Das ist neu in der DIN 5008:2020

Die auffälligste Neuerung sind die zusätzlichen Abschnitte, in denen Regelungen zur Gestaltung von Präsentationen, Protokollen und der Dateiablage enthalten sind. Ob diese tatsächlich so regelungsbedürftig sind, dass sie gleich in die Norm aufgenommen werden müssen, lasse ich mal dahingestellt. Jedenfalls sind die „Vorschriften“ in diesen Abschnitten recht vage formuliert. So heißt es beispielsweise zu Überschriften in Präsentationen, sie sollten „prägnant formuliert und in einem einheitlichen Stil und Layout“ gestaltet sein. Das war es dann auch schon.

Für die Geschäftskorrespondenz relevant sind im Wesentlichen die Neuerungen, die den Briefbogen, Schreiben zu besonderen Anlässen und die E-Mail betreffen.

So wird der Briefbogen korrekt nach DIN 5008:2020 gestaltet

• Es ist nur noch ein hoch- oder tiefgestelltes Anschriftfeld erlaubt, in das die Zusatz- und Vermerkzone integriert ist. Insgesamt stehen dafür elf Zeilen zur Verfügung.
• Alle Kommunikationsangaben dürfen nur noch in einen Informationsblock gepackt werden, der sich rechts neben dem Anschriftfeld befindet. Eine Bezugszeichen- und Kommunikationszeile unter dem Anschriftfeld ist damit nicht mehr DIN-gerecht.
• Der Betreff wird zwei Leerzeilen nach dem Informationsblock geschrieben; er darf mehrere Zeilen umfassen. Falls im Betreff bereits sensible Angaben enthalten sind, darf es ein bis zwei Leerzeilen tiefer beginnen. Das soll verhindern, dass die kritischen Inhalte im Sichtfenster gelesen werden können, wenn das Schreiben beim Versand im Umschlag verrutscht.
• Zertifizierungen des Unternehmens dürfen in den Briefkopf oder in die Fußzeile zu den Geschäftsangaben aufgenommen werden.

Für Schreiben zu besonderen Anlässen gelten spezielle Empfehlungen

Was schon bisher üblich war, fordert die DIN 5008:2020 nun auch: Für Arbeitszeugnisse, Gratulationen, Gratifikations- und Kondolenzschreiben soll kein normales Briefpapier mit Anschriftfeld, Informationsblock und den Geschäftsangaben in der Fußzeile verwendet werden. Stattdessen sollen „besondere Briefblätter der Geschäfts- oder Personalleitung“ verwendet werden, gerne auf edlerem Papier.

Diese Schreiben sollen nicht mehr als eine Seite umfassen und nicht in einem Briefumschlag mit Sichtfenster versendet werden. Um ein optisch ansprechendes Gesamtbild zu erzeugen, darf man bei Bedarf die Seitenränder und den Zeilenabstand (auf 1,5 oder 2) vergrößern.

Das Datum sollte in diesen besonderen Schreiben alphanumerisch geschrieben werden, überhaupt sind Zahlen möglichst auszuschreiben.

Das sagt die DIN 5008:2020 zu E-Mails und andere elektronischen Kommunikationsformen

Auch für diesen Bereich wurden zusätzliche, teilweise recht detaillierte Regelungen und Empfehlungen aufgenommen, von denen einige ohnehin bereits etabliert sind. So heißt es zum Beispiel, man solle bei der Beantwortung oder Weiterleitung einer E-Mail prüfen, ob der Betreff angepasst werden muss, zumindest ergänzt um eine Abkürzung wie AW: oder FW:. Außerdem soll man Schriftart, -größe und -farbe durch Voreinstellungen dem Coporate Design anpassen und den Text einzeilig als Fließtext und ohne Worttrennungen schreiben.

Für derartige Banalitätn bräuchte man nicht unbedingt eine eigene Norm!

Tatsächlich neu und interessant sind die Regelungen zu Emoticons bzw. Emojis und Schreiben an mehrere bekannte Empfänger:

Emoticons und Emojis im Geschäftsbrief

Die DIN 5008:2020 empfiehlt, sie bei geschäftlichen Erstkontakten gar nicht und danach nur sparsam einzusetzen (so weit, so banal). Was nicht jedem klar sein dürfte, ist aber folgende Feststellung:

„Emojis ersetzen keine Satzzeichen.“

Das Emoticon/Emoji sollte deswegen hinter den Punkt bzw. das Ausrufe- oder Fragezeichen gesetzt werden, wenn es sich auf den ganzen Satz bezieht.

Ich hoffe, das war für Sie verständlich. 🙂

Ich hoffe sehr ;-), dass ich Sie damit nicht verwirrt habe.

Ansprache einzelner Personen bei Schreiben an mehrere Empfänger

Es hatte sich bisher bereits etabliert, hat nun aber auch die ausdrückliche Zustimmung der DIN 5008:2020: Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger, etwa an Frau Maier, Herrn Müller und Frau Schmidt schreiben, können Sie die Personen im Text einzeln mit dem @-Zeichen davor ansprechen.

Liebes Team,

ich freue mich, Sie morgen zu sehen …

@ Frau Maier: Könnten Sie mir die Präsentation heute noch schicken?

@ Herr Müller: Bitte denken Sie daran, den Raum zu reservieren.

Vielen Dank!

Falls Sie sich noch mehr Gedanken darüber machen, wie Sie formal korrekt schreiben, interessiert Sie sicher unser Beitrag zur korrekten Schreibweise des Datums und der Blogpost zum richtigen Einsatz von Leerzeichen in Verbindung mit Satzzeichen.

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Wir denken: Gerade jetzt ist die richtige Zeit für ein Fest, das froh macht.

Das allererste Weihnachten vor über 2000 Jahren fand schließlich auch nicht in einer heilen Welt statt. Das Evangelium berichtet nicht nur von Hirtenidyll und Engelsglanz, sondern auch von Armut, Ablehnung, Gewalt und Vertreibung in einem von fremden Soldaten besetzten Land. Das Leben war zu keiner Zeit nur gut und friedlich.

Christen dürfen glauben, dass Gott selbst in dieser Welt angekommen ist und sie deswegen nie nur schlecht und dunkel sein wird. Wer das nicht glauben kann oder mag, kann trotzdem auf das Gute hoffen. Wir alle können dazu beitragen, dass Mitmenschlichkeit und Liebe in unserem Leben und in unserer Gesellschaft stärker sind als Angst, Hass und Gewalt.

Wenn wir das tun, haben wir allen Grund, ein frohes Fest zu feiern und darauf zu vertrauen, dass das neue Jahr – auch – gut werden wird.

In diesem Sinne also: Frohe Weihnachten und ein glückliches neues Jahr!

Der Beitrag Die Briefprofis wünschen frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr! erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Dabei tauchen aber häufig Fragen auf. Etwa: Ist es heute überhaupt noch zeitgemäß, Weihnachtswünsche zu versenden, wo doch viele Menschen mit dem christlichen Glauben nicht (mehr) viel anfangen können, keiner oder einer anderen Religion angehören? Sind Weihnachtswünsche heutzutage eigentlich noch politisch korrekt?

Wir meinen: Ja. Auch wer Weihnachten gar nicht oder nicht als die Geburt von Jesus Christus, sondern „nur“ als schönes Familienfest feiert, wird sich über Grüße und gute Wünsche zum Fest nicht ärgern, sondern freuen.

Wenn Sie aber selbst mit Weihnachten überhaupt nichts anfangen können oder denken, dass dies bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern der Fall ist, können Sie entweder auf einen Neujahrsbrief ausweichen oder zum Fest auf explizite Weihnachtsgrüße verzichten und dafür Gutes für die Feiertage oder zum Jahreswechsel wünschen.

Unser weltanschaulich neutraler Formulierungsvorschlag:

Ich wünsche Ihnen schöne und erholsame Feiertage und alles Gute für das neue Jahr

Falls es doch ausdrücklich Weihnachtsgrüße sein sollen, können Sie neben den Wünschen zum Fest auch allerlei Gutes in Sachen Erholung, Geselligkeit und Gesundheit „mitschicken“.

Wir haben Ihnen hier einige Musterformulierungen für Ihre Weihnachtsgrüße zusammengestellt:

Frohe Weihnachten wünscht Ihnen …

Ich wünsche Ihnen ein frohes Weihnachtsfest und alles Gute für das Jahr 2016

Ich wünsche Ihnen ein fröhliches Weihnachtsfest und viele schöne Stunden mit lieben Menschen

Ich wünsche Ihnen ein friedvolles Weihnachtsfest und einen entspannten Jahresausklang

Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein schönes Weihnachtsfest und Glück und Gesundheit für das neue Jahr

Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie ein gesegnetes Weihnachtsfest und einen guten Start in das neue Jahr

Ein „gesegnetes“ Fest hat natürlich einen deutlicheren religiösen Bezug als die anderen Varianten. Daran könnte sich der ein oder andere Empfänger stören. Allerdings bedeutet „segnen“ (lat. benedicere) nichts anderes, als „jemandem etwas Gutes zusprechen“ – und wer wird dagegen etwas haben?

Falls Sie sich nicht nur über die Grüße und Wünsche, sondern auch über den restlichen Text Ihrer geschäftlichen Weihnachtspost Gedanken machen: Sie finden bei uns auch eine Musterformulierung für einen Weihnachtsbrief 2015.

Der Beitrag Weihnachtsgrüße: Musterformulierungen für Ihre geschäftliche Weihnachtspost erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.

Sie sagen uns, was in etwa drinstehen soll, wir finden die passende Formulierung. So einfach ist das.

Unser Weihnachtsbrief-Angebot: 90 Euro pro Seite + 19 % gesetzliche MwSt. Übrigens können Sie uns auch gerne telefonisch kontaktieren, um uns Ihre Vorstellungen mitzuteilen.

Für alle Aufträge, die bis zehn Tage vor Weihnachten eingehen, garantieren wir die Zusendung des fertigen Textes bis acht Tage vor dem Fest – wenn Sie die Briefe dann gleich drucken und versenden, kommen sie sicher noch rechtzeitig an!

Unsere Kontaktdaten finden Sie hier.

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