchen. Darin befindet sich ein herzlicher Dank für das Vertrauen, das Sie uns entgegengebracht, und die Treue, die Sie uns gehalten haben. Wir wissen dies sehr zu schätzen.

In unser virtuelles Päckchen haben wir auch viele Wünsche für die Zukunft eingepackt: Mögen Sie ein friedvolles und schönes Weihnachtsfest feiern und möge Ihnen das neues Jahr viel Gutes bescheren! Wir freuen uns schon auf unsere Zusammenarbeit im nächsten Jahr!

Mit herzlichen Grüßen zum Christfest

(Unterschrift)

Falls Sie noch weitere Inspiration für Ihren Weihnachtsbrief 2019 suchen, empfehlen wir Ihnen unsere Textvorschläge aus den letzten Jahren: In unserem Mustertext für den Weihnachtsbrief 2018 ging es um die Industrie 4.0, der Weihnachtsbrief 2017 basierte auf einem Zitat von Frank Wedekind, für den Weihnachtsbrief 2015 bemühten wir Shakespeare.

Der Beitrag Weihnachtsbrief 2019 – zwei Mustertexte (geschäftlich) erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Out-of-Office-Reply-Texte, die dem Empfänger Alternativen bieten

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub und werde ab dem XX.XX.2019 wieder im Büro sein. Für Anliegen, die nicht solange warten können, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin [email protected].

Guten Tag, dies ist eine automatische Antwort auf Ihre Nachricht, da ich bis einschließlich XX.XX.2019 im Urlaub bin. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen [email protected].

Hallo, Sie erreichen heute nur den automatischen Antwort-Assistenten, denn ich mache gerade Urlaub. Ab XX.XX.2019 bin ich zurück. Falls es sich um einen Notfall handelt, erreichen Sie mich unter meiner Handy-Nummer 0173 11223344.

Sie sind Solopreneur, haben keine Vertretung und möchten im Urlaub auch nicht über Ihr Handy kontaktiert werden? Dann können Sie das freundlich, aber bestimmt rüberbringen Bitte nicht mit Formulierungen wie „Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.“ Die bringen dem Empfänger keinen Erkenntnisgewinn und keinen Nutzen, klingen dafür aber kundenunfreundlich und „behördisch“.

Musterformulierungen für Abwesenheitsnotizen ohne Vertretung

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub. Ab dem XX.XX.2019 werde ich wieder im Büro sein und mich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern.

Guten Tag, dies ist eine automatische Antwort auf Ihre Nachricht, da ich bis einschließlich XX.XX.2019 nicht im Büro bin. Ich melde mich bei Ihnen, sobald ich zurück bin.

Hallo, Sie erreichen heute nur den automatischen Antwort-Assistenten, denn ich mache gerade Urlaub. Ab dem XX.XX.2019 bin ich gerne wieder für Sie da und werde Ihre E-Mail persönlich bearbeiten.

Ein weiteres schönes Beispiel für eine kundenfreundliche Abwesenheitsnotiz habe ich hier schon einmal vorgestellt. Unsere Gastautorin und Englisch-Expertin Bettina Schropp hat zudem Mustertexte für englische Out-of-Office-Benachrichtigungen für Sie zusammengestellt.

Der Beitrag Musterformulierungen für Abwesenheitsnotizen erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Im Prinzip ist die Sache ganz einfach: Substantive schreibt man im Deutschen groß, Verben klein. Man kann aber aus Verben oder Adjektiven auf mehrere Arten Substantive bilden – und für substantivierte Verben gilt die Großschreibung.

Wie „macht“ man substantivierte Verben?

In ein Freibad gehe ich, wenn ich mich entspannen, einen freien Nachmittag genießen und eine schöne Zeit erleben möchte. Das sind eindeutig drei Verben, die ebenso eindeutig kleingeschrieben werden.

Richtiges Entspannen fällt aber vielen Menschen schwer. Da es in diesem Satz um das Entspannen geht, handelt es sich um ein Substantiv. Klarer Fall für Großschreibung. Erst recht gilt das, wenn ich extra zum Entspannen, zum Genießen und zum Erleben ins Freibad gehe.

Die Kleinschreibung im Flyer-Foto ist also falsch.

Die Substantivierung des Verbs kann durch einen Artikel (der/die/das) oder eine Präposition (zum) erkennbar gemacht werden, muss es aber nicht. Auch sprachlich kann Entspannen eine knifflige Sache sein. Wer sich nicht sicher ist, stellt einfach die W-Frage, wie wir es in der Schule gelernt haben: Wer oder was kann schwierig sein? Das Entspannen. In Großschreibung.

Die Substantivierung von Verben ist im Deutschen übrigens auch durch Suffixe möglich, also durch Nachsilben. Durch ein angehängtes -ung wird die Entspannung ein sofort als solches erkennbares Substantiv. Dieselbe Wirkung können die Suffixe -heit und -keit erzielen. Beim Erleben und Genießen funktioniert das aber nicht. Macht nichts. Wir wissen ja jetzt, wie es geht und entspannen uns erst einmal.

Falls Sie sich für weitere Rechtschreibprobleme interessieren, empfehle ich Ihnen auch die Lektüre dieser orthografisch fragwürdigen Speisekarte und unserer Übersichtsseite Best of Rechtschreibung.

Der Beitrag Klein- oder Großschreibung? Für substantivierte Verben ist die Sache klar erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Das gehört inhaltlich in ein solches Schreiben

• Die Nennung der Veranstaltung/Vereinbarung
• Die klare Formulierung der Absage
• Mindestens ein wirklich plausibler Grund dafür
• Ein Ausdruck aufrichtigen Bedauerns

Zwei typische Situationen und Mustertexte für Absagen

Typische Anlässe für Absagen sind Einladungen bzw. Zusagen zu Einladungen, die zurückgezogen werden (müssen).

Fall 1: Sie haben eine Einladung angenommen, können aber doch nicht kommen

Ein Geschäftspartner feiert ein Jubiläum, eine Eröffnung oder ein anderes Fest und hat Sie eingeladen. Sie haben zugesagt, aber dann kommt etwas Wichtiges dazwischen. Wenn es eine schriftliche Einladung gab und Sie schriftlich zugesagt haben, müssen Sie nun auch schriftlich absagen.

So könnten Sie formulieren:

Sehr geehrte Frau X,

Ihr Firmenjubiläum am kommenden Samstag steht nun schon seit acht Wochen als freudig erwarteter Termin in meinem Kalender. Heute habe ich erfahren, dass meine Kollegin, Frau Y, plötzlich erkrankt ist und deswegen unser Unternehmen am Wochenende nicht auf der Z-Messe vertreten kann – stattdessen fällt mir diese Aufgabe zu.

Deswegen muss ich leider kurzfristig absagen. Es tut mir sehr leid, dass ich am Samstag nicht dabei sein kann!

Ein fröhliches und erfolgreiches Jubiläumsfest wünscht Ihnen

Fall 2: Sie haben zu einer Veranstaltung eingeladen, müssen diese aber absagen

Das ist vermutlich die noch unangenehmere Situation. Aber manchmal lässt sie sich einfach nicht vermeiden. Dann haben die Eingeladenen natürlich das Recht auf eine möglichst frühzeitige und ehrliche Information.

Absage des Symposiums „KI im QM – die Zukunft wartet“

Sehr geehrter Herr X,

über Ihre Zusage zur Teilnahme an unserem Symposium „KI im QM – die Zukunft wartet“ am Freitag (Datum) haben wir uns sehr gefreut. Über 40 Anmeldungen haben uns gezeigt, dass wir mit diesem Thema einen Nerv getroffen haben.

Leider hat uns nun die Grippewelle getroffen: Sowohl Frau Professorin Klug als auch Herr Professor Wichtig sind erkrankt und fallen als Key-Note-Speakerin bzw. als Moderator aus. Wir konnten so kurzfristig keine ähnlich qualifizierten Experten als Ersatz gewinnen. Noch dazu haben sich auch in unserem Organisationsteam die Reihen krankheitsbedingt gelichtet.

Deswegen müssen wir das Symposium leider absagen.

Wir bedauern sehr, wenn Ihnen dadurch Unannehmlichkeiten entstehen, bitten aber um Ihr Verständnis.

Sobald ein Ersatztermin feststeht, werden wir Sie informieren und freuen uns, wenn Sie daran teilnehmen können. Falls das nicht möglich ist, melden Sie sich bitte, wir erstatten Ihnen dann selbstverständlich die Teilnahmegebühr.

Freundliche Grüße

Falls Sie sich für Tipps und Mustertexte zu weiteren heiklen Korrespondenzanlässen interessieren, empfehle ich meine Beiträge dazu, wie Sie Preiserhöhungen ankündigen und wie Sie unnötige Nachfragen vermeiden.

Der Beitrag Absagen formulieren – bitte ehrlich und glaubwürdig! erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Darauf sollen Sie achten, wenn Sie Genesungswünsche versenden wollen

Auch wenn es sich um eine berufliche Beziehung handelt, handelt es sich um ein persönliches Schreiben. Deswegen eignet sich eine E-Mail nicht dafür, da muss schon ein richtiger Brief her.

Für diesen sollten Sie auf keinen Fall Ihr Firmenbriefpapier mit den üblichen Adress- und Kontoangaben verwenden. Drucken Sie Ihren Brief auf einen Repräsentationsbogen ohne diese Angaben. Oder schreiben Sie ihn gleich mit der Hand – das drückt noch mehr Wertschätzung aus. In diesem Fall können Sie auch eine Karte mit passendem Motiv verwenden.

Voraussetzung ist natürlich, dass Sie keine Handschrift haben, die nur von einem erfahrenen Graphologen entziffert werden kann.

Was gehört in ein Genesungsschreiben?

Im Wesentlichen geht es um drei Dinge:

• Wertschätzung für den Empfänger
• Ausdruck Ihrer persönlichen Anteilnahme
• Hoffnung auf Genesung/Stabilisierung bzw. gute Wünsche

Dabei sollten Sie Übertreibungen vermeiden, denn die wirken unaufrichtig: „Tief bestürzt“ wären Sie bei einem Geschäftspartner vielleicht bei seinem plötzlichen Tod, aber nicht bei einem Autounfall mit nicht lebensgefährlichen Verletzungen.

Auch vor Banalisierung sollten Sie sich hüten: Dass jemand „schnell wieder gesund“ sein möge, können Sie schreiben, wenn jemand den Fuß gebrochen hat, aber eher nicht, wenn eine Krebsdiagnose im Raum steht.

Musterformulierung: Genesungswünsche an eine bereits länger erkrankte Kollegin

Liebe Brigitte,

nun sind es schon sieben Wochen, dass Dein Schreibtisch/Arbeitsplatz verwaist ist, aber wir haben uns an den Anblick nach wie vor nicht gewöhnt. Du fehlst uns. Natürlich haben wir Deine Aufgaben soweit verteilt, dass alles einigermaßen läuft, aber Deine Erfahrung und Dein Wissen vermissen wir immer wieder. Und natürlich die gute Laune, die Du immer mitbringst.

Wir hoffen, dass es Dir inzwischen wieder bessergeht und dass Du bald zu uns zurückkehren kannst. Wir freuen uns auf Dich!

(Unterschriften der Kolleginnen und Kollegen)

Falls Sie weitere Musterformulierungen für Ihre Geschäftskorrespondenz suchen, ist vielleicht mein Post zur Formulierung von Dankschreiben oder zur Formulierung von Abwesenheitsnotizen für Sie interessant.

Der Beitrag Genesungswünsche im beruflichen Umfeld formulieren – mit Mustertext erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Wie es der Zufall so will, fiel das Briefprofi-Blog-Los des alljährlichen Texttreff-Blogwichtelns auf mich, Gesa Füßle, Lektorin und Übersetzerin, am liebsten aber Entzifferin. Seit Jahren beschäftige ich mich auf meinem Blog mit alten Briefen, beuge mich über unleserliche Dokumente und erfreue mich an den blumigen Formulierungen. Da dieses Blog sich der Geschäftspost widmet, habe ich ein passendes Schmankerl herausgesucht: die Formulierung von Mahnbriefen.

Im Hamburger Südosten liegen die Vier- und Marschlande. In diesem Gebiet wird seit jeher Landwirtschaft betrieben, insbesondere werden bis heute Blumen angebaut. Auf dem Dachboden einer Gärtnerei in Curslack – einem Teil der Vierlande – fand man ein Notizbuch. In diesem hatte ein Handelsgärtner vor Jahr und Tag Musterbriefe festgehalten. Am 14. Januar 1860 schrieb er zwei Muster für Mahnungen nieder.

Dabei machte es einen wesentlichen Unterschied, ob der Schuldner ranghöher oder -niedriger war als der Mahnende. Entscheiden Sie selbst, was Sie für angemessen halten, wenn Sie zu diesen Vorlagen greifen.

Mahnbrief von anno dazumal an einen schlechten Schuldner

Mein Herr!
Es ist mir unbegreiflich, wie es
möglich ist, daß Sie auf keinen
meiner Briefe antworten. Ich muß fast
glauben, daß es Ihnen angenehm ist,
sich mahnen und an Ihre Schuldigkeit
erinnern zu lassen, und daß es Ihnen
am Ende gar Vergnügen macht, mei-
ne Geduld aufs Höchste zu prüfen.
Empfangen Sie daher die Versicherung,
daß Sie sich gar sehr irren, wenn Sie
glauben, meine Langmuth noch länger
mißbrauchen zu können. Wenn Sie
also in vierzehn Tagen die Zahlung an
mich nicht einsenden, die Sie mir auf die
Ihnen dreimal übersandte Rechnung schul-
dig sind, so können Sie sich darauf ver-
lassen, daß ich ein Mittel wählen werde,
das Sie zur Erfüllung Ihrer Schuldigkeit
ernstlicher anhalten wird. Ihre Ent-
schuldigungen haben bei mir allen
Werth verloren, ich bitte, in der Folge
mich damit zu verschonen.
Ergebenst
N.N.

Mahnbrief an eine Person höheren Ranges

Hochwohlgeborener Herr!
Es sind nun bereits zwei Monate ver-
flossen, seit ich Ihnen eine Rechnung über
die im vorigen Jahre aus meiner Handlung
entnommenen Waaren zu übersenden mir
die Freiheit nahm. Bisher war ich gewohnt,
den Betrag sofort zu empfangen. Da er
diesmal aber bis jetzt nicht erfolgte,
so vermuthe ich, daß jene Rechnung durch
irgend ein Versehen Ihnen nicht zugekom-
men ist, und erlaube mir daher, dieselbe
hineben nochmals zu überreichen. Zu
ferneren geneigten Aufträgen mich
bestens empfehlen[d], nenne ich mich
Ew. Hochwohlgeboren
ergebenster
N.N.

Der Beitrag Hochwohlgeborener Herr! – Mahnbrief von anno dazumal erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Praxisbeispiel

Sehr geehrte Frau X,

im Nachgang zu Ihrem Praktikum in unserer Kanzlei freuen wir uns, dass es Ihnen in unserer Kanzlei gefallen hat und übersenden Ihnen den Praktikumsnachweis.

Mit freundlichen Grüßen

Da weiß ich als Empfängerin wieder, warum sperrige Sprache außer „Behördendeutsch“ auch Kanzleistil genannt wird. Formulierungen wie „im Nachgang zu“ sollten Sie jedenfalls aus Ihrem Repertoire streichen, wenn Sie an Nichtjuristen schreiben.

So gestalten Sie ein Begleitschreiben zur Praktikumsbescheinigung ansprechend

Die meisten Praktikanten werden sich daran erinnern, dass sie kürzlich ein Praktikum absolviert haben, insofern brauchen Sie das nicht explizit zu erwähnen. Natürlich ist es schön, wenn der Praktikant bei der Verabschiedung gesagt, dass es ihm gefallen hat. Noch schöner ist es aber für den Empfänger, wenn Sie etwas schreiben, das für ihn positiv ist bzw. ihn in ein gutes Licht rückt.

Das könnte beispielsweise so aussehen:

Mustertext für eine gute Praktikantin

Sehr geehrte Frau X;

wir freuen uns, dass Sie Ihr Schülerpraktikum bei uns absolviert haben und hoffen, dass Sie die Praktikumswoche als lehrreich und nützlich erlebt haben. Uns haben Ihre interessierte und engagierte Art jedenfalls gut gefallen. Das haben wir Ihnen gerne auch in der Praktikumsbescheinigung bestätigt, die diesem Schreiben beiliegt.

Mit freundlichen Grüßen

Mustertext für einen schlechten Praktikanten

Falls sich der Praktikant als Totalausfall erwiesen hat, können Sie das Begleitschreiben entsprechend knapp halten:

Sehr geehrter Herr Y,

anbei erhalten Sie die Praktikumsbescheinigung für Ihr Praktikum vom … bis … in unserem Haus.

Mit freundlichen Grüßen

Falls Sie sich für Musterformulierungen für weitere Begleitschreiben  interessieren, empfehle ich folgende Posts:

Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden

Ankündigung neuer Angebote: Tipps und ein Mustertext

Oder suchen Sie nach weiteren Tipps für die Korrespondenz im Personalbüro? Dann sehen Sie sich am besten auf unserer Übersichtsseite Best-of Personal um.

Der Beitrag Begleitschreiben zur Praktikumsbescheinigung – mit Mustertext erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Preiserhöhung ankündigen: So lieber nicht!

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie Sie es lieber nicht machen sollten:

Negativbeispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,

aus gegebenem Anlass senden wir Ihnen heute den Link zu unserer neuen Preisliste, die am 01.02.19 in Kraft treten wird: (Link). Bei einigen Artikeln wird es leider Preiserhöhungen geben müssen, da sich die Vormaterialpreise und die Energiepreise in den letzten Jahren für uns erheblich erhöht haben. Zusätzlich sind unsere Lohnkosten durch die Einführung und die weiteren Anpassungen des Mindestlohnes stark gestiegen.

Wir haben alle Artikel genauestens kalkuliert und können Ihnen daher für einige Artikel auch Preissenkungen bekanntgeben.

Weiterhin war es notwendig, die Mindermengenregelung neu zu gestalten. Auf Grund des hohen Aufwandes bei der Produktion kleinerer Mengen haben wir die Zuschläge ausweiten müssen, bieten Ihnen aber gleichzeitig bei der Abnahme größerer Mengen auch Rabatte an. Alle anderen Konditionen bleiben unverändert.

Wir bitten um Verständnis und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

Was ist hier schiefgegangen?

Das Unternehmen präsentiert sich in diesem Schreiben als Opfer der Umstände: „Leider“ sind bestimmte Kosten gestiegen, deswegen „musste“ man die Preise erhöhen. Kleinmengen verursachen Mehraufwand, daher „mussten“ die Zuschläge erhöht werden.

Dass einige Preise sinken und es für größere Abnahmemengen Rabatte gibt, geht vor lauter Negativem fast unter. Dass die Mitarbeiter zuvor offenbar deutlich unter dem Mindestlohn bezahlt wurden, macht auf Kunden womöglich ohnehin keinen besonders guten Eindruck. Insgesamt könnte man den Schluss ziehen, dass das Unternehmen nicht besonders gut dasteht und kein vertrauenswürdiger Lieferant ist.

Das ist gewiss nicht die Wirkung, die der Absender mit dieser E-Mail erzielen wollte.

Und wie machen Sie es besser, wenn Sie eine Preiserhöhung ankündigen müssen?

Sie brauchen nichts zu verschleiern und sollten auch nicht von „Preisanpassungen“ schreiben, wenn Sie „Preiserhöhungen“ meinen. Aber Sie sollten das Positive stärker betonen und die Gründe für die neuen Preise sachlicher darstellen. Verzichten Sie auf Passivkonstruktionen und das Verb „müssen“, damit Sie als aktiv Handelnde wahrgenommen werden. Dann müssen Sie auch nicht um Verständnis bitten und auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit hoffen, sondern können beides vernünftigerweise erwarten.

So könnte dies in unserem Praxisbeispiel aussehen:

Musterformulierung

Sehr geehrte Damen und Herren,

heute senden wir Ihnen den Link zu unserer neuen Preisliste, die am 01.02.19 in Kraft treten wird: (Link).

Wir haben alle Artikel neu kalkuliert. Manche Preise sind unverändert geblieben, manche konnten wir senken, einige haben wir erhöht. Letzteres liegt vor allem an gestiegenen Material-, Lohn- und Energiekosten.

Wir konnten einen Teil der Kostensteigerungen durch Prozessoptimierungen ausgleichen. Aus diesem Grund haben wir auch unsere Konditionen geändert: Zukünftig gewähren wir zusätzliche Rabatte bei Abnahmen größerer Mengen, Kleinbestellungen verteuern sich dagegen. Die entsprechenden Regelungen finden Sie ebenfalls auf der Preisliste; die übrigen Konditionen gelten unverändert weiter.

Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

Sie sehen: Am Inhalt habe ich bei der Überarbeitung kaum etwas geändert, sondern nur die Mindestlohngeschichte gestrichen. Dafür habe ich dem Unternehmen verbal die Gestaltungsmacht über Preise und Konditionen zurückgegeben. Die Formulierung macht den Unterschied!

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Falls Sie die neue Preisliste nicht per Link, sondern als E-Mail-Anhang oder auf Papier versenden:

Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden

Falls Sie Ihr Angebot erweitern oder verändern:

Ankündigung neuer Angebote: Tipps und ein Mustertext

Der Beitrag Preiserhöhung ankündigen – so formulieren Sie glaubhaft und sympathisch erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Was gehört in einen Begleitbrief zum Katalogversand?

Die Inhalte sind tatsächlich immer gleich:

• Ankündigung des neuen Katalogs, neuer Preise und ggf. Konditionen
• Ein Hinweis darauf, ob und inwieweit sich die Preise geändert haben
• Falls die Preise gestiegen sind: eine plausible Begründung
• Ggf. ein Hinweis darauf, wie sich das Angebot im Katalog entwickelt hat
• Möglichst ein Anreiz, sich die Neuerungen anzusehen
• Eine Versicherung der eigenen Servicebereitschaft

Wie kann das konkret aussehen? Dazu habe ich hier ein Textbeispiel für Sie, das Sie gerne als Musterbrief verwenden und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Mustertext: Begleitbrief zum Katalogversand

Sehr geehrter Herr …,

der Jahreswechsel steht bevor und zuvor noch eine erfahrungsgemäß hektische Zeit. Damit es nach den Feiertagen entspannter weitergeht, senden wir Ihnen heute schon unseren neuen Katalog und die Preislisten 2019 zu. Die Konditionen gelten wie vereinbart weiter, wir haben das Datenblatt nochmals beigelegt. Sie haben zum Beginn des neuen Jahres also alle Informationen auf dem neuesten Stand.

Erfreulicherweise konnten wir die Preise für unser Sofortlieferprogramm auch diesmal konstant halten – und das zum dritten Mal in Folge! Darauf sind wir schon ein bisschen stolz.

Den Katalog 2019 haben wir der veränderten Nachfrage angepasst. Einige wenig nachgefragte Artikel wurden ersatzlos gestrichen, dafür haben wir den Bereich XY ausgebaut. Sie finden unsere Neuheiten auf den Seiten 23 bis 34. Blättern Sie doch gleich mal hinein!

Falls Sie noch Fragen oder Wünsche zu unserem Katalog 2019 haben, rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie eine E-Mail an [email protected]. Wir beraten Sie gern.

Mit freundlichen Grüßen

Falls Sie auch für übrige Korrespondenz zum Jahreswechsel noch Inspiration suchen, sollten Sie sich folgende Posts ansehen:

Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner – Muster-Weihnachtsbrief 2018

Weihnachtsgrüße an Kunden – so formulieren Sie zeitgemäß

Mustertext für einen Neujahrsbrief 2018

Der Beitrag Mustertext für einen Begleitbrief zum Katalogversand an Kunden erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.