Musterformulierungen für Abwesenheitsnotizen

Abwesenheitsnotizen zu formulieren gehört zu den typischen Urlaubsvorbereitungen im Büro. Allerdings sind da vorab einige Fragen zu klären: Was soll in der automatischen Out-of-Office-Reply stehen? Wie lassen sich rechtliche Aspekte und Kundenorientierung miteinander verbinden?

Wieso rechtliche Aspekte?

Am einfachsten wäre es, die eingehenden E-Mails direkt an eine Urlaubsvertretung weiterzuleiten. Das aber ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig bzw. müssten Ihre Korrespondenzpartner dieser Weiterleitung vorab ausdrücklich zustimmen.

Datenschutzrechtlich ist es dagegen okay, wenn Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz schreiben, an wen sich Ihre Korrespondenzpartner während Ihrer Abwesenheit wenden können. Dann können sie nämlich selbst entscheiden, ob sie Ihre Vertretung kontaktieren (und damit ihre Daten preisgeben) möchten oder nicht.

Vorlagen für Abwesenheitsnotizen

Hier haben wir einige Musterformulierungen für Abwesenheitsnotizen mit und ohne Verweis auf eine Vertretung zusammengestellt, die Sie einfach übernehmen oder leicht für Ihren Bedarf anpassen können.

Worauf Sie grundsätzlich verzichten sollten:

• Formulierungen wie „Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.“ Die bringen dem Empfänger keinen Erkenntnisgewinn und keinen Nutzen, klingen dafür aber kundenunfreundlich und „behördisch“.
• Vermeintlich lustige Hinweise wie „Ich bin dann mal weg – endlich im sonnigen Süden!“. Das wirkt unprofessionell.

Out-of-Office-Reply-Texte mit Verweis auf eine Vertretung

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub und werde ab dem XX.XX.2023 wieder im Büro sein. Für Anliegen, die nicht solange warten können, wenden Sie sich bitte an meine Kolleginnen unter service@unternehmen.de.

Guten Tag, dies ist eine automatische Antwort auf Ihre Nachricht, da ich bis einschließlich XX.XX.2023 im Urlaub bin. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen martin.vertretung@unternehmen.de.

Hallo, Sie erreichen heute nur den automatischen Antwort-Assistenten, denn ich mache gerade Urlaub. Ab XX.XX.2023 bin ich zurück. Falls es sich um einen Notfall handelt, wählen Sie bitte unsere 24-Stunden-Hotline unter 0170 11223344.

Musterformulierungen für Abwesenheitsnotizen ohne Vertretung

Sie sind Solopreneur, haben keine Vertretung und möchten im Urlaub auch nicht über Ihr Handy kontaktiert werden? Dann können Sie das freundlich, aber bestimmt rüberbringen:

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub. Ab dem XX.XX.2023 werde ich wieder im Büro sein und mich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern.

Guten Tag, dies ist eine automatische Antwort auf Ihre Nachricht, da ich bis einschließlich XX.XX.2023 nicht im Büro bin. Ich melde mich bei Ihnen, sobald ich zurück bin.

Hallo, Sie erreichen heute nur den automatischen Antwort-Assistenten, denn ich mache gerade Urlaub. Ab dem XX.XX.2023 bin ich gerne wieder für Sie da und werde Ihre E-Mail persönlich bearbeiten.

Ein freundliches Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Ich kann mich erst ab dem … um Ihre Nachricht kümmern, denn zurzeit bin ich nicht im Haus.

Übrigens: Wenn Sie keine Vertretung haben und nicht öffentlich mitteilen möchten, dass Sie länger abwesend sind, könnten Sie Ihre Geschäftspartner vorab per E-Mail informieren, wann und wie lange Sie abwesend sein werden und auf die automatische Antwort verzichten.

Haben Sie auch englischsprachige Korrespondenzpartner? Unsere Gastautorin und Englisch-Expertin Bettina Schropp hat Musterformulierungen für Abwesenheitsnotizen auf Englisch für Sie zusammengestellt.