Natürlich können Sie das oft im Rahmen eines Telefonats oder persönlichen Gesprächs tun, wenn es sich gerade ergibt. Andernfalls schreiben Sie eben eine eigene E-Mail oder verfassen sogar ein paar handschriftliche Zeilen, je nach der Bedeutung des Gefallens, den Ihnen die jeweilige Person erwiesen hat.

Das gehört in ein Dankschreiben:

• Nennung des konkreten Grundes für das Schreiben
• möglichst persönlich formulierter Dank
• gegebenenfalls ein Hinweis auf ein kleines Dankesgeschenk (bei Firmenkunden sollten Sie von großen Geschenken absehen – sie könnten als Bestechungsversuch ausgelegt werden)
• gegebenenfalls die Ankündigung von Konsequenzen aus dem Anlass, für den gedankt wird

Tipp: Verzichten Sie bei Dankschreiben auf den Betreff und die „freundlichen Grüße“. Das würde zu geschäftsmäßig und unpersönlich wirken.

Musterformulierung: Dankschreiben an eine Kundin, die eine Empfehlung ausgesprochen hat

Liebe Frau …,

heute hat uns Frau … den Auftrag für … erteilt. Sie hat sich dabei ausdrücklich auf Sie berufen und betont, dass Ihre Referenz ausschlaggebend dafür war, sich an uns zu wenden.

Vielen Dank für diese liebenswürdige Empfehlung! Ich freue mich sehr darüber, dass Sie als Kundin mit unseren Leistungen so zufrieden sind, dass Sie uns an befreundete Unternehmen/Personen weiterempfehlen. Wir arbeiten sehr gerne für Sie und werden auch zukünftig unser Bestes geben, um Sie zufriedenzustellen.

Mit herzlichen Grüßen

Weitere Muster für Dankschreiben zu verschiedenen Anlässen finden Sie in meinem Ratgeber Kundenorientierte Korrespondenz, den Sie hier direkt beim Verlag versandkostenfrei bestellen können.

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Dabei tauchen aber häufig Fragen auf. Etwa: Ist es heute überhaupt noch zeitgemäß, Weihnachtswünsche zu versenden, wo doch viele Menschen mit dem christlichen Glauben nicht (mehr) viel anfangen können, keiner oder einer anderen Religion angehören? Sind Weihnachtswünsche heutzutage eigentlich noch politisch korrekt?

Wir meinen: Ja. Auch wer Weihnachten gar nicht oder nicht als die Geburt von Jesus Christus, sondern „nur“ als schönes Familienfest feiert, wird sich über Grüße und gute Wünsche zum Fest nicht ärgern, sondern freuen.

Wenn Sie aber selbst mit Weihnachten überhaupt nichts anfangen können oder denken, dass dies bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern der Fall ist, können Sie entweder auf einen Neujahrsbrief ausweichen oder zum Fest auf explizite Weihnachtsgrüße verzichten und dafür Gutes für die Feiertage oder zum Jahreswechsel wünschen.

Unser weltanschaulich neutraler Formulierungsvorschlag:

Ich wünsche Ihnen schöne und erholsame Feiertage und alles Gute für das neue Jahr

Falls es doch ausdrücklich Weihnachtsgrüße sein sollen, können Sie neben den Wünschen zum Fest auch allerlei Gutes in Sachen Erholung, Geselligkeit und Gesundheit „mitschicken“.

Wir haben Ihnen hier einige Musterformulierungen für Ihre Weihnachtsgrüße zusammengestellt:

Frohe Weihnachten wünscht Ihnen …

Ich wünsche Ihnen ein frohes Weihnachtsfest und alles Gute für das Jahr 2016

Ich wünsche Ihnen ein fröhliches Weihnachtsfest und viele schöne Stunden mit lieben Menschen

Ich wünsche Ihnen ein friedvolles Weihnachtsfest und einen entspannten Jahresausklang

Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein schönes Weihnachtsfest und Glück und Gesundheit für das neue Jahr

Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie ein gesegnetes Weihnachtsfest und einen guten Start in das neue Jahr

Ein „gesegnetes“ Fest hat natürlich einen deutlicheren religiösen Bezug als die anderen Varianten. Daran könnte sich der ein oder andere Empfänger stören. Allerdings bedeutet „segnen“ (lat. benedicere) nichts anderes, als „jemandem etwas Gutes zusprechen“ – und wer wird dagegen etwas haben?

Falls Sie sich nicht nur über die Grüße und Wünsche, sondern auch über den restlichen Text Ihrer geschäftlichen Weihnachtspost Gedanken machen: Sie finden bei uns auch eine Musterformulierung für einen Weihnachtsbrief 2015.

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Keine Frage – nachvollziehbar ist der Hinweis auf diesem Schild. Die Hotelführung dürfte nicht gerade begeistert sein, wenn sich die Gäste morgens reichlich mit Brötchen, Croissants, Äpfeln und Bananen eindecken, um die Kosten fürs Mittagessen zu sparen. Unnötig sind aber dennoch zwei Dinge:

Erstens: der Vorreiter „Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …“ Das klingt allzu sehr nach Amtsdeutsch und Kanzleistil.

Zweitens: das Komma nach dem Wort „Buffet“. Es trennt Satzteile voneinander, die eigentlich zusammengehören. Mein Vorschlag für eine nettere, sprachlich korrekte Formulierung lautet:
 
Liebe Gäste, wir freuen uns, wenn Ihnen unser reichhaltiges Frühstück schmeckt! Sollten Sie für Ihre Tagesverpflegung etwas mitnehmen wollen, können Sie das gerne gegen einen Unkostenbeitrag tun. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an einen unserer Service-Mitarbeiter.

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Danke für Ihr Mail. Da ich bis einschließlich 27.02.15 nicht im Haus bin, wird die Antwort auf Ihre Nachricht erst ab 02.03.15 erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Als berufsbedingte Sprachkrittlerin muss ich an dieser Stelle zuerst monieren, dass es korrekt E-Mail heißen muss, nicht „Mail“. Üblicherweise ist die E-Mail übrigens weiblich, aber im süddeutschen, österreichischen und schweizerischen Sprachraum ist „das Mail“ durchaus akzeptabel.

Weniger akzeptabel finde ich dagegen, dass der Absender es sich hier sehr leicht macht: Im Kern bedeutet die Nachricht ja: „Ich bin nicht da, kümmern Sie sich gefälligst selbst darum, wie Sie Ihr Problem lösen!“

Nicht da und deswegen nicht ansprechbar zu sein ist an sich völlig in Ordnung. Aber Sie sollten Ihre Kunden, Kollegen und sonstigen Geschäftspartner deswegen nicht allein lassen. Sie können Sie Ihre E-Mails entweder direkt an einen Kollegen weiterleiten oder in Ihrer Abwesenheitsnotiz eine Person benennen, die zumindest in dringenden Fällen einspringen kann. Das ist übrigens auch für Freiberufler und Solo-Selbstständige möglich.

Eine „out-of-office-reply“, die ich letzte Woche von einer Kundin bekommen habe, fand ich so freundlich und charmant, dass ich sie hier als Musterformulierung vorstelle:

Ein freundliches Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht!

Ich kann mich erst ab dem … um Ihre Nachricht kümmern, denn zurzeit bin ich nicht im Haus.

Ihr Anliegen ist dringend und muss sofort bearbeitet werden? Dann hilft Ihnen Herr … gerne weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail … oder telefonisch unter …

Auf jeden Fall werde ich mich nach meinem Urlaub bei Ihnen melden.

Da mich sicherlich viele E-Mails erreichen, geben Sie mir bitte ein, zwei Tage Zeit, bis ich Ihnen antworte. Vielen Dank.

Schön, nicht wahr?

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Falls es Ihnen auch so ergangen ist und Sie ein gewisses Unbehagen verspüren, weil Sie Ihren Geschäftspartnern doch Ihre Wertschätzung zeigen wollten und von diesen auch (mehr oder weniger) schöne Karten und Briefe bekommen haben: Machen Sie sich nichts draus – schreiben Sie stattdessen einen Neujahrsbrief.

Der hat noch dazu den Vorteil, dass er aus dem üblichen zeitlichen Rahmen heraus- und damit auffällt. Bis Ende Januar sollten Sie ihn allerdings verschickt haben.

Und was schreiben Sie in so einem Neujahrsbrief?

Ähnlich wie im Weihnachtsbrief können Sie am Jahresanfang Ihren Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern für die Zusammenarbeit danken. Der Schwerpunkt liegt in diesem Schreiben aber naturgemäß weniger auf dem Rückblick als auf dem Ausblick auf das neue Jahr und die weiteren eigenen und gemeinsamen Projekte.

Auch für den Neujahrsbrief können Sie ein Zitat zum Einstieg wählen, das entweder zum Thema „Neuanfang“ passt oder von einer Person stammt, die im neuen Jahr einen Gedenktag hat. 2015 hat beispielsweise Otto von Bismarck seinen 200. Geburtstag, von dem es viele knackige Zitate gibt (eines davon habe ich in meinem Muster-Weihnachtsbrief 2014 verwendet).

Ich habe mich in diesem Muster-Neujahrsbrief für ein Zitat zum Thema „Anfang“ entschieden:

„Wer von Anfang an genau weiß, wohin sein Weg führt, wird es nie weit bringen.“ (Napoleon Bonaparte)

Liebe Frau Bechter,

so ganz genau weiß ich noch nicht, wohin mein geschäftlicher Weg 2015 führen wird, aber wenn ich Napoleons Ausspruch lese, beruhigt mich das eher. Immerhin weiß ich, dass ich auch in diesem Jahr wieder gerne mit Ihnen und für Sie arbeiten werde, denn das hat mir in den letzten Jahren viel Freude gemacht.

Herzlichen Dank für die gute Zusammenarbeit bisher – und ich freue mich auf weitere gemeinsame Projekte!

Alles Gute für das neue Jahr wünscht Ihnen

Birgit Brandl

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Das gehört in Ihr Weihnachts-/Neujahrsschreiben:

• Rückblick auf das bald endende Jahr und/oder Gedanken zu den bevorstehenden
  Festtagen
• Dank und Anerkennung an Ihre Kunden
• ein Ausblick auf das neue Jahr, der verdeutlicht, dass Sie mit einer Fortsetzung der Kundenbeziehung rechnen
• gute Wünsche für Ihre Kunden
• eine dem Anlass angepasste Grußformel

Allerdings ist es durchaus herausfordernd, jedes Jahr wieder eine individuelle Formulierung für den im Grunde doch immer gleichen Inhalt zu finden.

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine davon ist es, dem Schreiben ein Zitat voranzustellen, und zwar eines einer Persönlichkeit, die im zu Ende gehenden oder im kommenden Jahr einen Gedenktag feiert. Das Zitat sollte so gewählt werden, dass Sie direkt daran anknüpfen können – damit haben Sie gleich einen eleganten Einstieg in Ihr Schreiben gefunden.

Für 2015 kommen z. B. infrage:

• Otto von Bismarck (200. Geburtstag)
• Abraham Lincoln (150. Todestag)
• Frank Sinatra (100. Geburtstag)

Mein Tipp: Wenn Sie mehr solcher Gedenktage finden wollen, geben Sie einfach unter www.wikipedia.de die betreffende Jahreszahl ein. Das passende Zitat suchen Sie dann z. B. unter www.zitate.de oder www.aphorismen.de.

Ich habe hier einen Beispielbrief formuliert – wenn Sie möchten, können Sie ihn gerne verwenden bzw. nach Belieben abwandeln:

„Es gibt Festredner, Anklageredner, Besänftigungsredner, Vielredner, Frommredner, Hetzredner. Am häufigsten aber sind die Drumherumredner.“ (Otto von Bismarck)

Sehr geehrte Frau Müller,

zu den Drumherumrednern wollen wir natürlich nicht gehören, deswegen kommen wir gleich zur Sache:

Wir schreiben Ihnen heute, um Ihnen Danke zu sagen: Danke für Ihre Treue als Kundin, danke für die gute Zusammenarbeit und danke für Ihr Verständnis angesichts der Lieferverzögerungen, die wir 2014 nicht immer vermeiden konnten.

Wir geloben Besserung für 2015!

Dem hätte gewiss auch Otto von Bismarck nichts hinzuzufügen, dessen Geburtstag sich 2015 übrigens zum 200. Mal jährt.

Frohe Festtage und alles Gute, Glück und Gesundheit für das neue Jahr wünscht Ihnen

Ronald Schmidt

Machen Sie sich wegen der Weihnachtsgrüße aber keinen unnötigen Stress: Falls Sie es aus zeitlichen Gründen doch nicht mehr schaffen, einen Weihnachtsbrief zu schreiben, verschieben Sie das Ganze einfach und senden Sie Ihren Geschäftspartnern im Januar einen Neujahrsbrief. Tipps dazu, wie Sie einen Neujahrsbrief formulieren, finden Sie hier.

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