Protokolle schreiben, 3. Auflage 2025

Protokolle schreiben: das Standardwerk in 3. Auflage

Protokolle schreiben ist eine Aufgabe, die kaum jemand gerne übernimmt, die aber nach wie vor in Unternehmen, Vereinen und anderen Institutionen unverzichtbar ist.

Warum heute noch Protokolle schreiben? und wenn ja, welche?

Immer wenn eine Besprechung mit mehreren Beteiligten stattgefunden hat, muss anschließend mindestens festgehalten werden, was dabei beschlossen wurde und welche To-dos sich für wen bis wann daraus ergeben.

Das Ergebnisprotokoll ist die heute dominierende Protokollart. Es ist als Arbeitsgrundlage unverzichtbar, sowohl für diejenigen, die das Beschlossene umsetzen sollen, als auch für die Personen, die anschließend kontrollieren sollen, ob das ordnungsgemäß geschehen ist.

Das ist übrigens unabhängig davon, ob das Meeting in Präsenz, per Video oder Telefon abgehalten wurde.

Manchmal ist es aber auch erforderlich, den Verlauf einer Besprechung festzuhalten: Wer hat welche Argumente eingebracht, wie wurden diese aufgenommen und zu welchen Beschlüssen führte das? Ein solches Verlaufsprotokoll benötigt man beispielsweise für Gemeinderats- oder Aufsichtsratssitzungen sowie für Sitzungen von Wohnungseigentümergemeinschaften.

Daneben gibt es weitere Protokollarten wie das selten gewordene Wortprotokoll oder das Fotoprotokoll, das sich besonders für Kreativsitzungen eigenet.

Braucht man zum Protokollieren in Zeiten von KI noch einen Ratgeber?

Der für die meisten Protokollführer nervigste Teil ist das Mitschreiben während der Sitzung. Früher machte das meist eine Sekretärin, die das Stenografieren beherrschte. Heute kann kaum noch jemand Steno und es ist gerade bei langen Besprechungen viel einfacher, sie akustisch aufzuzeichnen und anschließend in Textdateien umzuwandeln. Per KI kann daraus im nächsten Schritt schon ein (fast) fertiges Protokoll entstehen.

Allerdings ist das meist nicht ganz so einfach, wie es klingt: Die KI versteht manchmal nur Bahnhof, tut sich schwer mit Dialekten, Ironie und hitzigen Diskussionen. Zumindest ein Kontrolldurchlauf ist selbst mit den ausgefeiltesten Tools noch nötig. Ganz abgesehen von den datenschutzrechtlichen und datensicherheitsrelevanten Fragen, die bei der Arbeit mit virtuellen Helfern entstehen.

Außerdem sind die Techniklösungen oft nicht ganz billig und lohnen sich nur bei hohem Besprechungs- und Protokollaufkommen.

Die technischen Entwicklungen haben wir bei der Aktualisierung und Überarbeitung des Ratgebers Protokolle schreiben für die dritte Auflage 2025 selbstverständlich berücksichtigt. Und ja, da hat sich seit der Erstauflage im Jahr 2013 tatsächlich viel verändert.

Was sich aber nicht geändert hat, sind die grundsätzlichen Überlegungen und Tipps: Wie unterscheidet man das Wichtige vom Unwichtigen? Wie behält man auch in turbulenten Meetings den Überblick und die Konzentration? Wie strukturiert und formuliert man Protokolle so, dass alles inhaltlich korrekt, gut verständlich und als Arbeitsgrundlage brauchbar ist? Antworten liefert dieses Buch, das Sie unter folgendem Link direkt bei Amazon bestellen können*:

Protokolle schreiben. Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen (Amazon-Partnerlink*)

*„Partnerlink“ bedeutet, dass ich für jeden Einkauf bei Amazon, der durch einen Klick auf diesen Link zustande kommt, eine kleine prozentuale Beteiligung bekomme.

Protokolle schreiben 3. Auflage 2025


Beitrag veröffentlicht

in

von

Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert