Nun ja. Ich habe auch ziemlich viel zu tun, und das gilt für die meisten Leute, mit denen ich beruflich korrespondiere. Trotzdem habe ich immer genug Zeit, um eine Anrede und einen Gruß zu schreiben. Vielleicht liegt das daran, dass ich nicht für jeden Pipifax eine E-Mail schreibe, sondern das nur tue, wenn es wirklich etwas mitzuteilen gilt (und dann nur an die Leute, die es auch betrifft). Natürlich habe ich auch Kontakte, zu denen im Laufe der Jahre ein sehr freundschaftliches Verhältnis entstanden ist. Wenn da E-Mails hin- und hergehen, sind das mitunter auch nur Einzeiler oder Halbsätze ohne Drumherum, wie sie im Freundes- oder Familienkreis geschrieben werden.

Diese Formlosigkeit ist dann nicht die Folge von Effizienzdenken, sondern von gewachsener Vertrautheit und persönlicher Bindung. Das aber ist in der geschäftlichen Korrespondenz die Ausnahme, nicht der Standard.

Beim Lesen des WiWo-Artikels musste ich daher gleich an einen jungen Projektmanager denken, der seit Kurzem bei einem meiner Kunden arbeitet. Er kommuniziert wahlweise in Einzeilern, die von seinem Smartphone gesendet werden oder in sehr langen E-Mails, die an sehr viele Personen im Verteiler gehen. Folgende Anreden hat er zuletzt gebraucht (wenn er überhaupt welche verwendet):

Hallo, …

Hallo zusammen, …

Frau Kettl-Römer, …

Wenn es am Ende eine Grußformel gibt – vom Handy aus gibt es keine –, lautet sie:

Beste Grüße

Danke, Grüße

Hallo? Ist das jetzt schlimm?

Ich meine: ja. Ich empfinde diese Form- und Achtlosigkeit als unhöflich und respektlos. Ich kenne den Mann kaum und habe mit ihm insgesamt dreimal gesprochen; wir sind also keine alten Kumpels. Ich arbeite gerne für meine Kunden und verstehe mich ganz klar als Dienstleisterin. Aber nicht als Dienstbotin, die man mit knappen Befehlen dirigiert.

Fazit: Die Formlosigkeit privater Chats sollte nicht aus Gedankenlosigkeit oder wegen vermeintlicher Effizienzgewinne auf die Geschäftskorrespondenz übertragen werden. Ganz besonders nicht, wenn Sie an Kunden schreiben. Höflichkeit verursacht vielleicht ein bisschen Aufwand, drückt aber Respekt und Wertschätzung aus und ist damit von ihrer Wirkung her unbezahlbar.

Mehr darüber, wie Sie E-Mails im Sinne Ihrer Kunden schreiben, lesen Sie übrigens auch in meinem Buch Kundenorientierte Korrespondenz, das 2015 in zweiter, aktualisierter Auflage erschienen ist. Sie können es hier bei Amazon oder versandkostenfrei hier direkt beim Verlag bestellen.

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Vor 30 Jahren wurde in Deutschland die erste E-Mail empfangen. Grund genug für das ZDF, den Knigge-Regeln der E-Mail-Kommunikation auf den Grund zu gehen. Mich als Duden-Autorin und Briefprofi hat das Landesstudio Nordrhein-Westfalen nach Düsseldorf eingeladen, um im Interview zum Thema E-Mail-Korrespondenz und Netikette Rede und Antwort zu stehen. Wer’s sehen will: ausgestrahlt wird das Interview in der Sendung „Volle Kanne“ am Freitag, 1. August 2014. Sendestart: 9:05 Uhr.

Übrigens fand der Dreh gänzlich unspektakulär in einem Kellerraum vor einem blauen Schirm statt. In das schöne Volle-Kanne-Ambiente werde ich wohl erst nachträglich reingeschnitten. Schade eigentlich. Das Studio hätte ich ganz gerne gesehen …

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