Konkret:

• Schachtelsätze, die über einen ganzen Absatz reichen („Falls der Steuerbescheid … die Belege aufzubewahren“)
• umständliche Partizipialkonstruktionen („die Ihrer Steuererklärung beigefügten Belege“, „die Ihnen obliegende Beweislast“, „Rechnungen über an Sie erbrachte Leistungen“)
• Nominalstil („nach Einlegung eines Einspruchs oder einer Klage bis zum endgültigen Abschluss des Rechtsbehelfsverfahrens“, „für die Dauer von zwei Jahren ab Rechnungserhalt die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen über an Sie erbrachte Leistungen von Unternehmen“)
• Passivsätze („Belege … sollten entsprechend länger aufbewahrt werden“)

Falls Sie Ihre Korrespondenz etwas kundenfreundlicher und netter formulieren wollen, zum Abschluss dieser Tipp: Wenn Sie all dies vermeiden, dann sind Sie schon auf dem richtigen Weg …

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Steuererklärungen werden von uns beim Finanzamt eingereicht.

Wir bitten Sie um Rücksendung des Kontrolldrucks der Steuererklärungen nach Durchsicht, Richtigbefund und Unterzeichnung.

Stets gerne zu Ihren Diensten verbleibe ich

mit freundlichen Grüßen

Als Mandantin habe ich mich natürlich darüber gefreut, dass mein Steuerberater mir gerne „zu Diensten“ ist, und das auch noch „stets“

Als berufsbedingt sprachkritischer Briefprofi habe ich mich auch gefreut: Ein so schönes Beispiel für ein umständliches, steifes und floskeliges Schreiben hätte ich mir selbst gar nicht ausdenken können.

Drei Sätze, drei „Behördendeutsch-Sünden“:

1. Passivkonstruktion – dabei nimmt mir die Kanzlei hier doch ganz aktiv Arbeit ab!
2. Nominalstil – sechs Substantive in einem 14-Wörter-Satz sind ganz schön viel und das Wort „Richtigbefund“ findet sich nicht ohne Grund in keinem Wörterbuch …
3. Veraltete Floskel – auch Dienstleister müssen sich nicht zum stets verfügbaren Diener machen.

So könnte das Schreiben in aktive und frische Sprache übersetzt werden:

Die Steuererklärungen reichen wir für Sie beim Finanzamt ein.

Bitte sehen Sie den Kontrolldruck Ihrer Steuererklärungen durch. Falls alle Angaben stimmen, unterschreiben Sie ihn bitte und senden ihn anschließend an uns zurück. Falls etwas nicht stimmt oder Sie Fragen haben, rufen Sie uns einfach an.

Mit freundlichen Grüßen

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„Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom …“
„Unter Bezugnahme auf …“
„Bezüglich Ihrer Anfrage vom …“

In der Regel stehen diese Floskeln am Briefanfang, meist geht es dann noch mit einem Vorreiter weiter: „Bezüglich … müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass …“.

Das liegt daran, dass viele Menschen Schwierigkeiten haben, den Briefeinstieg, den ersten Satz eines Schreibens, zu formulieren. Sie haben das Gefühl, man könne doch nicht mitten ins Thema springen und fangen deswegen lieber mit einer vertrauten „Bezüglich-Floskel“ an. So ist der Einstieg leicht zu schreiben und man kann dem Empfänger gleich deutlich machen, worum es geht. Das Ergebnis liest sich aber leider steif, distanziert und umständlich, eben wie Behördendeutsch.

Außerdem vergessen die Absender dabei eines: den Betreff!

Im Betreff eines Briefes oder einer E-Mail steht schließlich, worum es geht. Damit ist der erforderliche Bezug zum Thema bereits hergestellt und es ist schlicht überflüssig, das ein zweites Mal zu tun, nur weil man den Text halt irgendwie anfangen muss.

Und was spricht eigentlich dagegen, direkt am Anfang des Schreibens zur Sache zu kommen? Beispiel:

statt

„Sehr geehrte Frau Jung,

bezüglich Ihres Schreibens vom 19.01. können wir Ihnen mitteilen, dass wir noch zwei Praktikumsplätze zu vergeben haben. (…)

könnten Sie nach dem Betreff gleich Klartext schreiben:

Ihre Anfrage wegen eines „Schnupperpraktikums“

Sehr geehrte Frau Jung,

Ihre E-Mail kam gerade zur richtigen Zeit, wir haben nämlich noch zwei Praktikumsplätze zu vergeben. (…)

Fazit: Trauen Sie sich, im ersten Satz zur Sache zu kommen. Das wirkt frischer und aktiver als ein floskeliger Briefeinstieg.

Der Beitrag Noch mehr Behördendeutsch: „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom …“ erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Vorreiter sind Floskeln, die vor einem mitzuteilenden Inhalt „vorne weg reiten“, die aber selbst nichts zur Sache beitragen. Besonders gerne tummeln sie sich am Brief- oder E-Mail-Einstieg. Ihre Existenz verdanken sie der Tatsache, dass die meisten Menschen beim Schreiben nicht direkt zur Sache kommen möchten, sondern das Gefühl haben, das sei irgendwie unhöflich.

Typische Vorreiter, die Sie – ja, da bin ich mir sicher – auch schon einmal geschrieben haben, sind:

Bei der Durchsicht unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass …
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass …
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …
Wir bitten Sie, zu beachten/dafür zu sorgen, dass …

Na gut, ich gebe zu, dass mir manchmal auch schon so eine Floskel aus der Tastatur geschlüpft ist, bevor ich es recht bemerkt habe … ich lösche sie dann gleich wieder.

Was mich an Vorreitern stört?

1. Sie sind überflüssig. Schließlich teilen sie nichts mit, außer, dass in der Folge etwas mitgeteilt sind.
2. Sie verlagern die Hauptaussage in den Nebensatz und lassen sie somit nebensächlich erscheinen:

Sehr geehrter Herr Müller,
bei der Durchsicht unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass uns die Instandsetzungsanzeige des Ventils an Ihrer Hauswasserleitung im Anwesen xy noch nicht vorliegt.

Im Hauptsatz steht, dass Sie etwas festgestellt haben. Im Nebensatz wird gesagt, worum es geht. Das widerspricht dem Anliegen des Schreibenden und erschwert das Verständnis des Lesenden.

Die einfache Regel lautet: Hauptsachen sollten in Hauptsätzen stehen. Zum Beispiel so:

Sehr geehrter Herr Müller,
haben Sie das Ventil an Ihrer Hauswasserleitung schon ersetzen lassen? Wir haben die Instandsetzungsanzeige noch nicht erhalten, die uns das bestätigt.

Meistens kann man den Vorreiter einfach weglassen. Manchmal bietet es sich an, ihn durch eine andere, stärkere Formulierung zu ersetzen. Beispiel (mit Vorreiter):

Bitte beachten Sie, dass wir Ihren Antrag nur bearbeiten können, wenn uns alle benötigten Unterlagen fristgerecht vorliegen.

Ich bevorzuge hier eine Doppelpunkt-Lösung (statt Vorreiter):

Bitte beachten Sie: Wir können Ihren Antrag nur bearbeiten, wenn Sie alle benötigten Unterlagen fristgerecht bis zum … einreichen.

Sie sehen: Wenn Sie Vorreiter aus Ihren Schreiben streichen, fehlt nichts. Dafür wirkt Ihre Sprache klarer, verständlicher und moderner.

Der Beitrag „Behördendeutsch“ in verständiche Sprache übersetzen – Teil 6: Vorreiter erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Unterschriftsbeglaubigung vom …

Sehr geehrte Frau …,

in vorbezeichneter Angelegenheit übersende ich beigefügt eine einfache Ablichtung meiner Urkunde vom …/Nr. … zur Verwahrung in Ihren Akten.

Meine Kostenrechnung füge ich bei mit der Bitte um Begleichung.

Mit freundlichen Grüßen

Da weiß man als Briefprofi ja kaum, wo man anfangen soll … nehmen wir uns zuerst die Füllwörter vor: Füllwörter sind Wörter, mit denen der Schreibende gefühlte Lücken füllt, die aber keine Bedeutung für den Inhalt des Geschriebenen haben. Wenn wir sprechen, verwenden wir ständig Füllwörter wie „ich meine“, „ja also“, „äh“. Diese Art Füllwörter lassen wir beim Schreiben natürlich weg. Dafür finden wir andere:

in vorbezeichneter Angelegenheit übersende ich beigefügt eine einfache Ablichtung

Abgesehen davon, dass das Wort „vorbezeichnet“ so altmodisch ist, dass ich es fast schon wieder mag, hat es hier keine Funktion. Natürlich geht es um die im Betreff genannte Angelegenheit und nicht um eine andere. Wenn mir jemand schreibt, um mir etwas zu senden, ist mir außerdem klar, dass es sich bei der genannten Ablichtung um die beigefügte handelt – welche sollte es sonst sein?

Füllwörter blähen Sätze also unnötig auf. Deswegen können wir sie einfach weglassen. In unserem schönen Notarbrief ist übrigens nicht nur das „vorbezeichnet“ überflüssig, sondern die ganze Angelegenheit. Worum es geht, steht schließlich im Betreff.

Sehr hübsch ist auch die einfache Ablichtung. In der „Ablichtung“ steckt noch das technische Verständnis für die Vorgänge beim Fotokopieren. Trotzdem hat sich für das Ergebnis das (Fremd-) Wort „Kopie“ durchgesetzt. Ob es neben der „einfachen“ Kopie auch eine „doppelte“ oder eine „komplizierte“ Kopie gibt? Vielleicht wollte der Absender auch nur mitteilen, dass es sich um eine nicht eigens beglaubigte Kopie handelt. Wenn er sich etwas präziser ausgedrückt hätte, wüssten wir es.

Der zweite Satz ist zum einen ein schönes Beispiel für den Nominalstil, zum anderen für die weitere Mitteilung von Dingen, die nicht extra geschrieben werden müssen: Natürlich stehen in einer Rechnung des Notars die Kosten und nicht etwa seine Gewinne, und ebenso selbstverständlich möchte jemand, der mir eine Rechnung für seine Dienstleistung schickt, dass ich sie bezahle.

Der Notar könnte also kurz, freundlich und normalsprachlich schreiben:

Unterschriftsbeglaubigung vom …

Sehr geehrte Frau …,

wie besprochen sende ich Ihnen hier die Kopie der Urkunde Nr. … vom … sowie die Rechnung für meine Leistung.

Mit freundlichen Grüßen

Der Beitrag “Behördendeutsch” in verständliche Sprache übersetzen: Teil 5 – Füllwörter & Blähsprache erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Eine gerade veröffentlichte Studie der Universität Hohenheim und der H&H Communication Lab GmbH bescheinigt beispielsweise deutschen Banken in der Kundenkommunikation deutlichen Nachholbedarf. Dazu wurden 168 Dokumente aus 62 Instituten untersucht. Rekordhalter an Unverständlichkeit waren die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die durch Bandwurmsätze mit bis zu 120 Wörtern und abstraktes sowie fachsprachliches juristisches Vokabular verwirrten. Immer noch ziemlich schlecht verständlich waren die Produktinformationsblätter, wobei die für Spareinlagen besser abschnitten als die für Anleihen. Etwas besser zu verstehen waren immerhin die sonstigen Informationsmaterialien und die FAQs, die häufig gestellten Fragen nebst ihren Antworten.

Wer einmal versucht hat, die AGBs oder sonstige Informationsmaterialien seiner Bank zu lesen und zu verstehen, wird über diese Studienergebnisse nicht überrascht sein. Dabei wäre es oft gar nicht besonders schwer, verständlich zu schreiben – und es würde das Vertrauen in das eigene Kreditinstitut sicher stärken.

Als kleines Beispiel habe ich einmal in den Standard-AGBs der Banken gestöbert und diesen schönen Abschnitt gefunden (§ 18 Abs. 2):

Kündigung aus wichtigem Grund
Ist für eine Geschäftsbeziehung eine Laufzeit oder eine abweichende Kündigungsregelung vereinbart, kann eine fristlose Kündigung nur dann ausgesprochen werden, wenn hierfür ein wichtiger Grund vorliegt, der es dem Kunden, auch unter Berücksichtigung der berechtigten Belange der Bank, unzumutbar werden lässt, die Geschäftsbeziehung fortzusetzen.

Das sind 43 Wörter in einem ziemlich verschachtelten Satz, der noch dazu vom Nominalstil geprägt ist. Hier zeigt sich, wie einfach es wäre, die Verständlichkeit der AGB zu erhöhen, indem man die Verschachtelung beseitigt, aus dem langen Satz drei kürzere macht und einige der Substantivierungen auflöst bzw. streicht:

Fristlose Kündigung
Wenn für einen Vertrag eine Laufzeit oder eine bestimmte Kündigungsregelung vereinbart wurde, kann er vom Kunden nur unter einer Bedingung fristlos gekündigt werden: Es muss ein wichtiger Grund vorliegen, der es für den Kunden unzumutbar macht, die Geschäftsbeziehung fortzusetzen. Die berechtigten Interessen der Bank sind dabei zu berücksichtigen.

Klar. Oder?

Der Beitrag Neue Studie: Banken schreiben oft schlimmes Behördendeutsch erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Beispiel: „Ich fuhr, noch angenehm gesättigt vom hervorragenden Mittagessen bei meinem Lieblingsitaliener, dessen Lammkoteletts mit Pfifferlingen köstlich gewesen waren, spätnachmittags zu meiner Großmutter, nicht ahnend, dass sie, die um meine Vorliebe für Pilze wusste, mich mit einer riesigen Portion Semmelknödel in Pfifferlingrahmsoße erwartete.“

Dieser Satz hat 42 Wörter und zwei Verschachtelungsebenen. Literarisch mag der Satz anregend sein, kulinarisch ist er bereits mehr als reichhaltig und in Sachen (schnelle) Verständlichkeit wirkt er eher unverdaulich. Das macht nichts, wenn Sie ein literarisches Werk für geübte Leser schreiben. Heinrich von Kleist wurde mit seinen dekorativ verschachtelten Sätzen gar zum Modeschriftsteller seiner Zeit.

In der geschäftlichen Korrespondenz haben dagegen die meisten Leser weder Lust noch Zeit, die ineinander verschachtelten Satzteile zu „entschachteln“. Sie werden sich über einen Text, der diese Kunst von ihnen einfordert, vermutlich ärgern. Wenn sie ihn nicht richtig verstehen oder nur scheinbar unwichtige Einschübe überlesen, werden sie deswegen vielleicht sogar die mit dem Schreiben eigentlich gewünschte Handlung unterlassen oder dabei Fehler machen.

Was macht den Schachtelsatz so schwierig zu lesen?

Er reißt Inhalte auseinander, die eigentlich zusammengehören. Im Beispielsatz gehörten zunächst diese Satzteile zusammen „Ich fuhr spätnachmittags zu meiner Großmutter.“ Das erfährt der Leser aber erst, nachdem er sich geistig mit dem Sättigungsgefühl, dem Lieblingsitaliener und den Lammkoteletts auseinandergesetzt hat. Da wirkt der Sprung zur Großmutter zunächst einigermaßen verwirrend. Man muss also erst alles lesen, um herauszufinden, was zusammengehört und sich dann den Sinn zu erschließen.

Dabei ist es ganz einfach, einen Schachtelsatz zu vermeiden: Sie können ihn in einzelne Hauptsätze auflösen.

Im Beispiel: „Mittags war ich bei meinem Lieblingsitaliener gewesen und hatte köstliche Lammkoteletts mit Pfifferlingen gegessen. Spätnachmittags fuhr ich zu meiner Großmutter. Ich war immer noch angenehm satt. Was ich nicht wusste: Sie hatte sich an meine Vorliebe für Pilze erinnert und erwartete mich mit einer riesigen Portion Semmelknödel in Pfifferlingrahmsoße.“

Für die biologische Verdauung des Erzählers lässt das zwar immer noch nichts Gutes erwarten, leichter verständlich ist der Text so aber gewiss.

Natürlich habe ich Ihnen auch ein Beispiel für einen Schachtelsatz aus der Geschäftskorrespondenz mitgebracht. Es stammt aus dem Organisationshandbuch eines Kreditinstituts, in dem sich die Mitarbeiter über die internen Prozesse informieren sollten. In diesem Abschnitt geht es konkret um die Offenlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse eines Bankkunden und die Dokumente, die dazu vorgelegt werden sollen. EST ist dabei das Kürzel für „Einkommensteuer“. Hier habe ich mich für die Auflösung der Verschachtelung durch eine Aufzählung entschieden:

Der Beitrag „Behördendeutsch“ in verständliche Sprache übersetzen: Teil 4 – Schachtelsätze erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Beispiel: „Gestern wurde ich von einem heftigen Regenschauer überrascht.“

Das Ergebnis dieses so genannten Vorgangspassivs (vom Schauer überrascht werden) kann ein Zustandspassiv sein:

„Da ich keinen Schirm dabei hatte, war ich nass bis auf die Haut, als ich heimkam.“

Ja, da gab es etwas zu erleiden.

Das Passiv ist sprachlich durchaus berechtigt, nämlich überall da, wo

• das Erleiden/Geschehen im Vordergrund stehen soll
• jemand keine aktive Rolle spielte bzw.
• es nicht darauf ankommt oder nicht bekannt ist, wer genau der aktive Teil an der Sache war.

Beispiel: „Wir sind Opfer einer Hackerattacke geworden – unsere Kundendaten wurden gestohlen.“ Das wirkt außerdem neutraler und objektiver als beispielsweise die Aussage: „Irgendwelche kriminellen Hacker haben unsere Kundendaten gestohlen!“.

Das Passiv wird gerne auch da eingesetzt, wo der eigene Beitrag zum Geschehen verschleiert werden soll.

Beispiel: „Der Termin kann leider aufgrund unvorhergesehener Lieferverzögerungen nicht eingehalten werden.“ Das bedeutet tatsächlich: „Wir können den Termin leider nicht einhalten, weil …“

Gut, in diesem konkreten Beispiel kann der Schreibende hoffen, der Kunde möge sich über die unvorhergesehenen Lieferverzögerungen ärgern und nicht über ihn. Vielleicht aber merkt der Kunde auch, dass sich hier jemand aus der Verantwortung stiehlt und ärgert sich erst recht.

Und es gibt noch ein dickes ABER: Ein Text, der viele Passivkonstruktionen enthält, ist schwer lesbar und wird schnell langweilig. Passivkonstruktionen treten außerdem häufig in Verbindung mit dem Nominalstil auf, was den ganzen Text noch schwerfälliger und unverständlicher macht.

Das können Sie ganz einfach vermeiden, wenn Sie bevorzugt das Aktiv und gegebenenfalls die Sie-Ansprache verwenden. Statt etwa „die Ware wurde heute zum Versand bereitgestellt“ schreiben Sie: „Wir haben die Ware heute versandfertig gemacht.“ Und statt: „Die Richtigkeit der Angaben muss bestätigt werden“ formulieren Sie aktiv: „Bitte bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben.“

Vergleichen Sie selbst:

Der Beitrag „Behördendeutsch“ in verständliche Sprache übersetzen: Teil 3 – Passivkonstruktionen erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Auf Wikipedia habe ich dazu einen Beitrag gefunden, der in diesem wunderbaren Satz die Vorteile des Nominalstils aufzeigt:

„Der Nominalstil ist in wissenschaftlichen, behördlichen und fachsprachlichen Texten weit verbreitet; nicht zuletzt aus Gründen der Sprachökonomie, Diversität im Ausdruck und Reduktion syntaktischer Komplexität bei gleichzeitiger Erhöhung informationeller Dichte.“

Alles klar?

Zweifellos ist auch dieser Satz selbst von hoher informationeller Dichte geprägt. Leider macht ihn das nicht unbedingt gut lesbar und verständlich.

Deshalb mein Rat: Wenn Sie möchten, dass Ihre Leser Sie auf Anhieb verstehen, verzichten Sie lieber auf den Nominalstil und setzen stattdessen auf aktive Formulierungen und möglichst konkrete Verben. Sollten Sie die Leser mit dem Grad Ihrer Fähigkeit zur Syntaxkomplexitätsreduktion und Informationsdichteerzeugung beeindrucken wollen, können Sie den Nominalstil natürlich auch gezielt zu diesem Zweck einsetzen.

Vergleichen Sie selbst, welche Variante Ihnen besser gefällt bzw. leichter zu verstehen ist:

Der Beitrag „Behördendeutsch“ in verständliche Sprache übersetzen: Teil 2 – Nominalstil erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Hier schaffe ich dem geneigten Leser die Möglichkeit, obenstehende Behauptung einer Prüfung zu unterziehen und aus eigener Anschauung zur Erkenntnis zu gelangen, dass eine Häufung von Streckverben in einem Satz zu geringer Verständlichkeit führt.

Spätestens nach diesem Satz habe ich Sie hoffentlich davon überzeugt, dass Sie verständlicher schreiben, wenn Sie auf Streckverben verzichten.

Meistens kann man sie sowieso durch schöne einfache Verben ersetzen. Typische Beispiele sind:

Der Beitrag „Behördendeutsch“ in verständliche Sprache übersetzen: Teil 1 – Streckverben erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.