Danke für Ihr Mail. Da ich bis einschließlich 27.02.15 nicht im Haus bin, wird die Antwort auf Ihre Nachricht erst ab 02.03.15 erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Als berufsbedingte Sprachkrittlerin muss ich an dieser Stelle zuerst monieren, dass es korrekt E-Mail heißen muss, nicht „Mail“. Üblicherweise ist die E-Mail übrigens weiblich, aber im süddeutschen, österreichischen und schweizerischen Sprachraum ist „das Mail“ durchaus akzeptabel.

Weniger akzeptabel finde ich dagegen, dass der Absender es sich hier sehr leicht macht: Im Kern bedeutet die Nachricht ja: „Ich bin nicht da, kümmern Sie sich gefälligst selbst darum, wie Sie Ihr Problem lösen!“

Nicht da und deswegen nicht ansprechbar zu sein ist an sich völlig in Ordnung. Aber Sie sollten Ihre Kunden, Kollegen und sonstigen Geschäftspartner deswegen nicht allein lassen. Sie können Sie Ihre E-Mails entweder direkt an einen Kollegen weiterleiten oder in Ihrer Abwesenheitsnotiz eine Person benennen, die zumindest in dringenden Fällen einspringen kann. Das ist übrigens auch für Freiberufler und Solo-Selbstständige möglich.

Eine „out-of-office-reply“, die ich letzte Woche von einer Kundin bekommen habe, fand ich so freundlich und charmant, dass ich sie hier als Musterformulierung vorstelle:

Ein freundliches Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht!

Ich kann mich erst ab dem … um Ihre Nachricht kümmern, denn zurzeit bin ich nicht im Haus.

Ihr Anliegen ist dringend und muss sofort bearbeitet werden? Dann hilft Ihnen Herr … gerne weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail … oder telefonisch unter …

Auf jeden Fall werde ich mich nach meinem Urlaub bei Ihnen melden.

Da mich sicherlich viele E-Mails erreichen, geben Sie mir bitte ein, zwei Tage Zeit, bis ich Ihnen antworte. Vielen Dank.

Schön, nicht wahr?

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Falls es Ihnen auch so ergangen ist und Sie ein gewisses Unbehagen verspüren, weil Sie Ihren Geschäftspartnern doch Ihre Wertschätzung zeigen wollten und von diesen auch (mehr oder weniger) schöne Karten und Briefe bekommen haben: Machen Sie sich nichts draus – schreiben Sie stattdessen einen Neujahrsbrief.

Der hat noch dazu den Vorteil, dass er aus dem üblichen zeitlichen Rahmen heraus- und damit auffällt. Bis Ende Januar sollten Sie ihn allerdings verschickt haben.

Und was schreiben Sie in so einem Neujahrsbrief?

Ähnlich wie im Weihnachtsbrief können Sie am Jahresanfang Ihren Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern für die Zusammenarbeit danken. Der Schwerpunkt liegt in diesem Schreiben aber naturgemäß weniger auf dem Rückblick als auf dem Ausblick auf das neue Jahr und die weiteren eigenen und gemeinsamen Projekte.

Auch für den Neujahrsbrief können Sie ein Zitat zum Einstieg wählen, das entweder zum Thema „Neuanfang“ passt oder von einer Person stammt, die im neuen Jahr einen Gedenktag hat. 2015 hat beispielsweise Otto von Bismarck seinen 200. Geburtstag, von dem es viele knackige Zitate gibt (eines davon habe ich in meinem Muster-Weihnachtsbrief 2014 verwendet).

Ich habe mich in diesem Muster-Neujahrsbrief für ein Zitat zum Thema „Anfang“ entschieden:

„Wer von Anfang an genau weiß, wohin sein Weg führt, wird es nie weit bringen.“ (Napoleon Bonaparte)

Liebe Frau Bechter,

so ganz genau weiß ich noch nicht, wohin mein geschäftlicher Weg 2015 führen wird, aber wenn ich Napoleons Ausspruch lese, beruhigt mich das eher. Immerhin weiß ich, dass ich auch in diesem Jahr wieder gerne mit Ihnen und für Sie arbeiten werde, denn das hat mir in den letzten Jahren viel Freude gemacht.

Herzlichen Dank für die gute Zusammenarbeit bisher – und ich freue mich auf weitere gemeinsame Projekte!

Alles Gute für das neue Jahr wünscht Ihnen

Birgit Brandl

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