Zu Beginn eine Anrede, dann ein gut gegliederter und in korrekter Rechtschreibung verfasster Text, am Schluss ein Gruß – so viel Form sollte auch in E-Mails gewahrt bleiben. Gerade bei der Anrede und Grußformeln in E-Mails haben Sie mehr Möglichkeiten als in Briefen. Schade, dass die so selten ausgeschöpft werden.

Die Anrede können Sie zum Beispiel an der Tageszeit ausrichten

„Guten Morgen, Frau …“

„Guten Abend, Herr …“

Ersteres können Sie in E-Mails verwenden, die Sie vor 10 Uhr versenden, Letzteres etwa ab 17 Uhr.

Am besten passt das, wenn Sie einigermaßen sicher davon ausgehen können, dass die Empfänger Ihre E-Mails auch zu dieser Tageszeit lesen. Also zum Beispiel bei Geschäftspartnern, deren Bürozeiten Sie kennen und von denen Sie wissen, dass sie nicht gerade auf Reisen sind.

Vorsichtig sollten Sie mit Guten-Abend-E-Mails an Mitarbeiter und Kollegen sein, bei denen Sie nicht davon ausgehen können, dass sie um diese Zeit ohnehin noch am Schreibtisch sind. Sie könnten sonst als Aufforderung verstanden werden, Ihr Anliegen noch abends zu bearbeiten bzw. zu beantworten. Das wird nicht immer gut ankommen.

Grußformeln: Bitte ausschreiben!

Wir haben es oft eilig, schreiben auf dem Smartphone oder Tablet von unterwegs – da kommen schon mal E-Mails heraus, die mit MfG, VG oder LG enden. Oder in denen nach dem Text nur die Signatur kommt, ganz ohne Grüße. Manche Leute finden das auch völlig okay. Begründung: E-Mails seien ein schnelles Medium und Formalitäten bedeuteten unnötige Verzögerungen.

Das ist in Ordnung, solange Sie mit vertrauten Freunden und Kollegen Kurzbotschaften austauschen. Hin und her geschickte Einzeiler ähneln dann einer gesprochenen Unterhaltung und benötigen tatsächlich keine weiteren Formalitäten.

Bei weniger vertrauten Kollegen, bei Geschäftspartnern oder gar Kunden sollten Sie aber die Form wahren. Sonst kommt in diesen grußlosen oder mit Zwei-Buchstaben-Grüßen versehenen Nachrichten folgende Botschaft an:

„Sie sind mir nicht die Mühe wert, eigens einen Gruß zu schreiben“

Daher mein Rat: Nehmen Sie sich in der Geschäftskorrespondenz die Zeit, eine Grußformel zu schreiben (oder in Ihre Signatur einzubauen), und zwar vollständig ausgeschrieben. Das zeigt Respekt gegenüber dem Empfänger.

So formulieren Sie individuelle Grußformeln in E-Mails

Ich bedaure es, dass nur wenige Menschen die Freiräume nutzen, die sie in der E-Mail-Korrespondenz haben. Schließlich kommunizieren Sie hier in Echtzeit und wissen in der Regel, wann und wo Ihre Nachricht im Posteingang landet. Das ermöglicht eine große Bandbreite individueller Grußformeln, mit denen Sie sich aus der E-Mail-Flut abheben und zeigen können, dass Ihnen der Empfänger die Mühe einer persönlichen Formulierung wert ist.

Zum Beispiel können Sie die Orte einbauen, von denen aus bzw. in die Sie Ihre E-Mails senden:

Freundliche Grüße aus München

Herzliche Grüße nach Stuttgart

Mit freundlichen Grüßen ins schöne Leipzig

Auch Tageszeiten und Wochentage können Sie einfließen lassen:

Einen schönen Feierabend wünscht Ihnen (ab 17 Uhr)

Einen guten Start in eine erfolgreiche Woche wünscht Ihnen (Montag)

Ein erholsames Wochenende wünscht Ihnen (Freitagnachmittag)

Oder Sie nehmen Bezug auf das aktuelle Wetter oder die Jahreszeiten – das ist schließlich immer ein Thema:

Sonnige Grüße aus dem Breisgau

Viele Grüße aus dem regnerischen Dresden

Vorweihnachtliche Grüße

Sie sehen: Sie haben bei Anrede und Grußformeln in E-Mails viel mehr Möglichkeiten, als die Regeln der klassischen (Brief-) Korrespondenz erlauben. Ich finde es schön, wenn Sie diese nutzen und Ihre Empfänger mit persönlicheren Formulierungen erfreuen.

Anrede und Grußformeln in E-Mails individuell formulieren