Danke für Ihr Mail. Da ich bis einschließlich 27.02.15 nicht im Haus bin, wird die Antwort auf Ihre Nachricht erst ab 02.03.15 erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Als berufsbedingte Sprachkrittlerin muss ich an dieser Stelle zuerst monieren, dass es korrekt E-Mail heißen muss, nicht „Mail“. Üblicherweise ist die E-Mail übrigens weiblich, aber im süddeutschen, österreichischen und schweizerischen Sprachraum ist „das Mail“ durchaus akzeptabel.

Weniger akzeptabel finde ich dagegen, dass der Absender es sich hier sehr leicht macht: Im Kern bedeutet die Nachricht ja: „Ich bin nicht da, kümmern Sie sich gefälligst selbst darum, wie Sie Ihr Problem lösen!“

Nicht da und deswegen nicht ansprechbar zu sein ist an sich völlig in Ordnung. Aber Sie sollten Ihre Kunden, Kollegen und sonstigen Geschäftspartner deswegen nicht allein lassen. Sie können Sie Ihre E-Mails entweder direkt an einen Kollegen weiterleiten oder in Ihrer Abwesenheitsnotiz eine Person benennen, die zumindest in dringenden Fällen einspringen kann. Das ist übrigens auch für Freiberufler und Solo-Selbstständige möglich.

Eine „out-of-office-reply“, die ich letzte Woche von einer Kundin bekommen habe, fand ich so freundlich und charmant, dass ich sie hier als Musterformulierung vorstelle:

Ein freundliches Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht!

Ich kann mich erst ab dem … um Ihre Nachricht kümmern, denn zurzeit bin ich nicht im Haus.

Ihr Anliegen ist dringend und muss sofort bearbeitet werden? Dann hilft Ihnen Herr … gerne weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail … oder telefonisch unter …

Auf jeden Fall werde ich mich nach meinem Urlaub bei Ihnen melden.

Da mich sicherlich viele E-Mails erreichen, geben Sie mir bitte ein, zwei Tage Zeit, bis ich Ihnen antworte. Vielen Dank.

Schön, nicht wahr?

Der Beitrag Abwesenheitsnotizen können gleichzeitig praktisch und kundenfreundlich sein! erschien zuerst auf www.diebriefprofis-blog.de.