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Behördendeutsch in verständliche Sprache übersetzen: Wie Sie ganz einfach so schreiben, dass Ihre Empfänger Sie verstehen. Ohne Floskeln, ohne Missverständnisse. (Die Briefprofis 1)

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Der Beitrag Unser erstes E-Book: Behördendeutsch in verständliche Sprache übersetzen erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Begleitschreiben im Nominalstil – eine Stilkritik

Der Vorgang an sich ist ganz normal: Ich bekam einen Vertrag zugeschickt, den ich unterschreiben sollte. Im Begleitschreiben stand:

Beiliegend erhalten Sie den Vertrag in zweifacher Ausfertigung, mit der Bitte um Prüfung, Unterzeichnung und Rücksendung beider Exemplare nebst Autorendatenblatt. Nach Unterschriftsleistung durch uns erhalten Sie ein Exemplar für Ihre Unterlagen zurück.

Nun zur Stilkritik:

Das Wort „beiliegend“ vermeide ich gerne, weil es merkwürdige Assoziationen zu einem Absender weckt, der sich in einen Briefumschlag quetscht. Der „Vertrag in zweifacher Ausfertigung“ ist in Ordnung, obwohl es auch einfach zwei Exemplare des Vertrags sein könnten. Aber die „Bitte um Prüfung, Unterzeichnung und Rücksendung“ ist reinster, unschöner Nominalstil und außerdem ganz leicht zu vermeiden.

Das Wort „Unterschriftsleistung“ findet sich nicht einmal im Duden, und das aus gutem Grund. Sie erfolgt übrigens auch nicht „durch uns“ als Kollektiv, sondern es wird vermutlich ein oder zwei Personen geben, die den Vertrag unterzeichnen.

So wandeln Sie den Nominalstil in gefälligen Verbalstil um

Wie der Begriff nahelegt, ersetzen Sie dazu die Substantivierungen einfach durch Sie-Aufforderungen mit Verben. Für meinen Textvorschlag habe ich zudem ein „erhalten“ durch ein aktiveres Verb ersetzt.

Mit diesem Schreiben erhalten Sie zwei Exemplare des Vertrags sowie das Autorendatenblatt. Bitte prüfen Sie den Vertragsinhalt, unterschreiben Sie beide Exemplare, füllen Sie zusätzlich das Autorendatenblatt aus und senden Sie alle drei Dokumente an uns zurück. Sobald die verantwortliche Person in unserem Hause den Vertrag ebenfalls unterzeichnet hat, senden wir Ihnen ein Exemplar für Ihre Unterlagen zu.

Schöner wäre es natürlich, wenn der Verantwortliche namentlich benannt werden könnte. Und noch praktischer, wenn er oder sein Stellvertreter zuerst beide Exemplare unterschrieben hätte, dann hätte ich nämlich gleich nur eines unterschreiben und zurücksenden müssen …

Falls Sie sich für grundsätzliche Überlegungen zum Nominalstil interessieren, empfehle ich den Beitrag Behördendeutsch in verständliche Sprache übersetzen: Teil 2 – Nominalstil. Unsere Linksammlung zum Thema Behördendeutsch finden Sie auf unserer Best-of-Seite.

Der Beitrag Sperriger Nominalstil – so ersetzen Sie ihn durch Verbalstil erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Wir haben uns hier den Spaß gemacht, den Spieß einfach umzudrehen: Wir haben einige bekannte Zitate ins Behördendeutsch übersetzt und damit gründlich verkompliziert. Finden Sie heraus, welche Klassiker wir verklausuliert haben?

Behördendeutsch – Deutsch: Zitate, wie Sie sie noch nicht kennen

(1) Nach erfolgter Ankunft und Inaugenscheinnahme der örtlichen Verhältnisse war meiner Wenigkeit ein Sieg beschieden.

(2) Im Vorfeld eines etwaigen Vertragssschlusses auf Lebenszeit sollte eine Prüfung der Vertragsparteien auf Gegenseitigkeit erfolgen.

(3) In Anbetracht der erforderlichen körperlichen Belastung ist eine verstärkte Produktion kühlender Körperflüssigkeiten in Höhe des Os frontale zu erwarten.

(4) Eine Geruchsbelästigung durch die als Zahlungsmittel in Verkehr gebrachten Artefakte ist nicht nachweisbar.

(5) Eine sorgfältige Abwägung der Folgen einer potenziell existenzgefährdenden Entscheidung muss vorgenommen werden.

Haben Sie die Zitate erkannt?

Hier sind sie in der originalen und weitaus verständlicheren Form:

(1) Ich kam, sah und siegte.

(2) Drum prüfe, wer sich ewig bindet.

(3) Von der Stirne heiß rinnen muss der Schweiß.

(4) Geld stinkt nicht.

(5) Sein oder Nichtsein. Das ist die Frage.

Weitere Überlegungen und Tipps zum Thema Behördensprache finden Sie auf unserer Übersichtsseite Best of Behördendeutsch.

Der Beitrag Zitate ins Behördendeutsch übersetzt: Erkennen Sie sie wieder? erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Wortschatz entrümpeln heißt: einfach die ganz normalen Wörter verwenden!

Ich habe hier ein paar Beispiele zusammengestellt, die das gut illustrieren.

Beispiel 1: fehlgeleitet bei der Bahn

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich habe noch nie bewusst einen Fahrausweis am Fahrausweisautomaten gekauft und in einer Wartehalle gewartet. Ich kaufe immer eine Fahrkarte oder vielleicht auch einen Fahrschein am entsprechenden Automaten und warte im Bahnhofsgebäude. Der Begriff Wartehalle ist an dem Bahnhof, an dem ich ihn gefunden habe, ohnehin in jeder Hinsicht überdimensioniert: Es ist ein sehr kleiner Raum. (Noch dazu ist er sehr schmutzig, wie schon auf dem Bild zu erkennen ist.)

Beispiel 2: von Amts wegen unverständlich

Ein afghanischer Asylbewerber in unserer Gemeinde, der noch in einer Gemeinschaftsunterkunft lebt, spricht inzwischen ganz gut Deutsch und hat  eine Vollzeitstelle gefunden. Kurz nachdem sein erstes Gehalt auf seinem Konto eingegangen war, bekam er Post vom Landratsamt. Betreff:

„Unterkunftsgebührenbescheid“

Kein Wunder, dass er etwas ratlos war, als er mir den Brief zeigte.

In der bayerischen Verordnung zur Durchführung des Asyl- und Asylbewerberleistungsgesetzes steht, dass die Bewohner einer solchen Unterkunft einer Gebührenpflicht unterliegen. Wer Geld verdient, muss also nach dem Buchstaben des Gesetzes tatsächlich eine „Unterkunftsgebühr“ entrichten. Übrigens sind das in diesem Fall monatlich 278 Euro plus 28 Euro Strom für einen Schlafplatz in einem 12-Quadratmeter-2-Bett-Zimmer mit Gemeinschaftsbad und -küche, und das nicht etwa in der Großstadt, sondern auf dem Land.

Aber: Auch jeder Deutsche, dem ich das Wort „Unterkunftsgebühr“ präsentierte, fragte erst einmal nach, was das denn sein solle. Es mag ja sein, dass „Miete“ juristisch nicht der ganz korrekte Begriff ist (warum eigentlich nicht?). Dafür würde ihn jeder verstehen. Auch der betreffende Afghane.

Beispiel 3: überfürsorglicher Lieferant

Eine Freundin, die im Einkauf eines Lebensmittelherstellers arbeitet, bekam von einem Lieferanten eine E-Mail, in der die Einführung einer neuen Bestellsoftware angekündigt wurde. Sie endete mit der Zusicherung:

Über ggf. Abweichungen zu bisherigen Prozessen halten wir Sie individuell und proaktiv informiert.

Meine Freundin schickte mir diesen hübschen Satz mit dem Kommentar: „Schau mal, was einer meiner Lieferanten mit mir machen möchte!“

Ja, was eigentlich?

Das Wort „Prozesse“ wird nach meinem Dafürhalten allgemein überstrapaziert, aber na gut. Falls es aber Abweichungen zu bisherigen Abläufen gibt, sind das keine „ggf.“ (gegebenenfallsen? -falligen?), sondern höchstens „evtl.“ (eventuelle). Dass man nur dann über eine Änderung informiert, wenn es überhaupt eine gibt und wenn sie den Kunden betrifft (war das mit „individuell“ gemeint?), versteht sich von selbst. Insofern ist dieser Hinweis überflüssig. Man kann ansonsten durchaus jemanden auf dem Laufenden halten, indem man ihn informiert. Die Formulierung „informiert halten“ klingt aber merkwürdig. Der Satz enthält also vor allem Selbstverständlichkeiten, die aber bombastisch und auch noch schwer verständlich verpackt sind.

Die Lösung: Wortschatz entrümpeln, unnötige Fremdwörter und gestelzte Formulierungen weglassen. Einfach schreiben. Etwa so:

Falls sich für Sie Änderungen im Bestellablauf ergeben, werden wir Sie frühzeitig informieren.

Weitere Überlegungen und Tipps zum Thema Behördensprache finden Sie auf unserer Übersichtsseite Best of Behördendeutsch.

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Das ist ein wunderbares Beispiel dafür, wie Sie NICHT schreiben sollten:

Der Text – ich habe, weil ich den Absender hier nicht bloßstellen will, seinen Namen und die Headline weggelassen – beginnt mit einem Bandwurmsatz. 37 Wörter – und was für welche! Was bitte ist eine Breakout Session? Und was soll ich mir unter dem „Aufbau von Optimierungskulturen“ vorstellen? Was sind das für Tests (hören sich irgendwie nach Statistik an)? Immerhin weiß ich, dass KPI für Key Performance Indicator steht und eine Schlüsselgröße zur Leistungs- bzw. Erfolgsmessung meint. Aber warum bekommt eine Empfängerin in einem Unternehmen der Nahrungsmittelindustrie diese Einladung, wenn es um Optimierungsstrategien für die Medien-, E-Commerce- und Reisebranche geht? Fragen über Fragen …

Es handelt sich letztlich um ein Werbeschreiben: Der Empfänger soll dazu angeregt werden, eine Veranstaltung zu besuchen.

Wann wirkt Werbung?

Nur dann, wenn der Umworbene erkennt, dass es um etwas geht, das ihn betrifft und das ihm einen wie auch immer gearteten Nutzen beschert. Voraussetzung dafür ist, dass der Leser den Inhalt des Schreibens versteht. Daraus ergeben sich zwei Hauptanforderungen an Werbeschreiben:

1. Verständliche Sprache
2. Eine Argumentation, die auf dem Kundennutzen basiert.

Beide Forderungen sind hier nicht erfüllt. Wer als Experte an Nicht-Experten schreibt, muss Fachbegriffe übersetzen oder so erklären, dass auch der Laie versteht, um was es geht. Aber selbst wenn ein sehr fachkundiger Leser mit all den Begriffen etwas anfangen kann, wird ihm nicht deutlich werden, warum er auf diese Veranstaltung gehen soll. Der Einladende spricht dort mit jemandem und präsentiert etwas. Klar, er möchte, dass viele Leute zum Zuhören kommen. Aber was hat der potenzielle Besucher davon? Was genau erwartet ihn, inwiefern ist das für ihn nützlich und warum sollte er das Event auf keinen Fall verpassen?

Verpasst hat hier vor allem der Absender etwas, nämlich die Chance, viele potenzielle Kunden für seine Veranstaltung zu gewinnen.

Der Beitrag Mit diesem Fachkauderwelsch vergraulen Sie garantiert jeden Kunden! erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Verehrte M…-Besucher/innen,

beiliegend übersenden wir Ihnen druckfrisch unseren Veranstaltungskalender für September bis Dezember 2015.

Diese drei Zeilen geben bereits reichlich Anlass zum Schmunzeln und Kritteln

1. „Verehrte M…-Besucher/innen“

Auch ich habe in der Schule noch gelernt, dass die höfliche Briefanrede sich an „verehrte Damen“ und „geehrte Herren“ richtet. Das ist allerdings etwa 35 Jahre her und gilt seit mindestens 25 Jahren als veraltet. Sie sind heute auf der sicheren Seite, wenn Sie sich an „sehr geehrte“ Briefpartner wenden.

Die geschlechtsneutrale Anrede ist ein Thema für sich, dass ich demnächst in einem eigenen Beitrag aufgreifen werde. An dieser Stelle sei aber angemerkt, dass es sich bei den Angeschriebenen zunächst nur um Interessenten handelt. Ziel des Schreibens ist es zwar, dass die Interessenten zu Besuchern werden, aber eine Anrede wie „liebe Theaterfans“ bzw. „sehr geehrte Kulturfreunde“ würde doch besser passen.

2. „beiliegend“

Dieser Begriff findet sich gerne als Briefeinstieg und gehört zu den typischen Behördendeutsch-Floskeln, die Sie aus Ihren Schreiben streichen sollten. Nicht nur, weil er steif klingt, sondern vor allem, weil er inhaltlich völlig unsinnig ist: Sie können vielleicht liegend etwas schreiben, aber auf keinen Fall können Sie „beiliegend“ etwas übersenden – Sie passen nämlich in keinen Briefumschlag, und wahrscheinlich möchten Sie sich auch gar nicht in einen hineinzwängen.

3. „übersenden wir Ihnen druckfrisch unseren Veranstaltungskalender“

Wer ist denn hier druckfrisch? Dem grammatikalischen Bezug nach sind es die Absender. Inhaltlich würde ich aber eher auf den Veranstaltungskalender tippen.

Genug gemeckert – wie könnte dieser Briefeinstieg sprachlich korrekt und inhaltlich sinnvoll lauten?

Da ich einfache Lösungen liebe, schlage ich folgende Formulierung vor:

Liebe Kulturfans,

der neue M…-Veranstaltungskalender ist da: …

Der Beitrag Briefeinstieg: Der verflixte erste Satz … erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Ein Brief vom Steuerberater

Dies färbt offenbar auf alle ab, die sich beruflich mit Steuern befassen. Nachdem meine letzte Steuererklärung fertig war, bekam ich die Unterlagen nämlich mit folgendem Begleitschreiben zurück:

Steuererklärungen werden von uns beim Finanzamt eingereicht.

Wir bitten Sie um Rücksendung des Kontrolldrucks der Steuererklärungen nach Durchsicht, Richtigbefund und Unterzeichnung.

Stets gerne zu Ihren Diensten verbleibe ich

mit freundlichen Grüßen

Als Mandantin habe ich mich natürlich darüber gefreut, dass mein Steuerberater mir gerne „zu Diensten“ ist, und das auch noch „stets““ 🙂

Als berufsbedingt sprachkritischer Briefprofi habe ich mich auch gefreut: Ein so schönes Beispiel für ein umständliches, steifes und floskeliges Schreiben hätte ich mir selbst gar nicht ausdenken können.

Und jetzt die Stilkritik

Drei Sätze, drei „Behördendeutsch-Sünden“:

1. Passivkonstruktion – dabei nimmt mir die Kanzlei hier doch ganz aktiv Arbeit ab!
2. Nominalstil – sechs Substantive in einem 14-Wörter-Satz sind ganz schön viel und das Wort „Richtigbefund“ findet sich nicht ohne Grund in keinem Wörterbuch …
3. Veraltete Floskel – auch Dienstleister müssen sich nicht zum stets verfügbaren Diener machen.

Meckern ist natürlich einfach. Aber wie könnte man es besser machen?

So könnte der Brief vom Steuerberater in aktive und frische Sprache übersetzt werden:

Die Steuererklärungen reichen wir für Sie beim Finanzamt ein.

Bitte sehen Sie den Kontrolldruck Ihrer Steuererklärungen durch. Falls alle Angaben stimmen, unterschreiben Sie ihn bitte und senden ihn anschließend an uns zurück. Falls etwas nicht stimmt oder Sie Fragen haben, rufen Sie uns einfach an.

Mit freundlichen Grüßen

Der Beitrag Ein Brief vom Steuerberater: eine Stilkritik erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

„Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom …“
„Unter Bezugnahme auf …“
„Bezüglich Ihrer Anfrage vom …“

In der Regel stehen diese Floskeln am Briefanfang, meist geht es dann noch mit einem Vorreiter weiter: „Bezüglich … müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass …“.

Das liegt daran, dass viele Menschen Schwierigkeiten haben, den Briefeinstieg, den ersten Satz eines Schreibens, zu formulieren. Sie haben das Gefühl, man könne doch nicht mitten ins Thema springen und fangen deswegen lieber mit einer vertrauten „Bezüglich-Floskel“ an. So ist der Einstieg leicht zu schreiben und man kann dem Empfänger gleich deutlich machen, worum es geht. Das Ergebnis liest sich aber leider steif, distanziert und umständlich, eben wie Behördendeutsch.

Außerdem vergessen die Absender dabei eines: den Betreff!

Im Betreff eines Briefes oder einer E-Mail steht schließlich, worum es geht. Damit ist der erforderliche Bezug zum Thema bereits hergestellt und es ist schlicht überflüssig, das ein zweites Mal zu tun, nur weil man den Text halt irgendwie anfangen muss.

Und was spricht eigentlich dagegen, direkt am Anfang des Schreibens zur Sache zu kommen? Beispiel:

statt

„Sehr geehrte Frau Jung,

bezüglich Ihres Schreibens vom 19.01. können wir Ihnen mitteilen, dass wir noch zwei Praktikumsplätze zu vergeben haben. (…)

könnten Sie nach dem Betreff gleich Klartext schreiben:

Ihre Anfrage wegen eines „Schnupperpraktikums“

Sehr geehrte Frau Jung,

Ihre E-Mail kam gerade zur richtigen Zeit, wir haben nämlich noch zwei Praktikumsplätze zu vergeben. (…)

Fazit: Trauen Sie sich, im ersten Satz zur Sache zu kommen. Das wirkt frischer und aktiver als ein floskeliger Briefeinstieg.

Der Beitrag Noch mehr Behördendeutsch: „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom …“ erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Entschlacken Sie Ihre Briefe und verzichten Sie auf diese fünf häufig verwendeten Floskeln:

1. „Hiermit erlaube ich mir, …“ (z. B. „folgende Leistungen zu berechnen“)

Wer erlaubt hier wem etwas? Der Schreibende sich selbst? Das ergibt keinen Sinn: Man kann sich selbst gar nicht erlauben, jemand anderem etwas in Rechnung zu stellen oder sonst etwas von ihm zu wollen. Die Erlaubnis dazu müsste schließlich der Adressat des Schreibens geben. Speziell bei der Rechnung geht es ohnehin nicht um „erlaubt oder verboten“, sondern um einen rechtlich durchsetzbaren Vergütungsanspruch, der aus der Erbringung einer vereinbarten Leistung entstanden ist. Deswegen schreibe ich in meinen Rechnungen meistens schlicht und deutlich:

„Für meine Leistungen als … berechne ich vereinbarungsgemäß: …“

2. „Beiliegend übersende ich Ihnen …“

Man stelle sich vor, wie sich der Schreibende in den Briefumschlag zwängt, um tatsächlich „beiliegend“ eine Nachricht zu überbringen … sehr witzig! Schreiben Sie lieber etwas wie

„In der Anlage/Im Anhang finden Sie …“
„Wie gewünscht sende ich Ihnen hier …“

Nachtrag im Mai 2020: „In der Anlage finden Sie …“ ist eine Formulierung, die bereits mehrere Leser zu mehr oder weniger entrüsteten Kommentaren angeregt hat. Das ist schön, denn es zeigt, dass dieser Beitrag von vielen Menschen aufmerksam gelesen wird. Wenn Ihnen diese Formulierung nicht gefällt, weil Sie dazu die Assoziation „in der Anlage pinkelt der Hund“ haben, wie eine Leserin anmerkte, brauchen Sie sie nicht zu verwenden. Sie können dann einfach eine andere Formulierung wählen (weitere Vorschläge finden Sie in meinen Antworten auf die Kommentare).

3. „Mit der Bitte um Kenntnisnahme“

Wenn Sie nicht wollten, dass ich das Geschriebene zur Kenntnis nehme, würden Sie mir doch keinen Brief bzw. keine E-Mail schicken, oder? Vielleicht hat der Empfänger nicht immer sofort Zeit zum Lesen, aber sobald er damit begonnen hat, kann er die „Kenntnisnahme“ ohnehin kaum vermeiden.

Meist wird diese Floskel eingesetzt, um deutlich zu machen, dass der Empfänger des Schreibens nur informiert werden soll und weiter nichts zu unternehmen braucht. Das sollte aus dem Text aber ohnehin hervorgehen. Insofern können Sie diese Floskel ohne Verlust für den Leser streichen.

Falls Sie der Intelligenz Ihrer Leser oder Ihren eigenen Formulierungsfähigkeiten nicht ganz trauen, können Sie ersatzweise schreiben:

„Dieses Schreiben dient nur zu Ihrer Information und erfordert keine Antwort bzw. sonstigen Aktivitäten von Ihnen.“

4. „Wir möchten Sie bitten, …“ (z. B. „diese Angaben vertraulich zu behandeln.“)

Neulich las ich das sogar auf einem Schild in einer Hochschultoilette: „Wir möchten Sie bitten, hier nicht zu rauchen!“

Also was jetzt: Möchten Sie mich bitten, was auch immer (nicht) zu tun? Oder tun Sie es? Das Bitten kann ich Ihnen in jedem Fall großzügig erlauben. Aber wenn Sie möchten, dass jemand tatsächlich etwas Bestimmtes tut oder unterlässt, sollten Sie das auch klar als Bitte bzw. Aufforderung formulieren:

„Bitte behandeln Sie diese Angaben vertraulich.“
„Auch hier gilt das allgemeine Rauchverbot – bitte halten Sie sich daran!“

5. „Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.“

Mal ehrlich: Wem stehen Sie denn „zur Verfügung“, und das auch noch „gerne“ und „jederzeit“? Die Sklaverei bzw. Leibeigenschaft ist glücklicherweise schon lange abgeschafft. Sicher dürfen Kunden und Geschäftspartner Sie anrufen oder Ihnen eine E-Mail schreiben, wenn sie noch Fragen haben. Sie werden sie auch beantworten. Das ist so selbstverständlich, dass Sie dazu eigentlich gar nichts schreiben müssten. Wenn Sie es trotzdem als Ausdruck Ihrer Dienstleistungsbereitschaft tun möchten, könnten Sie z. B. formulieren:

„Falls Sie noch Fragen haben, können Sie mich gerne unter der Durchwahl -123 anrufen.“

Weitere Überlegungen und Tipps zum Thema Behördensprache finden Sie auf unserer Übersichtsseite Best of Behördendeutsch.

Der Beitrag 5 Floskeln, auf die Sie in Ihren Briefen getrost verzichten können erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Vorreiter sind Floskeln, die vor einem mitzuteilenden Inhalt „vorne weg reiten“, die aber selbst nichts zur Sache beitragen. Besonders gerne tummeln sie sich am Brief- oder E-Mail-Einstieg. Ihre Existenz verdanken sie der Tatsache, dass die meisten Menschen beim Schreiben nicht direkt zur Sache kommen möchten, sondern das Gefühl haben, das sei irgendwie unhöflich.

Typische Vorreiter, die Sie – ja, da bin ich mir sicher – auch schon einmal geschrieben haben, sind:

Bei der Durchsicht unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass …
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass …
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …
Wir bitten Sie, zu beachten/dafür zu sorgen, dass …

Na gut, ich gebe zu, dass mir manchmal auch schon so eine Floskel aus der Tastatur geschlüpft ist, bevor ich es recht bemerkt habe … ich lösche sie dann gleich wieder.

Warum Vorreiter von Übel sind?

1. Sie sind überflüssig. Schließlich teilen sie nichts mit, außer, dass in der Folge etwas mitgeteilt sind.
2. Sie verlagern die Hauptaussage in den Nebensatz und lassen sie somit nebensächlich erscheinen:

Sehr geehrter Herr Müller,
bei der Durchsicht unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass uns die Instandsetzungsanzeige des Ventils an Ihrer Hauswasserleitung im Anwesen xy noch nicht vorliegt.

Im Hauptsatz steht, dass Sie etwas festgestellt haben. Im Nebensatz wird gesagt, worum es geht. Das widerspricht dem Anliegen des Schreibenden und erschwert das Verständnis des Lesenden.

Die einfache Regel lautet: Hauptsachen sollten in Hauptsätzen stehen. Zum Beispiel so:

Sehr geehrter Herr Müller,
haben Sie das Ventil an Ihrer Hauswasserleitung schon ersetzen lassen? Wir haben die Instandsetzungsanzeige noch nicht erhalten, die uns das bestätigt.

Und wie machen Sie es besser?

Meistens kann man den Vorreiter einfach weglassen. Manchmal bietet es sich an, ihn durch eine andere, stärkere Formulierung zu ersetzen. Beispiel (mit Vorreiter):

Bitte beachten Sie, dass wir Ihren Antrag nur bearbeiten können, wenn uns alle benötigten Unterlagen fristgerecht vorliegen.

Ich bevorzuge hier eine Doppelpunkt-Lösung (statt Vorreiter):

Bitte beachten Sie: Wir können Ihren Antrag nur bearbeiten, wenn Sie alle benötigten Unterlagen fristgerecht bis zum … einreichen.

Sie sehen: Wenn Sie Vorreiter aus Ihren Schreiben streichen, fehlt nichts. Dafür wirkt Ihre Sprache klarer, verständlicher und moderner.

Weitere Überlegungen und Tipps zum Thema Behördensprache finden Sie auf unserer Übersichtsseite Best of Behördendeutsch.

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