Absagen gehören sicher zu den unangenehmeren Korrespondenzanlässen im Geschäftsleben. Schließlich gilt es, eine bereits ausgesprochene Zustimmung bzw. eine bereits getroffene Vereinbarung zu widerrufen, ohne den Geschäftspartner zu verärgern oder gar zu verletzen. Da braucht es Fingerspitzengefühl.
Das gehört inhaltlich in ein solches Schreiben
- Die Nennung der Veranstaltung/Vereinbarung
- Die klare Formulierung der Absage
- Mindestens ein wirklich plausibler Grund dafür
- Ein Ausdruck aufrichtigen Bedauerns
Zwei typische Situationen und Mustertexte für Absagen
Typische Anlässe für Absagen sind Einladungen bzw. Zusagen zu Einladungen, die zurückgezogen werden (müssen).
Fall 1: Sie haben eine Einladung angenommen, können aber doch nicht kommen
Ein Geschäftspartner feiert ein Jubiläum, eine Eröffnung oder ein anderes Fest und hat Sie eingeladen. Sie haben zugesagt, aber dann kommt etwas Wichtiges dazwischen. Wenn es eine schriftliche Einladung gab und Sie schriftlich zugesagt haben, müssen Sie nun auch schriftlich absagen.
So könnten Sie formulieren:
Sehr geehrte Frau X,
Ihr Firmenjubiläum am kommenden Samstag steht nun schon seit acht Wochen als freudig erwarteter Termin in meinem Kalender. Heute habe ich erfahren, dass meine Kollegin, Frau Y, plötzlich erkrankt ist und deswegen unser Unternehmen am Wochenende nicht auf der Z-Messe vertreten kann – stattdessen fällt mir diese Aufgabe zu.
Deswegen muss ich leider kurzfristig absagen. Es tut mir sehr leid, dass ich am Samstag nicht dabei sein kann!
Ein fröhliches und erfolgreiches Jubiläumsfest wünscht Ihnen
Fall 2: Sie haben zu einer Veranstaltung eingeladen, müssen diese aber absagen
Das ist vermutlich die noch unangenehmere Situation. Aber manchmal lässt sie sich einfach nicht vermeiden. Dann haben die Eingeladenen natürlich das Recht auf eine möglichst frühzeitige und ehrliche Information.
Absage des Symposiums „KI im QM – die Zukunft wartet“
Sehr geehrter Herr X,
über Ihre Zusage zur Teilnahme an unserem Symposium „KI im QM – die Zukunft wartet“ am Freitag (Datum) haben wir uns sehr gefreut. Über 40 Anmeldungen haben uns gezeigt, dass wir mit diesem Thema einen Nerv getroffen haben.
Leider hat uns nun die Grippewelle getroffen: Sowohl Frau Professorin Klug als auch Herr Professor Wichtig sind erkrankt und fallen als Key-Note-Speakerin bzw. als Moderator aus. Wir konnten so kurzfristig keine ähnlich qualifizierten Experten als Ersatz gewinnen. Noch dazu haben sich auch in unserem Organisationsteam die Reihen krankheitsbedingt gelichtet.
Deswegen müssen wir das Symposium leider absagen.
Wir bedauern sehr, wenn Ihnen dadurch Unannehmlichkeiten entstehen, bitten aber um Ihr Verständnis.
Sobald ein Ersatztermin feststeht, werden wir Sie informieren und freuen uns, wenn Sie daran teilnehmen können. Falls das nicht möglich ist, melden Sie sich bitte, wir erstatten Ihnen dann selbstverständlich die Teilnahmegebühr.
Freundliche Grüße
Falls Sie sich für Tipps und Mustertexte zu weiteren heiklen Korrespondenzanlässen interessieren, empfehle ich meine Beiträge dazu, wie Sie Preiserhöhungen ankündigen und wie Sie unnötige Nachfragen vermeiden.
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