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Das ist ein wunderbares Beispiel dafür, wie Sie NICHT schreiben sollten:

Der Text – ich habe, weil ich den Absender hier nicht bloßstellen will, seinen Namen und die Headline weggelassen – beginnt mit einem Bandwurmsatz. 37 Wörter – und was für welche! Was bitte ist eine Breakout Session? Und was soll ich mir unter dem „Aufbau von Optimierungskulturen“ vorstellen? Was sind das für Tests (hören sich irgendwie nach Statistik an)? Immerhin weiß ich, dass KPI für Key Performance Indicator steht und eine Schlüsselgröße zur Leistungs- bzw. Erfolgsmessung meint. Aber warum bekommt eine Empfängerin in einem Unternehmen der Nahrungsmittelindustrie diese Einladung, wenn es um Optimierungsstrategien für die Medien-, E-Commerce- und Reisebranche geht? Fragen über Fragen …

Es handelt sich letztlich um ein Werbeschreiben: Der Empfänger soll dazu angeregt werden, eine Veranstaltung zu besuchen.

Wann wirkt Werbung?

Nur dann, wenn der Umworbene erkennt, dass es um etwas geht, das ihn betrifft und das ihm einen wie auch immer gearteten Nutzen beschert. Voraussetzung dafür ist, dass der Leser den Inhalt des Schreibens versteht. Daraus ergeben sich zwei Hauptanforderungen an Werbeschreiben:

1. Verständliche Sprache
2. Eine Argumentation, die auf dem Kundennutzen basiert.

Beide Forderungen sind hier nicht erfüllt. Wer als Experte an Nicht-Experten schreibt, muss Fachbegriffe übersetzen oder so erklären, dass auch der Laie versteht, um was es geht. Aber selbst wenn ein sehr fachkundiger Leser mit all den Begriffen etwas anfangen kann, wird ihm nicht deutlich werden, warum er auf diese Veranstaltung gehen soll. Der Einladende spricht dort mit jemandem und präsentiert etwas. Klar, er möchte, dass viele Leute zum Zuhören kommen. Aber was hat der potenzielle Besucher davon? Was genau erwartet ihn, inwiefern ist das für ihn nützlich und warum sollte er das Event auf keinen Fall verpassen?

Verpasst hat hier vor allem der Absender etwas, nämlich die Chance, viele potenzielle Kunden für seine Veranstaltung zu gewinnen.

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Verehrte M…-Besucher/innen,

beiliegend übersenden wir Ihnen druckfrisch unseren Veranstaltungskalender für September bis Dezember 2015.

Diese drei Zeilen geben bereits reichlich Anlass zum Schmunzeln und Kritteln:

1. „Verehrte M…-Besucher/innen“

Auch ich habe in der Schule noch gelernt, dass die höfliche Briefanrede sich an „verehrte Damen“ und „geehrte Herren“ richtet. Das ist allerdings etwa 35 Jahre her und gilt seit mindestens 25 Jahren als veraltet. Sie sind heute auf der sicheren Seite, wenn Sie sich an „sehr geehrte“ Briefpartner wenden.

Die geschlechtsneutrale Anrede ist ein Thema für sich, dass ich demnächst in einem eigenen Beitrag aufgreifen werde. An dieser Stelle sei aber angemerkt, dass es sich bei den Angeschriebenen zunächst nur um Interessenten handelt. Ziel des Schreibens ist es zwar, dass die Interessenten zu Besuchern werden, aber eine Anrede wie „liebe Theaterfans“ bzw. „sehr geehrte Kulturfreunde“ würde doch besser passen.

2. „beiliegend“

Dieser Begriff gehört zu den typischen Behördendeutsch-Floskeln, die Sie aus Ihren Schreiben streichen sollten. Nicht nur, weil er steif klingt, sondern vor allem, weil er inhaltlich völlig unsinnig ist: Sie können vielleicht liegend etwas schreiben, aber auf keinen Fall können Sie „beiliegend“ etwas übersenden – Sie passen nämlich in keinen Briefumschlag, und wahrscheinlich möchten Sie sich auch gar nicht in einen hineinzwängen.

3. „übersenden wir Ihnen druckfrisch unseren Veranstaltungskalender“

Wer ist denn hier druckfrisch? Dem grammatikalischen Bezug nach sind es die Absender. Inhaltlich würde ich aber eher auf den Veranstaltungskalender tippen.

Genug gemeckert – wie könnte dieser Briefeinstieg sprachlich korrekt und inhaltlich sinnvoll lauten? Da ich einfache Lösungen liebe, schlage ich folgende Formulierung vor:

Liebe Kulturfans,

der neue M…-Veranstaltungskalender ist da: …

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Keine Frage – nachvollziehbar ist der Hinweis auf diesem Schild. Die Hotelführung dürfte nicht gerade begeistert sein, wenn sich die Gäste morgens reichlich mit Brötchen, Croissants, Äpfeln und Bananen eindecken, um die Kosten fürs Mittagessen zu sparen. Unnötig sind aber dennoch zwei Dinge:

Erstens: der Vorreiter „Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …“ Das klingt allzu sehr nach Amtsdeutsch und Kanzleistil.

Zweitens: das Komma nach dem Wort „Buffet“. Es trennt Satzteile voneinander, die eigentlich zusammengehören. Mein Vorschlag für eine nettere, sprachlich korrekte Formulierung lautet:
 
Liebe Gäste, wir freuen uns, wenn Ihnen unser reichhaltiges Frühstück schmeckt! Sollten Sie für Ihre Tagesverpflegung etwas mitnehmen wollen, können Sie das gerne gegen einen Unkostenbeitrag tun. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an einen unserer Service-Mitarbeiter.

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Konkret:

• Schachtelsätze, die über einen ganzen Absatz reichen („Falls der Steuerbescheid … die Belege aufzubewahren“)
• umständliche Partizipialkonstruktionen („die Ihrer Steuererklärung beigefügten Belege“, „die Ihnen obliegende Beweislast“, „Rechnungen über an Sie erbrachte Leistungen“)
• Nominalstil („nach Einlegung eines Einspruchs oder einer Klage bis zum endgültigen Abschluss des Rechtsbehelfsverfahrens“, „für die Dauer von zwei Jahren ab Rechnungserhalt die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen über an Sie erbrachte Leistungen von Unternehmen“)
• Passivsätze („Belege … sollten entsprechend länger aufbewahrt werden“)

Falls Sie Ihre Korrespondenz etwas kundenfreundlicher und netter formulieren wollen, zum Abschluss dieser Tipp: Wenn Sie all dies vermeiden, dann sind Sie schon auf dem richtigen Weg …

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Steuererklärungen werden von uns beim Finanzamt eingereicht.

Wir bitten Sie um Rücksendung des Kontrolldrucks der Steuererklärungen nach Durchsicht, Richtigbefund und Unterzeichnung.

Stets gerne zu Ihren Diensten verbleibe ich

mit freundlichen Grüßen

Als Mandantin habe ich mich natürlich darüber gefreut, dass mein Steuerberater mir gerne „zu Diensten“ ist, und das auch noch „stets“

Als berufsbedingt sprachkritischer Briefprofi habe ich mich auch gefreut: Ein so schönes Beispiel für ein umständliches, steifes und floskeliges Schreiben hätte ich mir selbst gar nicht ausdenken können.

Drei Sätze, drei „Behördendeutsch-Sünden“:

1. Passivkonstruktion – dabei nimmt mir die Kanzlei hier doch ganz aktiv Arbeit ab!
2. Nominalstil – sechs Substantive in einem 14-Wörter-Satz sind ganz schön viel und das Wort „Richtigbefund“ findet sich nicht ohne Grund in keinem Wörterbuch …
3. Veraltete Floskel – auch Dienstleister müssen sich nicht zum stets verfügbaren Diener machen.

So könnte das Schreiben in aktive und frische Sprache übersetzt werden:

Die Steuererklärungen reichen wir für Sie beim Finanzamt ein.

Bitte sehen Sie den Kontrolldruck Ihrer Steuererklärungen durch. Falls alle Angaben stimmen, unterschreiben Sie ihn bitte und senden ihn anschließend an uns zurück. Falls etwas nicht stimmt oder Sie Fragen haben, rufen Sie uns einfach an.

Mit freundlichen Grüßen

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„Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom …“
„Unter Bezugnahme auf …“
„Bezüglich Ihrer Anfrage vom …“

In der Regel stehen diese Floskeln am Briefanfang, meist geht es dann noch mit einem Vorreiter weiter: „Bezüglich … müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass …“.

Das liegt daran, dass viele Menschen Schwierigkeiten haben, den Briefeinstieg, den ersten Satz eines Schreibens, zu formulieren. Sie haben das Gefühl, man könne doch nicht mitten ins Thema springen und fangen deswegen lieber mit einer vertrauten „Bezüglich-Floskel“ an. So ist der Einstieg leicht zu schreiben und man kann dem Empfänger gleich deutlich machen, worum es geht. Das Ergebnis liest sich aber leider steif, distanziert und umständlich, eben wie Behördendeutsch.

Außerdem vergessen die Absender dabei eines: den Betreff!

Im Betreff eines Briefes oder einer E-Mail steht schließlich, worum es geht. Damit ist der erforderliche Bezug zum Thema bereits hergestellt und es ist schlicht überflüssig, das ein zweites Mal zu tun, nur weil man den Text halt irgendwie anfangen muss.

Und was spricht eigentlich dagegen, direkt am Anfang des Schreibens zur Sache zu kommen? Beispiel:

statt

„Sehr geehrte Frau Jung,

bezüglich Ihres Schreibens vom 19.01. können wir Ihnen mitteilen, dass wir noch zwei Praktikumsplätze zu vergeben haben. (…)

könnten Sie nach dem Betreff gleich Klartext schreiben:

Ihre Anfrage wegen eines „Schnupperpraktikums“

Sehr geehrte Frau Jung,

Ihre E-Mail kam gerade zur richtigen Zeit, wir haben nämlich noch zwei Praktikumsplätze zu vergeben. (…)

Fazit: Trauen Sie sich, im ersten Satz zur Sache zu kommen. Das wirkt frischer und aktiver als ein floskeliger Briefeinstieg.

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Entschlacken Sie Ihre Briefe und verzichten Sie auf diese fünf häufig verwendeten Floskeln:

1. „Hiermit erlaube ich mir, …“ (z. B. „folgende Leistungen zu berechnen“)

Wer erlaubt hier wem etwas? Der Schreibende sich selbst? Das ergibt keinen Sinn: Man kann sich selbst gar nicht erlauben, jemand anderem etwas in Rechnung zu stellen oder sonst etwas von ihm zu wollen. Die Erlaubnis dazu müsste schließlich der Adressat des Schreibens geben. Speziell bei der Rechnung geht es ohnehin nicht um „erlaubt oder verboten“, sondern um einen rechtlich durchsetzbaren Vergütungsanspruch, der aus der Erbringung einer vereinbarten Leistung entstanden ist. Deswegen schreibe ich in meinen Rechnungen meistens schlicht und deutlich:

„Für meine Leistungen als … berechne ich vereinbarungsgemäß: …“

2. „Beiliegend übersende ich Ihnen …“

Man stelle sich vor, wie sich der Schreibende in den Briefumschlag zwängt, um tatsächlich „beiliegend“ eine Nachricht zu überbringen … sehr witzig! Schreiben Sie lieber etwas wie

„In der Anlage/Im Anhang finden Sie …“
„Wie gewünscht sende ich Ihnen hier …“

3. „Mit der Bitte um Kenntnisnahme“

Wenn Sie nicht wollten, dass ich das Geschriebene zur Kenntnis nehme, würden Sie mir doch keinen Brief bzw. keine E-Mail schicken, oder? Vielleicht hat der Empfänger nicht immer sofort Zeit zum Lesen, aber sobald er damit begonnen hat, kann er die „Kenntnisnahme“ ohnehin kaum vermeiden.

Meist wird diese Floskel eingesetzt, um deutlich zu machen, dass der Empfänger des Schreibens nur informiert werden soll und weiter nichts zu unternehmen braucht. Das sollte aus dem Text aber ohnehin hervorgehen. Insofern können Sie diese Floskel ohne Verlust für den Leser streichen.

Falls Sie der Intelligenz Ihrer Leser oder Ihren eigenen Formulierungsfähigkeiten nicht ganz trauen, können Sie ersatzweise schreiben:

„Dieses Schreiben dient nur zu Ihrer Information und erfordert keine Antwort bzw. sonstigen Aktivitäten von Ihnen.“

4. „Wir möchten Sie bitten, …“ (z. B. „diese Angaben vertraulich zu behandeln.“)

Neulich las ich das sogar auf einem Schild in einer Hochschultoilette: „Wir möchten Sie bitten, hier nicht zu rauchen!“

Also was jetzt: Möchten Sie mich bitten, was auch immer (nicht) zu tun? Oder tun Sie es? Das Bitten kann ich Ihnen in jedem Fall großzügig erlauben. Aber wenn Sie möchten, dass jemand tatsächlich etwas Bestimmtes tut oder unterlässt, sollten Sie das auch klar als Bitte bzw. Aufforderung formulieren:

„Bitte behandeln Sie diese Angaben vertraulich.“
„Auch hier gilt das allgemeine Rauchverbot – bitte halten Sie sich daran!“

5. „Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.“

Mal ehrlich: Wem stehen Sie denn „zur Verfügung“, und das auch noch „gerne“ und „jederzeit“? Die Sklaverei bzw. Leibeigenschaft ist glücklicherweise schon lange abgeschafft. Sicher dürfen Kunden und Geschäftspartner Sie anrufen oder Ihnen eine E-Mail schreiben, wenn sie noch Fragen haben. Sie werden sie auch beantworten. Das ist so selbstverständlich, dass Sie dazu eigentlich gar nichts schreiben müssten. Wenn Sie es trotzdem als Ausdruck Ihrer Dienstleistungsbereitschaft tun möchten, könnten Sie z. B. formulieren:

„Falls Sie noch Fragen haben, können Sie mich gerne unter der Durchwahl -123 anrufen.“

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Vorreiter sind Floskeln, die vor einem mitzuteilenden Inhalt „vorne weg reiten“, die aber selbst nichts zur Sache beitragen. Besonders gerne tummeln sie sich am Brief- oder E-Mail-Einstieg. Ihre Existenz verdanken sie der Tatsache, dass die meisten Menschen beim Schreiben nicht direkt zur Sache kommen möchten, sondern das Gefühl haben, das sei irgendwie unhöflich.

Typische Vorreiter, die Sie – ja, da bin ich mir sicher – auch schon einmal geschrieben haben, sind:

Bei der Durchsicht unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass …
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass …
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …
Wir bitten Sie, zu beachten/dafür zu sorgen, dass …

Na gut, ich gebe zu, dass mir manchmal auch schon so eine Floskel aus der Tastatur geschlüpft ist, bevor ich es recht bemerkt habe … ich lösche sie dann gleich wieder.

Was mich an Vorreitern stört?

1. Sie sind überflüssig. Schließlich teilen sie nichts mit, außer, dass in der Folge etwas mitgeteilt sind.
2. Sie verlagern die Hauptaussage in den Nebensatz und lassen sie somit nebensächlich erscheinen:

Sehr geehrter Herr Müller,
bei der Durchsicht unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass uns die Instandsetzungsanzeige des Ventils an Ihrer Hauswasserleitung im Anwesen xy noch nicht vorliegt.

Im Hauptsatz steht, dass Sie etwas festgestellt haben. Im Nebensatz wird gesagt, worum es geht. Das widerspricht dem Anliegen des Schreibenden und erschwert das Verständnis des Lesenden.

Die einfache Regel lautet: Hauptsachen sollten in Hauptsätzen stehen. Zum Beispiel so:

Sehr geehrter Herr Müller,
haben Sie das Ventil an Ihrer Hauswasserleitung schon ersetzen lassen? Wir haben die Instandsetzungsanzeige noch nicht erhalten, die uns das bestätigt.

Meistens kann man den Vorreiter einfach weglassen. Manchmal bietet es sich an, ihn durch eine andere, stärkere Formulierung zu ersetzen. Beispiel (mit Vorreiter):

Bitte beachten Sie, dass wir Ihren Antrag nur bearbeiten können, wenn uns alle benötigten Unterlagen fristgerecht vorliegen.

Ich bevorzuge hier eine Doppelpunkt-Lösung (statt Vorreiter):

Bitte beachten Sie: Wir können Ihren Antrag nur bearbeiten, wenn Sie alle benötigten Unterlagen fristgerecht bis zum … einreichen.

Sie sehen: Wenn Sie Vorreiter aus Ihren Schreiben streichen, fehlt nichts. Dafür wirkt Ihre Sprache klarer, verständlicher und moderner.

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Zweitschrift
Abschrift
Durchschrift
Mehrfertigung
Ablichtung

Die wirken vor allem deswegen so veraltet, weil sie sprachlich noch die Arbeitsprozesse der Industrialisierung widerspiegeln: Früher musste, wer mehrere Exemplare eines Dokuments haben wollte, sie abschreiben (lassen) oder sie mit Kohlepapier auf weitere Blätter durchschreiben. Insofern ist die „Ablichtung“ schon fortschrittlicher. Trotzdem rate ich für alle, die geistig bereits im 21. Jahrhundert angekommen sind, zur Verwendung des Wortes „Kopie“ oder gegebenenfalls „Scan“.

Die „Mehrfertigung“ wird von einem meiner Seminarkunden übrigens energisch verteidigt, weil es sich eben nicht um eine Kopie, sondern um eine weitere Ausfertigung des Dokuments mit einer Originalunterschrift handele. Im Briefkontakt mit externen Ansprechpartnern würde ich das dann auch genau so schreiben:

Sie erhalten hier eine zweite unterschriebene Ausfertigung des …

Wobei „Ausfertigung“ auch ein wenig altmodisch klingt … aber jetzt höre ich auf …

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